BVV Pflicht 2027

Zum 1. Januar 2027 endet eine wichtige Übergangsregelung im Sozialversicherungsrecht

Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht grundsätzlich bereits seit 2022. Bislang können sich Arbeitgeber auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen daher auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen Unterlagen elektronisch führen.

Für Arbeitgeber besteht daher jetzt Handlungsbedarf

Dabei geht es nicht lediglich darum, Papierunterlagen einzuscannen oder Dokumente elektronisch abzulegen. Entscheidend ist, dass die relevanten Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und den jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet elektronisch vorgehalten werden und im Rahmen einer Betriebsprüfung verfügbar sind.

Was bedeutet das konkret?

Arbeitgeber sollten insbesondere sicherstellen, dass die relevanten Entgeltunterlagen

  • elektronisch vorliegen,
  • vollständig und lesbar sind,
  • eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet werden können,
  • entsprechend den gesetzlichen und verfahrensrechtlichen Vorgaben gespeichert werden und
  • im Rahmen einer Betriebsprüfung elektronisch verfügbar gemacht werden können.

Eine nachträgliche Digitalisierung sämtlicher älterer Papierunterlagen ist allein aufgrund des Stichtags 1. Januar 2027 nicht erforderlich.

Wer ist betroffen?

Die Anforderungen sind grundsätzlich nicht von der Unternehmensgröße abhängig. Sie können daher sowohl große als auch kleine Arbeitgeber betreffen. Für Beschäftigte in privaten Haushalten gelten jedoch Sonderregelungen.

Nicht verwechseln: Elektronische Entgeltunterlagen und euBP

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen und die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) sind voneinander zu unterscheiden. Während es bei den elektronischen Entgeltunterlagen um die ordnungsgemäße Führung und Vorhaltung bestimmter Unterlagen geht, betrifft die euBP die elektronische Bereitstellung von Daten für die Betriebsprüfung. Eine funktionierende euBP bedeutet daher nicht automatisch, dass auch die Anforderungen an die elektronische Führung der Entgeltunterlagen erfüllt sind.

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Michael Schäfer
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      Häufig gestellte Fragen zur BVV Pflicht 2027

      Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht bereits seit 2022. Zum 31. Dezember 2026 endet jedoch die bisherige Befreiungsmöglichkeit.

      Ab 2027 gibt es keinen Aufschub mehr: Arbeitgeber müssen ihre Prozesse und die elektronische Bereitstellung der vorgeschriebenen Unterlagen entsprechend organisiert haben.

      Die Verpflichtung gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Branche und Beschäftigtenzahl. Auch kleinere Unternehmen müssen die Anforderungen vollständig erfüllen. Ausgenommen sind Beschäftigte in privaten Haushalten.

      Betroffen sind zahlreiche Dokumente, insbesondere Nachweise zur Sozialversicherungspflicht und -freiheit, Erklärungen zu Minijobs, Entsendebescheinigungen sowie weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen.

      Arbeitgeber sollten frühzeitig prüfen, welche Dokumente betroffen sind und wo diese bislang aufbewahrt werden.

      Das bloße Einscannen ist noch keine ausreichende Lösung. Die Dokumente müssen vollständig, lesbar, eindeutig zugeordnet und jederzeit verfügbar sein. Hinzu kommen konkrete Vorgaben zu Dateiformaten, Dokumentenablage und Aufbewahrung.

      Unternehmen benötigen deshalb einen verlässlichen digitalen Prozess – von der Dokumentenerfassung bis zur Bereitstellung für Betriebsprüfungen.

      Die Unterlagen müssen vollständig, nachvollziehbar und den jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet sein. Sie müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.

      Unstrukturierte Ablagen und fehlende Nachweise können bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen.