Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit seinem Urteil vom 29. April 2021 (Aktenzeichen VI R 31/18) entschieden, dass bei der lohnsteuerlichen Bewertung einer Betriebsveranstaltung alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers zu berücksichtigen sind. Unerheblich ist, ob die Aufwendungen beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können. Zu berücksichtigen sind die Gesamtkosten des Arbeitgebers für die Veranstaltung. Diese sind zu gleichen Teilen auf die anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Im Ergebnis durfte der Arbeitgeber in Rechnung gestellte Kosten für Teilnehmer, die nicht anwesend waren, sogenannte No Show-Kosten, nicht steuerlich abziehen.
Im Streitfall nahmen an einem Kochevent 25 Personen anstelle von ursprünglich angemeldeten 27 Personen teil. Es handelte sich um eine Weihnachtsfeier, die die Voraussetzungen einer steuerlichen Betriebsveranstaltung erfüllte. Die kurzfristige Absage von zwei Teilnehmern führte nicht zur einer Reduzierung der Veranstaltungskosten. Der Arbeitgeber (Kläger) hatte die Kosten, die auf diese beiden angemeldeten, aber nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfielen, nicht bei der Ermittlung der Gesamtkosten berücksichtigt. Das Finanzgericht gab der Arbeitgeberin Recht und entschied, dass die „No-Show-Kosten“ der nicht teilnehmenden Arbeitnehmer nicht zu Lasten der anwesenden Arbeitnehmer gehen könnten. Die Revision des Finanzamtes gegen das Urteil war erfolgreich.
Das BFH stellt bei der Berechnung des dem einzelnen Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung zugewandten Arbeitslohns auf die Anzahl der an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer und nicht auf die Anzahl der erwarteten (angemeldeten bzw. eingeladenen) Teilnehmer ab. Die Zuwendungen sind gemäß § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a Satz 5 EStG mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen. Dabei sind alle mit der Veranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers zu erfassen, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können. Dies schließt auch „No-Show-Kosten“ ein.
Das Urteil stärkt die bisherige Rechtsauffassung der Finanzverwaltung. Unabhängig, ob Betriebsveranstaltungen digital oder wieder vor Ort erfolgen – Arbeitgeber sollten unbedingt für eine gute Dokumentation der teilnehmenden Personen sorgen und sich rechtzeitig über Stornierungsmöglichkeiten für „No-Shows“ informieren. Eine geringe Teilnehmeranzahl bei gleichbleibenden Kosten kann dazu führen, dass die Veranstaltung zu (teilweise) lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Ist der sogenannte 110 Euro-Freibetrag pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter aufgrund gleichbleibender Kosten und geringer Teilnahme überschritten, droht zudem der vollständige Verlust des Vorsteuerabzugs.
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