Zoll Health Check: Mehr Transparenz, Sicherheit und Steuerbarkeit im Zollbereich

Worum geht es?

Unternehmen stehen im internationalen Warenverkehr vor steigenden Anforderungen bei der zollrechtlichen Abwicklung: Neben einer zunehmenden Anzahl weltweiter Präferenzabkommen, dem „Carbon Border Adjustment Mechanism“ (CBAM) der EU-Entwaldungsverordnung und vielen weiteren Themen gilt es, zahlreiche  Detailregelungen zu beachten. Der Begriff „Zoll“ steht nachfolgend stellvertretend für diese Themenfelder.

Fehler in nahezu allen Bereichen können nicht nur zu Nachforderungen und Sanktionen führen, sondern auch zum Entzug geschäftskritischer Bewilligungen. Der Zoll Health Check schafft Transparenz, identifiziert Risiken frühzeitig und ermöglicht eine klare Standortbestimmung als pragmatischen Einstieg in belastbare und steuerbare Prozesse.

Zoll ist zudem längst kein reines Logistikthema mehr. Die Vielzahl der Regelungen wirkt sich häufig unmittelbar auf Finanzen, Steuern, Einkauf, Vertrieb und IT aus. Der Zoll Health Check unterstützt Unternehmen dabei, Ordnung, Steuerbarkeit und Sicherheit in zollrelevanten Prozessen herzustellen.

Der Zoll Health Check ermöglicht es,

• Chancen und Risiken strukturiert zu identifizieren
• Schnittstellen zu angrenzenden Steuerarten transparent zu machen
• Kosten und Haftungsrisiken zu reduzieren und
• sich gut auf Prüfungen durch die Zollverwaltung vorzubereiten.

Was ist ein Zoll Health Check?

Der Zoll Health Check ist eine risikoorientierte Analyse von zollrechtlichen Transaktionen, Prozessen und Systemen unter Berücksichtigung der tatsächlichen Ist-Situation sowie der geltenden Rechtslage und ggf. erteilter zollrechtlicher Bewilligungen und Erlaubnisse. Er schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage und ist anschlussfähig für kombinierte Betrachtungen, etwa mit der Umsatzsteuer.

Typische Fragestellungen:

• Sind Zolltarifnummern und andere Stammdaten konsistent und nachvollziehbar gepflegt?
• Sind Import- und Exportprozesse dokumentiert und beherrscht?
• Werden Zollwerte korrekt ermittelt und – sofern erforderlich – dokumentiert?
• Sind Ursprungs- und Präferenzregelungen korrekt angewendet?
• Deckt die Bewilligungs- und Erlaubnislage die Praxis ab?
• Ist das Wissen organisatorisch abgesichert?

Warum sollten Unternehmen einen Zoll Health Check durchführen?

• Risiken früh erkennen – bevor Haftungs- oder Bewilligungsfragen entstehen
• Finanzielle Folgen vermeiden – durch geringere Nachforderungen und Sanktionen
• Prozesse stabilisieren – durch klarere End-to-End-Abläufe
• Potenziale nutzen – z. B. durch abgabenoptimierte Lieferketten, Nutzung von
• Präferenzabkommen oder einen strukturierten Umgang mit CBAM
• Lieferketten absichern – durch weniger Verzögerungen und Warenstopps

Wie läuft ein Zoll Health Check ab?

Einheitlich und fachübergreifend abgestimmt in fünf Schritten:

1. Datenanalyse: Durch Einsatz von Power BI analysieren und strukturieren wir die Zollanmeldedaten Ihres Unternehmens. Dadurch gewinnen wir einen ersten Überblick über zollrelevante Aktivitäten und können eine erste Einschätzung hinsichtlich Risiken und (Einspar-)Potenzialen vornehmen. Die Daten werden entweder von Ihnen oder Ihrem Verzollungsdienstleister bereitgestellt oder in Ihrem Auftrag bei der Zollverwaltung angefordert.
2. Scope Definition: Im Anschluss definieren wir bei Bedarf gemeinsam den genauen Umfang der Detailanalyse und stimmen uns zu Ländern, Warenströmen, Prozessen oder (Zoll-)Systemen ab.
3. Daten- und Dokumentensichtung (chancen- und risikoorientiert): Basierend auf den Erkenntnissen aus Schritt 1 sichten wir relevante Dokumente und weitere Daten wie Rechnungen, Stammdaten, Präferenznachweise, Transportdokumente sowie zollrechtliche Bewilligungen.
4. Bewertung und Priorisierung: Nach Sichtung der Unterlagen bewerten und priorisieren wir die gewonnenen Erkenntnisse und schätzen qualitativ sowie quantitativ die bestehenden Chancen und Risiken ein.
5. Ergebnis und Empfehlungen: Die Resultate  werden in einem Kurzbericht zusammengefasst. Darin zeigen wir auf, welche Maßnahmen mit welcher Priorität umgesetzt werden sollten.

Ergebnis:
Der Zoll Health Check schafft Transparenz, erhöht die Rechtssicherheit und ermöglicht eine belastbare Standortbestimmung. Er ist ein pragmatischer Schritt, um zollrelevante Prozesse strukturiert weiterzuentwickeln.

Kombinierte Health Checks – Weshalb Schnittstellenthemen Bestandteil sein sollten

Der Zoll Health Check kann eigenständig eingesetzt oder als Ausgangspunkt für kombinierte Health Checks mit anderen Steuerarten sowie zur Weiterentwicklung von Prozessen, Systemen oder Governance-Strukturen genutzt werden.

Zollrechtliche Prozesse knüpfen oftmals an umsatzsteuerliche Fragestellungen an – insbesondere bei Ausfuhrlieferungen und Einfuhren, etwa bei der Beurteilung der Steuerfreiheit oder der Vorsteuerabzugsberechtigung. Auch bei konzerninternen Lieferungen ergeben sich regelmäßig kombinierte Fragestellungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen, Jahresendzahlungen oder Lizenzgebühren.

Eine gemeinsame Betrachtung verschiedener Steuerarten erhöht die Rechtssicherheit und deckt mehr Risikobereiche ab als eine isolierte Analyse einzelner Themen.

Ausblick auf die nächsten Health Checks

In Teil 4 zeigen wir, wie ein Health Check für Sozialversicherungsthemen abläuft und gehen dabei explizit auf einen kombinierten Health Check zu Sozialversicherung, Lohnsteuer und Umsatzsteuer ein.

Lesen Sie auch:

Health Check Teil 1: Steuerliche Risiken im Fokus: Warum der VAT Health Check der erste Schritt ist
Health Check Teil 2: Lohnsteuer Health Check: Risiken erkennen und Prozesse prüfen