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„Nicht nur die Globalisierung, sondern auch geänderte Bedürfnisse von Arbeitnehmenden führen für Unternehmen zu Herausforderungen. Auf einmal sind Themen, wie Steuer und Sozialversicherung sowie Aufenthalts- und Arbeitsvisa keine exotischen Einzelfälle mehr. Sie werden notwendig und führen zu Komplexität. Wer compliant und rechtssicher sein will, braucht oft Unterstützung. Und genau hier übernehmen wir für Sie!“
Heike Bathke, Partner bei Grant Thornton Deutschland
In der Folge finden Sie sämtliche Beratungsmöglichkeiten, in denen wir für Sie aktiv werden können. Mit unseren Global Mobility Services ist Ihr Unternehmer rechtssicher. Wir arbeiten für Sie strukturiert und praktisch. Von der Vorbereitung des grenzüberschreitenden Einsatzes über der Erstellung von Einkommensteuererklärungen bis hin zur steuerlichen Gestaltungen Entlohnungs- und Versorgungssysteme. Wir bieten Antworten auf alle Fragen, die globale Mobilität Ihrer Mitarbeitenden mit sich bringt.
Globalisierung bedeutet für Unternehmen Internationalität und Mobilität: Global Mobility. Wirtschaftsräume weltweit sind heute eng miteinander verbunden. Deshalb müssen auch Unternehmen jeder Größe und ihre Mitarbeitenden mobiler werden. Die Folge: Organisation und Durchführung von temporären oder dauerhaften grenzüberschreitenden Tätigkeiten von Mitarbeitenden. Dabei entstehen Herausforderungen in den Bereichen Tax planning, Tax Compliance, Aufenthalts- und Arbeitsvisa, Sozialversicherung und Altersversorgung sowie weiterer Themen.
Wir unterstützen Sie mit unseren Global Mobility Services umfassend bei unternehmensindividuellen Herausforderungen der Internationalisierung – ob inbound oder outbound. Setzen Sie sich mit unseren Expertinnen und Experten in Verbindung.
a) Vorbereitung des grenzüberschreitenden Einsatzes
Mitarbeitende grenzüberschreitend einzusetzen, braucht Vorbereitung. Dazu gehören neben steuerlichen Anträgen beispielsweise die Antragsstellung von A1-/Entsendebescheinigungen sowie die Beantragung einer Fortführung der Sozialversicherung auf freiwilliger Basis. Mitarbeitende sollten, zum Beispiel im Rahmen eines umfassenden Pre-Decision-Meetings, einen Überblick über Sozialversicherungsansprüche bekommen. Im Vorfeld von Auslandseinsätzen in Staaten, mit denen es keine Abkommen im Sinne der Sozialversicherung gibt, ist eine Risikoanalyse sinnvoll.
Wir begleiten Sie bei allen vorbereitenden Maßnahmen des grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatzes.
b) Aufwands- und steueroptimierte Gestaltung von Entlohnungs- und Versorgungssystemen sowie von internationalen Einsatzstrukturen
Gehören grenzüberschreitende Mitarbeitereinsätze zum Status quo in Ihrem Unternehmen, profitieren Sie von Entlohnungs- und Versorgungssystemen sowie von Strukturen, denen diese Einsätze folgen? Auch Einsatzrichtlinien und Verträge können standardisiert werden. Wir etablieren Standards und Systeme in Ihrem Unternehmen, anhand derer sowohl der Aufwand als auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen der Global Mobility optimiert behandelt werden
Mitarbeitende für längere Zeit ins Ausland zu entsenden, braucht Vorbereitung. Dazu gehören beispielsweise die Antragsstellung von A1-/Entsendebescheinigungen oder die Beantragung einer Fortführung der Sozialversicherung auf freiwilliger Basis. Mitarbeitende sollten, zum Beispiel im Rahmen eines umfassenden Pre-Decision-Meetings, einen Überblick über Sozialversicherungsansprüche bekommen. Im Vorfeld von Entsendungen in Staaten, mit denen es keine Abkommen im Sinne der Sozialversicherung gibt, ist eine Risikoanalyse sinnvoll.
