Lohnsteuer Health Check: Risiken erkennen und Prozesse prüfen

Was ist ein Lohnsteuer Health Check?

Die Lohnsteuer zählt neben der Umsatzsteuer zu den wichtigsten Steuerarten. Alltägliche Vorgänge können zu lohnsteuerlichen Konsequenzen führen. Die Komplexität der lohnsteuerlichen Würdigung ist weitaus höher als häufig angenommen wird – insbesondere unter Berücksichtigung der zahlreichen Schnittstellen.

Klassische Risikothemen sind Bewirtungen, Betriebsveranstaltungen, Geschenke und die private PKW/E-Bike-Nutzung. Die Finanzverwaltung prüft diese Bereiche intensiv und unsere Erfahrung zeigt: Fehler passieren häufig nicht aus Unkenntnis der steuerlichen Regelungen, sondern weil Zuständigkeiten im Unternehmen nicht klar geregelt sind oder weil die Daten schlicht nicht dort ankommen, wo sie benötigt werden.

Auf dem Weg von der Planung einer Zuwendung über die Gewährung bis hin zur Verarbeitung in der Gehaltsabrechnung bzw. Lohnsteueranmeldung sind zahlreiche Abteilungen involviert: HR, Marketing, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Steuerabteilung, Compliance und Payroll.

Ein Lohnsteuer Health Check mit Blick über den Tellerrand schafft hier Klarheit – bevor es die Betriebsprüfung macht. 

Im Rahmen einer strukturierten Prüfung werden ausgewählte Prozesse, Datenflüsse und Dokumentationen geprüft. Ziel ist es, Risiken zu bewerten, ergriffene risikomitigierende Maßnahmen zu dokumentieren und ggf. Potenziale für Prozessoptimierungen aufzuzeigen.

Dabei muss es nicht direkt eine umfangreiche Prüfung im Sinne eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) sein. Es ist definitiv besser, klein zu starten, als den Start einer strukturierten Risikoprüfung immer weiter in die Zukunft zu verschieben. Eine Fokussierung auf die Themen, die besonders relevant für Ihr  Unternehmen sind, bietet sich als Ausgangspunkt an.

Warum sollten Sie einen Lohnsteuer Health Check durchführen?

Frühzeitige Identifikation typischer Risikofelder
Auch wenn die einzelne Zuwendung ggf. nur mit geringen Kosten verbunden ist, kann das potenzielle Risiko erheblich sein. Eine unzutreffende Würdigung eines Sachverhalts kann sich zu einer erheblichen Bemessungsgrundlage multiplizieren, wenn ggf. sämtliche Mitarbeitenden regelmäßig diese Zuwendung erhalten und der Fehler erst nach Monaten oder Jahren entdeckt wird. Zudem sind Fehler, die auf eine unzureichende Organisation im Unternehmen zurückzuführen sind, selbst bei vermeintlich geringen Sachzuwendungen steuerstrafrechtlich eher kritisch zu werten.

Mit einem guten Gefühl in die nächste Lohnsteuer-Außenprüfung starten
Ein proaktiver Health Check reduziert Risiken und verschafft Klarheit. Darüber hinaus stellen wir fest, dass Außenprüfungen zunehmend prozessorientiert gestaltet werden. Mit gut strukturierten und sauber dokumentierten Prozessen verschaffen Sie sich eine gute Ausgangslage.

Optimierung interner Prozesse und Schnittstellen
Eine zentrale Frage lautet: Wie gelangen alle notwendigen Informationen in die Gehaltsabrechnung?

Eine Prozessanalyse offenbart ggf. Schwachstellen:

• manuelle Workarounds
• fehlende Prüfmechanismen
• Medienbrüche
• ungeklärte Zuständigkeiten 

Das sind Herausforderungen, die gelöst werden können – wenn sie identifiziert sind.

Nutzung steuerlicher Potenziale
Ohne sichere Prozesse entscheiden sich Unternehmen häufig für einen sehr risikoaversen Ansatz und sind bereit, mehr Lohnsteuer zu zahlen als eigentlich erforderlich wäre. Hier liegen finanzielle Potenziale, die gehoben werden können. Ein Health Check ist der erste Schritt auf diesem Weg.

Sicherheit beim internationalen Mitarbeitendeneinsatz
Grenzüberschreitende Tätigkeiten sind mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Risiken verbunden. Der Bedarf existiert aber sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch auf Seiten der Mitarbeitenden (z. B.  Wunsch nach Workation). Mit den richtigen Prozessen sind Sie sicher und effizient aufgestellt.

Wie läuft ein Lohnsteuer Health Check ab?

Der Lohnsteuer Health Check folgt einem strukturierten, mehrstufigen Ansatz – analog zum VAT Health Check, mit dem er bei Bedarf auch kombiniert werden kann.

1. Kick-off und Scope-Definition
Zu Beginn legen wir gemeinsam mit Ihnen die Ziele des Unternehmens, den  Umfang und die Besonderheiten des Health Checks fest. Abhängig von den Themengebieten, die Sie angehen möchten, weisen wir gerne auf die entsprechenden Schnittstellen hin und geben eine Empfehlung, welche Kombination der Health Checks den größten Mehrwert bietet.

2. Daten- und Dokumentensammlung
Abhängig vom gewählten Scope werden interne Richtlinien, exemplarische Gehaltsabrechnungen und Dokumentationen zu diversen Sachverhalten abgefragt.

3. Prozessanalyse
Neben der Prüfung der angefragten Dokumente steht die Analyse der Schnittstellenprozesse im Mittelpunkt. Besonderes Augenmerk legen wir auf eine klare Definition der Verantwortlichkeiten, sodass alle relevanten Informationen in die Gehaltsabrechnung einfließen.

