Von der CAFM-Einführung zum wirksamen Objektmanagement in der öffentlichen Verwaltung
In der Praxis öffentlicher Einrichtungen zeigt sich immer wieder: Die Einführung eines CAFM-Systems wird formal abgeschlossen – der tatsächliche Mehrwert im täglichen Betrieb bleibt jedoch hinter den Erwartungen zurück. Die Ursachen liegen oftmals in einer zu stark technischen Ausrichtung. Wichtige Faktoren wie die gezielte Auswahl, die klare Definition der benötigten Daten und die nahtlose Einbindung in bestehende Prozesse finden dabei häufig nicht die notwendige Beachtung. Aus unserer Erfahrung mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor hat sich ein klar strukturierter, fünfstufiger Ablauf bewährt, der die Einführung nicht nur technisch, sondern organisatorisch und strategisch absichert:
- Bedarfe ermitteln und Systemauswahl treffen – Ein präzises Anforderungsprofil schafft die Basis für eine passgenaue Lösung. Neben Funktionalitäten werden hier auch Themen wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und Zukunftssicherheit bewertet. Eine fachkundige Begleitung der Ausschreibung stellt sicher, dass die spätere Lösung langfristig tragfähig ist.
- Datenbestand aufbauen – Relevante Informationsinhalte werden klar definiert. Bestehende Datenquellen, ob digital oder analog, werden systematisch analysiert und bewertet. Fehlende Daten werden gezielt erhoben – idealerweise bereits in digital nutzbarer Form.
- Datenpflege sichern – Klare Rollen, Zuständigkeiten und Pflegezyklen verhindern Datenverfall. Automatisierte Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder Energiemanagementsystemen reduzieren manuellen Aufwand und erhöhen die Aktualität.
- Rechtliche Anforderungen integrieren – Betreiberpflichten, Prüfintervalle, Brandschutzauflagen oder Energieberichte werden im System so abgebildet, dass sie automatisiert überwacht werden können. Dies minimiert Haftungsrisiken und erleichtert den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
- Controlling und kontinuierliche Verbesserung etablieren – Regelmäßige Qualitätsprüfungen, Kennzahlenberichte und Feedbackschleifen sorgen dafür, dass das System mit den organisatorischen Anforderungen mitwächst und Potenziale laufend ausgeschöpft werden.
Wird dieser Ablauf konsequent umgesetzt, wird das CAFM-System zu einem aktiven Steuerungsinstrument: Entscheidungen basieren auf verlässlichen Daten, gesetzliche Vorgaben werden sicher erfüllt und Betriebskosten nachhaltig optimiert. Gerade im öffentlichen Sektor entsteht dadurch ein klar messbarer Mehrwert – für die Organisation selbst und für die Bürgerinnen und Bürger, die von effizient eingesetzten Ressourcen profitieren.
Grant Thornton in Deutschland begleitet diesen Prozess umfassend – von der Anforderungsanalyse über die Systemeinführung bis zur nachhaltigen Verankerung im Alltag.
Datenqualität und Compliance im CAFM
Eine verlässliche, konsistente und gepflegte Datenbasis ist die entscheidende Grundlage für den Nutzen eines CAFM-Systems – und zugleich für die Erfüllung zahlreicher gesetzlicher und normativer Vorgaben. Ob Betreiberverantwortung nach DIN 31051, Verkehrssicherungspflichten, Brandschutzauflagen oder die Berichterstattung im Rahmen der EU-Energieeffizienzrichtlinie: All diese Anforderungen setzen voraus, dass sämtliche relevanten Anlagen, Flächen und Einrichtungen vollständig erfasst, korrekt klassifiziert und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind.
Die Realität in vielen Organisationen zeigt jedoch ein anderes Bild: Selbst Jahre nach der Systemeinführung finden sich häufig unvollständige Datensätze. Wartungsverträge sind zwar vorhanden, aber die betroffenen Anlagen fehlen im CAFM-System. Ohne vollständige Erfassung lassen sich Prüfzyklen nicht automatisieren, Fristen nicht zuverlässig überwachen und Mängel nicht systematisch beheben. So bleibt ein erheblicher Teil der Potenziale ungenutzt, und die Organisation bewegt sich in einem rechtlichen Graubereich. Ein leistungsfähiges CAFM-System kann hier als zentrales Steuerungsinstrument dienen – vorausgesetzt, die Daten sind vollständig, aktuell und konsistent.
Wichtige Schritte sind dabei:
- Vollständige Erfassung sämtlicher technischer Anlagen und Infrastrukturkomponenten pro Objekt.
- Digitale Ablage relevanter Dokumente wie Pläne, Genehmigungen, Prüfprotokolle und Wartungsverträge.
- Vergabe eindeutiger Objekt-IDs, um Anlagen, Flächen, Verträge und Verantwortlichkeiten eindeutig zu verknüpfen.
- Automatisierte Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder Energiemanagementsystemen, um Mehrfacheingaben zu vermeiden und Datenflüsse zu sichern.
Die rechtliche Dimension ist nicht zu unterschätzen: Unvollständige oder veraltete Informationen können im Schadensfall zu erheblichen Haftungsrisiken führen. Wer dagegen Betreiberpflichten, Prüfberichte und Wartungsnachweise zentral, lückenlos und revisionssicher im CAFM-System hinterlegt, stärkt die Compliance, reduziert Risiken und schafft zugleich Transparenz gegenüber internen und externen Stakeholdern.
Grant Thornton in Deutschland unterstützt öffentliche Einrichtungen dabei, Datenqualität und rechtliche Sicherheit dauerhaft zu verbinden – mit klar strukturierten Erhebungsprozessen, sorgfältiger Datenmigration und einer praxisnahen Systemnutzung, die nicht bei der Einführung endet, sondern langfristig Wirkung entfaltet.
Nachhaltige CAFM-Nutzung in der öffentlichen Verwaltung sichern
Ein CAFM-System entfaltet seinen vollen Nutzen nur, wenn es kontinuierlich gepflegt, aktiv in die Arbeitsprozesse eingebunden und sowohl für die operative als auch für die strategische Steuerung genutzt wird. Dazu gehören klar definierte Zuständigkeiten für die Datenerfassung und -pflege, festgelegte Pflegeintervalle sowie regelmäßige Qualitätsprüfungen. Nur so bleiben Informationen aktuell und zuverlässig.
Wesentlich ist zudem die Integration des CAFM-Systems in die bestehende IT-Landschaft. Über Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder Energiemanagementsystemen können redundante Erfassungen vermieden und relevante Daten automatisch übernommen werden. Dadurch wird die Systemnutzung effizienter und Medienbrüche werden reduziert.
Ergänzend sollte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden, der auf Feedback aus der täglichen Anwendung reagiert. So lassen sich Prozesse, Datenstrukturen und Auswertungen laufend optimieren.
Grant Thornton in Deutschland begleitet öffentliche Einrichtungen in allen Phasen – von der Zieldefinition über die vollständige Systemintegration bis hin zur langfristigen Betreuung im laufenden Betrieb. Das Ergebnis ist keine einmalige Einführung, sondern eine dauerhaft erfolgreiche CAFM-Nutzung, die echten Mehrwert schafft.
Dieser Artikel wurde von unseren Experten Michael Löchert, Christian Griesbach und Lukas Barleben verfasst.
