Elektronischer Datenaustausch zur PKV ab 2026

Was ändert sich konkret?

Bislang mussten Arbeitgebende die Beitragsdaten ihrer privat versicherten Mitarbeitenden anhand von Papierbescheinigungen erfassen und manuell in die Lohnabrechnung übernehmen. Mit Wirkung ab 2026 ist  dieser Schritt vollständig entfallen. Stattdessen melden die privaten Versicherungsunternehmen die relevanten Beitragsinformationen nun direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Die übermittelten Daten werden dort in die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) integriert. Arbeitgebende erhalten die Informationen automatisiert über ihre Lohnabrechnungssoftware und sind verpflichtet, die gemeldeten Werte zu übernehmen. Eine Anpassung der Beitragsdaten auf Wunsch des Arbeitnehmenden ist nicht mehr zulässig. Korrekturen können ausschließlich durch die Versicherungsunternehmen im Rahmen des Datenaustauschverfahrens vorgenommen werden.

Auch die Lohnsteuerbescheinigung wird angepasst: Die bisherige Ausweisung der Vorsorgepauschale entfällt. Künftig werden stattdessen die Beiträge des letzten Lohnzahlungszeitraums in neu vorgesehenen Feldern ausgewiesen.

Vorteile und mögliche Herausforderungen des neuen Verfahrens

Durch die automatisierte Datenübermittlung entfällt die manuelle Erfassung der Beitragswerte. Dies reduziert den administrativen Aufwand für Personalabteilungen und Lohnabrechnende deutlich und minimiert zugleich das Risiko von Eingabefehlern. Beitragsänderungen werden zeitnah über ELStAM bereitgestellt, sodass die Lohnabrechnung stets auf aktuellen und verbindlichen Daten basiert. Zudem trägt das Verfahren zu einer rechtssicheren Berechnung der steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse sowie der Vorsorgeaufwendungen bei.

Gleichzeitig ist das neue Verfahren stark von einer fehlerfreien technischen Umsetzung abhängig. Für die Jahre 2026 und 2027 gilt daher ein Übergangszeitraum. Kommt es in dieser Phase zu technischen Störungen, dürfen Arbeitgebende weiterhin Papierbescheinigungen verwenden. Sobald die elektronische Übermittlung jedoch funktioniert hat, verlieren diese Ersatzbescheinigungen ihre Gültigkeit.

Zu beachten ist außerdem, dass Sonderfälle – etwa bei ausländischen Versicherungsunternehmen oder nicht am Verfahren teilnehmenden Einrichtungen – weiterhin manuelle Prozesse erforderlich machen können.

Was sollten Arbeitgebende jetzt tun?

Zunächst sollten Arbeitgebende sicherstellen, dass ihre eingesetzte Lohnabrechnungssoftware die neuen Anforderungen des elektronischen Datenaustauschverfahrens unterstützt. Darüber hinaus empfiehlt es sich, interne Prozesse anzupassen und privat versicherte Mitarbeitende frühzeitig über die Änderungen zu informieren.

Nach Prüfung erster elektronischer Dateneingänge konnten nach unserer Erfahrung bereits fehlerhafte Rückmeldungen identifiziert werden. Wir empfehlen daher, im Rahmen des aktuellen Jahreswechsels ergänzend weiterhin Papierbescheinigungen anzufordern und diese mit den elektronisch übermittelten Beitragsinformationen abzugleichen. So lassen sich potenzielle Fehler frühzeitig erkennen.

Besonders wichtig ist der Hinweis, dass die übermittelten Beitragswerte verbindlich sind und nicht auf Wunsch des Arbeitnehmenden geändert werden können. Bei fehlerhaften Daten ist das jeweilige private Versicherungsunternehmen durch den Versicherten zu informieren; dieses ist verpflichtet, die Angaben zu korrigieren und neu zu übermitteln.