Wir begleiten Sie bei allen vorbereitenden Maßnahmen der Entsendung.
Um Steuercompliance zu gewährleisten und der Versicherungspflicht nachzukommen, muss der Status von ins Ausland entsendeten Mitarbeitenden geklärt sein: Wo sind Entsendete steuerpflichtig? Besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen? Wie sind Mitarbeitende in Bezug auf Rente und Krankenstand zu versichern? Wann besteht eine Doppelversicherungspflicht? In welchem Land sind die Versorger ansässig? Je nach Unternehmensaufstellung und Beschäftigungsverhältnis variieren Zuständigkeiten und Compliance-Voraussetzungen. Die Strafen für das Nichtbeachten der steuerlichen und sozialversicherungspflichtigen Vorschriften sind teilweise empfindlich. Deswegen sollte diesem Thema hohe Priorität beigemessen werden.
Mit unseren Global Employer Services behalten wir für Sie den Überblick von der Identifikation des Status über die Betreuung des laufenden Vorgangs bis hin zur Rückabwicklung aller Vorgänge und der Rückkehr ins Ursprungsland.
Wir führen Departure- und Arrival-Interviews für Sie – voll und ganz im Sinne Ihres Unternehmens. Wir wissen, worauf es bei grenzüberschreitenden Sachverhalten ankommt.
Bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen kommt das Prinzip der korrespondierenden Besteuerung zum Tragen. So sollen Steuerkonflikte zwischen Ländern vermieden und die Arbeitnehmenden international konsistent und fair besteuert werden. Es wird gewährleistet, dass Doppelbesteuerung genau wie Nicht-Besteuerung weitestgehend vermieden wird.
Wir erstellen Ihre Einkommenssteuererklärungen unter Berücksichtigung Ihres internationalen Engagements.
Um Steuercompliance zu gewährleisten, muss der Status quo der steuerlichen Situation Ihres ihres Mitarbeitereinsatzes geklärt sein. Wir erstellen Ihnen ein umfassendes steuerliches Gutachten für den internationalen Mitarbeitereinsatz inklusive der Berücksichtigung Ihrer Global-Mobility Bestimmungen. Dazu arbeiten wir mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern vor Ort zusammen, die Teil unseres internationalen Netzwerks und Expertinnen und Experten für die steuerlichen Belange in ihrem Land sind.
Das Thema Gehaltsabrechnung wird im Zusammenhang mit Global Mobility schnell unübersichtlich. Wir erstellen und betreuen nicht nur Ihre nationalen Gehaltsabrechnungsvorgänge, sondern auch Ihre internationale Shadow Payroll unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften in den jeweiligen Ländern und Vermeidung einer Doppelbesteuerung.
Die hypothetische Steuer (kurz: Hypotax) wird entsendeten Mitarbeitenden basierend auf der Regelbesteuerung in ihrem Heimatland abgezogen. So sollen Entsendete vor höheren Steuerbelastungen im Gastland geschützt werden. Das Arbeitgeberunternehmen übernimmt die Verantwortung für die tatsächlichen Steuern im Gastland des Entsendeten, damit dieser den verabredeten Nettolohn erhält. Dazu muss zwischen Hypotax und tatsächlich gezahlten Steuern eine steuerliche Ausgleichsberechnung erstellt werden. Solche Kosten werden anhand einer Cost Projection geplant. Wir übernehmen im Rahmen unserer Global Mobility Services die Berechnungen von Hypotax, zu zahlenden Ausgleichssummen und die Cost Projection für Sie.
Gehören Entsendungen zum Status quo in Ihrem Unternehmen, profitieren Sie von Entlohnungs- und Versorgungssystemen sowie von Strukturen, denen Ihre Entsendungen folgen? Auch Entsenderichtlinien und -verträge können standardisiert werden. Wir etablieren Standards und Systeme in Ihrem Unternehmen, anhand derer sowohl der Aufwand als auch steuerliche Fragen der Global Mobility optimiert behandelt werden.