4. Bewertung von Risiken und Potenzialen
Nicht ausreichend mitigierte Risiken werden identifiziert. Andererseits stellen wir auch dar, bei welchen Themenbereichen Sie bereits gut aufgestellt sind und zeigen ggf. Einsparungspotenziale auf.

5. Ergebnisbericht und Handlungsempfehlungen
Zum Abschluss erhalten Sie je nach Scope und Wunsch eine klare, praxisorientierte Übersicht, z. B.:

• Executive Summary
• Risikobericht mit konkreten Beispielen und Auswirkungen
• Empfehlungen kurz- und langfristiger Maßnahmen
• Priorisierte Roadmap zur Umsetzung
• Workshops mit Fachabteilungen und IT

Kombinierte Health Checks – weshalb Schnittstellenthemen zu weiteren Steuerarten Bestandteil sein sollten

Ausgehend von einem Lohnsteuer Health Check sind auch hier Schnittstellen zu weiteren Steuerarten zwingend zu beachten. Eine lohnsteuerliche Einordnung und Prozessoptimierung ist der erste Schritt, um im Unternehmen sicherzustellen, dass Steuern richtig und vollständig gezahlt  werden.

Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen, z. B. zur Umsatzsteuer und zur Sozialversicherung, sollten idealerweise auch diese korrekt abgebildet werden.

Ihr Vorteil: Da die Themen Überschneidungen bei den Verantwortlichen bzw. Zuständigen im Unternehmen haben, werden die Ansprechpartner für mehrere Steuerarten nur einmal effizient involviert. Dadurch werden unternehmensinterne Ressourcen minimal gebunden, während gleichzeitig mehrere steuerliche Risikobereiche betrachtet werden. Durch die Schnittstellenbetrachtung können erfahrungsgemäß interne Prozesse optimiert und Risiken reduziert werden.

Beispiele für Schnittstellenthemen zwischen Lohnsteuer und Umsatzsteuer

Typische Schnittstellenthemen im Bereich der Lohnsteuer und Umsatzsteuer sind:

• Betriebsveranstaltungen
• Geschenke
• Bewirtungen
• Eventtickets für Mitarbeitende und Dritte
• private Nutzung PKW/E-Bike

Bei vielen Gemeinsamkeiten der beiden Steuerarten gibt es steuerrechtlich  teilweise grundverschiedene Ansätze. Oftmals folgt die Umsatzsteuer lohnsteuerlichen Ansätzen und Vorgaben, wie z. B. dem Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte oder Wertgrenzen für Geschenke. In anderen Fällen geht die Umsatzsteuer jedoch ihren eigenen Weg, etwa bei der Bemessungsgrundlage der PKW-Nutzung.

Während in der Umsatzsteuer auf den vollen Bruttolistenpreis abgestellt wird, gibt es in der Lohnsteuer Minderungen bei Hybridfahrzeugen (50 Prozent des Bruttolistenpreises) und reinen Elektrofahrzeugen (25 Prozent  des Bruttolistenpreises). Unterschiede bestehen auch bei Familienheimfahrten: Während in der Lohnsteuer eine Familienheimfahrt pro Woche steuerfrei ist, muss bereits die erste Familienheimfahrt umsatzsteuerlich berücksichtigt werden.

Herausforderungen in der Praxis: Kommunikation zwischen HR und Steuerabteilung bei sensiblen Daten

Da Mitarbeitendendaten sensibel zu behandeln sind (Datenschutz), ist die Kommunikation zwischen den Schnittstellen in der Praxis häufig schwierig. Trotz sensibler Daten muss die zutreffende Besteuerung für lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Zwecke gewährleistet sein.

Personengenaue Erfassung der Zuwendungen

Einige Unternehmen sind zwar in der Lage, die Bemessungsgrundlage für Geschenke an eigene Mitarbeitende zu bestimmen und entsprechend die pauschale Lohnsteuer nach § 37b Abs. 2 EStG zu ermitteln. Häufig sind jedoch die Empfänger der Geschenke nicht namentlich bekannt.

Für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge muss jedoch eine Berücksichtigung in der jeweiligen Gehaltsabrechnung erfolgen. Dies ist ein Prozessthema, bei dem wir regelmäßig unsere Kunden  unterstützen.

Schnittstelle zur Sozialversicherung

Die Schnittstelle zur Sozialversicherung wird häufig unterschätzt. Ziel muss  sein, nicht nur die pauschale Lohnsteuer in zutreffender Höhe abzuführen, sondern auch die Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu berücksichtigen.

Mehr dazu in unserem Teil 4 der Health-Check-Reihe.

Genau hier setzt der kombinierte Health Check an.

Ihr Mehrwert auf einen Blick

• zusätzliche Sicherheit über relevante Steuerarten hinweg
• Erkennung von Schnittstellenrisiken, die in Einzelfallprüfungen oft übersehen werden
• Optimierungspotenziale in Umsatzsteuer, Zoll, Lohnsteuer und Sozialversicherung
• Kostenersparnisse durch bessere System- und Prozessgestaltung
• hohe Robustheit gegenüber Betriebsprüfungen

Ausblick auf die nächsten Health Checks

In Teil 3 stellen wir unseren Zoll Health Check vor. Dieser umfasst insbesondere die Möglichkeit einer Auswertung über die Zollämter mittels Power BI und zeigt nochmals Details zu einem kombinierten Zoll-/Umsatzsteuer-Health-Check auf.

In Teil 4 zeigen wir Ihnen, wie ein Health Check für Sozialversicherungsthemen abläuft und nehmen explizit Bezug auf einen kombinierten Health Check zu Sozialversicherung, Lohnsteuer und Umsatzsteuer.

Lesen Sie auch Teil 1 unserer Health Check Reihe. 

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