Prozessanalyse für Stadtwerke: Effizienz steigern

Typische Problemstellungen in der Praxis

In vielen Organisationen sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse über Jahre hinweg organisch entstanden. Prozesse laufen zwar, jedoch häufig:

• mit unklaren Zuständigkeiten,
• mit mehrfacher Datenhaltung oder überflüssigen manuellen Zwischenschritten,
• mit Medienbrüchen zwischen Fachbereichen oder Systemen,
• oder mit Ergebnissen, die zwar erstellt werden, aber nicht entscheidungsrelevant oder weiterverwertbar sind.

Besonders kritisch ist dabei weniger der einzelne Prozessschritt, sondern der Informationsfluss zwischen den Beteiligten. Wenn unklar bleibt, welche Informationen wann, in welcher Qualität und von wem bereitgestellt werden müssen, entstehen Rückfragen, Verzögerungen und Schleifen. Die Folge sind unnötige Kapazitätsbindung und  wachsender Frust bei den Mitarbeitenden.

Unser Ansatz: Prozessverständnis von der operativen Ebene aus

Eine wirkungsvolle Prozessanalyse setzt aus unserer Sicht nicht bei theoretischen Soll‑Modellen an, sondern bei der tatsächlichen operativen Realität. Ausgangspunkt unserer Leistung ist daher die systematische Identifikation ineffizienter Workflows mit einem klaren Fokus auf die Frage:

Wo hakt der Informationsfluss – und warum?

Hierzu führen wir strukturierte Interviews und Workshops auf operativer Ebene sowie auch mit den verantwortlichen Prozesseigentümern durch. Ziel ist es, ein gemeinsames Prozessverständnis herzustellen und implizites Wissen für alle Beteiligten nutzbar zu machen.

Durch diese strukturierte Betrachtung werden Medienbrüche, redundante Aktivitäten und unklare Übergabepunkte transparent und belastbar dokumentiert.

Vom Prozessbild zur Entscheidungsgrundlage

Das Ergebnis der Prozessanalyse ist keine abstrakte Dokumentation, sondern eine konkrete Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen. Abhängig von Komplexität, Volumen und strategischer Zielsetzung zeigen sich dabei unterschiedliche, pragmatische Lösungswege:

• Schlanke Excel‑Lösungen, wenn Transparenz und Struktur bereits erhebliche Effizienzgewinne ermöglichen,
• RPA‑Ansätze (Robotic Process Automation), um repetitive Arbeitsschritte zu automatisieren,
• Umfassende Softwarelösungen, sofern Prozesse, Datenmodelle und die Systemlandschaft nachhaltig neu ausgerichtet werden sollen,
• oder gezielte Jour Fixes und Governance‑Strukturen, um Schnittstellen klar zu steuern und Verantwortlichkeiten dauerhaft zu verankern

Entscheidend ist dabei nicht die Technologie an sich, sondern die Frage, welches Instrument den identifizierten Engpass am wirksamsten adressiert.

Fazit

Prozessineffizienzen sind in vielen Stadtwerken und kommunalen Telekommunikationsunternehmen kein Ausnahmefall, sondern strukturell bedingt. Eine fundierte Prozessanalyse schafft Transparenz darüber, wo Aufwand entsteht, ohne Mehrwert zu liefern, und ermöglicht faktenbasierte Entscheidungen zur Weiterentwicklung der Organisation. Wer den Informationsfluss in den Mittelpunkt stellt, legt den Grundstein für effizientere Abläufe, bessere Ergebnisse und eine spürbare Entlastung der operativen Einheiten.

Sie möchten wissen, wo Ihre Prozesse wertschöpfend sind – und wo nicht?

Sprechen Sie mit uns über eine strukturierte Prozessanalyse und schaffen Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation.