Internationale Dienstleister auswählen: So gelingt ein strukturierter Auswahlprozess

Die Wahl eines internationalen Finanzdienstleisters wirkt auf den ersten Blick wie eine klassische Ausschreibung – tatsächlich handelt es sich jedoch um einen hochkomplexen Prozess mit strategischer Tragweite. Global agierende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, zahlreiche Anforderungen gleichzeitig zu berücksichtigen: technische Voraussetzungen, internationale und lokale Regularien, Leistungsumfang und Qualitätsstandards, sowie Preisgestaltung. Werden diese Schlüsselkriterien im Rahmen eines strukturierten Auswahlprozesses, dem sogenannten Request for Proposal (RfP), berücksichtigt, entsteht Klarheit und Transparenz. Gleichzeitig lassen sich Risiken reduzieren und eine fundierte Entscheidung für einen langfristig geeigneten Partner treffen.

Markt-Screening und Vorauswahl

Das Verfahren beginnt mit einer realistischen Eingrenzung des Marktes. Ein Markt-Screening verschafft einen Überblick darüber, welche Anbieter grundsätzlich infrage kommen. Dabei werden Faktoren wie Unternehmensgröße, geografische Abdeckung, Reputation und bestehende Beziehungen berücksichtigt. Parallel dazu sollten Unternehmen klar definieren, welche Leistungen benötigt werden und welche Länder im Scope liegen.

Diese Vorarbeit führt zu einer handhabbaren Shortlist, die den Prozess steuerbar und effizient hält.

Erstellung des RfP-Dokuments

Im nächsten Schritt wird ein RfP-Dokument erstellt. Dieses Dokument bildet die Grundlage für die Angebotsabgabe und sorgt dafür, dass alle Anbieter genau verstehen, was 

erwartet wird.

Dazu gehören unter anderem:

• Beschreibung des Unternehmens, inkl. Organisationsstrukturen
• Ziele und Hintergründe des RfPs, inkl. aktuellen Herausforderungen
• Leistungs- und Länderumfang
• Anforderungen an das Delivery Modell
• Informationen über Systemlandschaft und technische Anforderungen
• Qualitätsstandards und KPIs
• Format- und Preisvorgaben
• Deadlines, Ansprechpartner und Kommunikationsregeln

 
Je klarer das RfP formuliert ist, desto aussagekräftiger fallen die Angebote aus. 

Es empfiehlt sich, ein Preis-Template (z. B. in Excel oder über eine Procurement-Plattform) bereitzustellen, um die Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen. Zudem sollten Finanzdaten und weitere Informationen zu den beteiligten Gesellschaften gesammelt und zur Einsicht bereitgestellt werden, um eine realistische Preisgestaltung zu ermöglichen. Falls dies nicht möglich ist, sollte das Unternehmen die Komplexität selbst einschätzen. Beide Schritte können zeitaufwendig sein, insbesondere bei dezentralen Strukturen, zahlen sich jedoch im weiteren Auswahlprozess deutlich aus.

Austausch- und Q&A-Phase

Damit Anbieter präzise und vergleichbare Angebote einreichen können, müssen sie die Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen. Dies kann schriftlich erfolgen oder in Q&A-Sessions, abhängig von der Komplexität des Projekts und den internen Ressourcen. Transparenz und klare Kommunikation sind in dieser Phase entscheidend.

Bewertung der Angebote

Nach Eingang der Angebote beginnt die detaillierte Auswertung. Dabei geht es nicht nur um Preise, sondern um:

• Umsetzungsfähigkeit
• technologische Kompetenz
• Verständnis des Geschäftsmodells und der unternehmensspezifischen Herausforderungen
• Belastbarkeit der Konzepte
• Ressourcen und Teamaufstellung

Diese Phase legt die Grundlage für die shortlist-basierten Pitch-Präsentationen.

Präsentation und Entscheidung

In finalen Gesprächen präsentieren die Dienstleister ihre Konzepte und beantworten offene Fragen. Hier zeigt sich, ob die Chemie stimmt und ob der Anbieter langfristig ein verlässlicher Partner sein kann. Der strukturierte Prozess ermöglicht eine objektive Bewertung und sorgt dafür, dass die Entscheidung auf einer soliden Basis getroffen wird.

Fazit

Organisation, Klarheit und ein definiertes Vorgehen sind entscheidend. Ein professioneller Auswahlprozess spart langfristig Zeit, minimiert Risiken und schafft die Grundlage für eine effiziente, vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Weiter lesen: Teil 2 – Die entscheidenden Kriterien bei der Wahl eines internationalen Dienstleisters.