Die Welle der SAP S/4HANA-Migrationen im Öffentlichen Sektor baut sich kontinuierlich auf. Ein Indikator hierfür ist die Vielzahl an Ausschreibungen zu Vorstudien und konkreten Migrationsprojekten in den vergangenen Wochen und Monaten. Eine gute Gelegenheit also, sich einmal mit einigen damit verbundenen Stolpersteinen auseinander zu setzen, die wir in unseren Projekten zur Begleitung SAP S/4HANA-Migrationen regelmäßig beobachten.
Häufig wachsen SAP-Systeme über die Jahre und Jahrzehnte zu Systemen an, die mit dem ursprünglichen Gedanken einer Standardsoftware nur noch wenig zu tun haben. Beispiele sind etwa Eigenentwicklungen, die längst über Standardfunktionen abbildbar sind, nicht mehr genutzte Eigenentwicklungen, nicht mehr verwendete aber ausgeprägte Funktionsbereiche, abweichend genutzte Funktionen und Datenfelder usw. Der Umstieg bietet eine für die nächsten Jahre einmalige Möglichkeit, Funktionen, Prozesse und Daten zu hinterfragen und ein modernes, zukunftsfähiges ERP-System einzurichten. Der mit einer „Greenfield-Lösung“, also dem Aufbau eines neuem SAP-Systems mit angepassten Prozessen und Funktionen verbundene Mehraufwand sollte dem langfristigen Nutzen aus einer optimierten Kernanwendung gegenübergestellt werden.
Das Migrationsprojekt bietet die Chance, bisher gesellschafts- beziehungsweise buchungskreisspezifische Ausprägungen in einem Mandanten zu vereinheitlichen. Hierdurch wird die laufende Pflege und die Weiterentwicklung des Systems deutlich vereinfacht. Ferner bietet sich die Chance, einzelne Prozesse zu vereinheitlichen und ggf. zentral wahrnehmen zu lassen. Ein konzerneinheitlicher Kontenplan hilft beispielsweise, die Konsolidierung und ein Konzernreporting zu vereinfachen. Bei einem konzerneinheitlichen Kontenplan wäre eine zentrale Pflege möglich. Analog wäre bei einem Einheitsgeschäftspartner ebenfalls eine zentrale und damit redundanzarme Pflege möglich.
SAP sieht als Methode zum Umstieg auf SAP S/4HANA den so genannten Best-Practice Ansatz vor. In diesem sind eine Vielzahl von Prozessen definiert, die komfortabel bezüglich des Customizing ausgeprägt und produktiv genutzt werden können. Der Ansatz sieht so genannte Fit-To-Standard Workshops vor, in denen anhand der Best-Practice Prozesse Abweichungen identifiziert werden sollen. Eine Vielzahl von Kunden nutzt – trotz deutlichem Bekenntnis zum SAP-Standard – Prozesse, die von den Best-Practice Prozessen deutlich abweichen.
Häufig kalkulieren Systemhäuser mit einer überschaubaren Anzahl von Fit-To-Standard Workshops, um einen attraktiven Preis bieten zu können. Die Komplexität des Tagesgeschäftes kann in der Regel jedoch nicht durch einen Abgleich zum Standard, sondern durch Kenntnis des Geschäftsmodells und der daraus resultierenden Prozesse verstanden werden. Entsprechend sind Workshops erforderlich, in denen von den Kundenprozessen ausgegangen wird. Dies ist deutlich aufwandsintensiver.
Über den SAP Readiness Check erhält der SAP-Kunde eine Indikation hinsichtlich des Umfangs erforderlicher Anpassungen an Eigenentwicklungen. Aufgrund des sich mit SAP S/4HANA verändernden Datenmodells im Sinne einer in wesentlichen Bereichen anderen Tabellenstruktur besteht die Notwendigkeit, jede Eigenentwicklung mit Bezug zu diesen Tabellen zu hinterfragen und bedarfsweise anzupassen. Hier gilt es abzuwägen, ob die Eigenentwicklung überhaupt noch notwendig, ggf. mit Standardfunktionen abbildbar oder anzupassen ist. Je nach Umfang der Eigenentwicklungen können schnell erhebliche Kosten entstehen.
Eine Reihe von Systemhäusern hat in der Vergangenheit Schnittstellen von Vorsystemen zum SAP-System entwickelt und bringt diese in die Projekte ein. Herausforderung dieser Schnittstellen ist, dass sie einen statischen Funktionsumfang abdecken und deren laufende Wartung und Pflege dem Systemhaus unterliegt. Mit der „Integration Suite“ bietet SAP eine Lösung, die eine Vielzahl an Schnittstellen enthält, auf deren Basis Vorsysteme an SAP angebunden werden können. Die Pflege und Weiterentwicklung liegen dabei bei SAP. Im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Auswahl eines Implementierungspartners ist daher der Ansatz zur Anbindung von Vorverfahren und die hierzu verwendete Technologie zu berücksichtigen und im Sinne der Zukunftsfähigkeit der Organisation zu wählen.
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