Ein komplexes Thema im Umfeld von Global Mobility ist das Arbeitsrecht. Zusammen mit unserer Rechtsanwaltsgesellschaft und unserem internationalen Netzwerk beraten wir Sie zu allen Fragen rund um die arbeitsrechtliche Ausgestaltung und Überprüfung von Arbeitsverträgen, Entsendevereinbarungen und -richtlinien sowie Verträgen im Beschäftigungsland.
Viele international tätige Unternehmen bauen Dependancen im Ausland auf oder entsenden Mitarbeitende in andere Länder. Auch Unternehmen des Mittelstands sind heute Global Player und schicken Mitarbeitende auf Geschäftsreisen oder ermöglichen ihnen die Arbeit von einem Urlaubsort aus. Die Herausforderungen von Global Mobility gelten also längst nicht mehr nur für Konzerne. Deswegen etablieren immer mehr Mittelständler Global-Mobility-Programme, durch die ein standardisiertes Vorgehen bei Entsendungen oder Übereinkünften zur Arbeit aus dem Ausland ermöglicht wird. Eine sorgfältige Vorbereitung des Auslandsaufenthalts von Mitarbeitenden schützt vor Fehlern in der Umsetzung und erhöht die Produktivität und Sicherheit der Entsendeten.
Global Mobility kann dabei unterschiedlich ausgestaltet und auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden angepasst werden. Zu den gängigen Modellen gehören:
Die Finanzverwaltung hat das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung des Arbeitslohns nach den Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) vom 12. Dezember 2023 (BStBl I 2023, S. 2179) mit ihrem Schreiben vom 19.12.2025 angepasst. Hinweis: Die nachfolgend genannten Randnummern beziehen sich auf dieses Schreiben.
Der EuGH hat am 11. Dezember 2025 ein wegweisendes Urteil zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung grenzüberschreitender Tätigkeiten gefällt. In der Rechtssache C-743/23 entschied das Gericht, dass alle tatsächlich geleisteten Arbeitstage in die Berechnung einzubeziehen sind – einschließlich Tätigkeiten in Drittstaaten. Für Unternehmen, HR-Abteilungen und Global-Mobility-Verantwortliche hat dies erhebliche Auswirkungen auf die Beurteilung, ob ein „wesentlicher Teil“ der Tätigkeit im Wohnstaat ausgeübt wird und damit auf die Anwendung von A1-Bescheinigungen.
Die Laufzeit der Konsultationsvereinbarung zwischen Deutschland und der Schweiz aus dem Jahr 2023 wurde bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. In der Vereinbarung wurde festgelegt, dass neben Prokuristen und im Handelsregister eingetragenen Funktionen auch weitere leitende Angestellte unter die Anwendung des Artikels 15 Abs. 4 DBA Deutschland–Schweiz fallen.
Jede Tätigkeit mit Auslandsbezug kann für Mitarbeitende, aber auch für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber arbeits-, aufenthalts-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Folgen nach sich ziehen. Das kann zu Verpflichtungen und Nachteilen führen. Compliance wird damit zunehmend zur Herausforderung. Wir helfen Ihnen dabei, eine Doppelbesteuerung Ihres Unternehmens bzw. ihrer Arbeitsnehmers zu vermeiden. Hierzu bestehen weltweit Doppelbesteuerungsabkommen, zu denen wir Sie gerne beraten.
Auch eine Doppelversicherungspflicht kann entstehen. Innerhalb der EU ist das Thema unproblematisch, da sich bei einer Entsendung von bis zu 24 Monaten für Mitarbeitende nichts ändert – sie verbleiben im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes. Allerdings müssen die Anträge ordnungsgemäß gestellt werden. In der Zusammenarbeit mit Drittstaaten allerdings ergeben sich Herausforderungen. Eine Doppelversicherung kann hier je nach länderspezifischen Regelungen notwendig werden. Unternehmen begeben sich bei Nichtberücksichtigung dieser Verpflichtungen in die Gefahr sich strafbar zu machen.
Dieses Risiko sollten Sie nicht eingehen. Unsere Expertinnen und Experten bei Grant Thornton beraten Sie zu Doppelbesteuerung und Doppelversicherungspflichten im Zusammenhang mit Global Mobility. Treten Sie mit uns in Kontakt.
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