Im Rahmen der Bewältigung der unmittelbaren Covid-19 Risiken fielen die Probleme der globalen Compliance bei multinationalen Unternehmen oft von der Tagesordnung. Nun, da die Firmen allmählich wieder in einen Normalbetrieb kommen, führt das zu weiteren Risiken. Sie können diese Risiken reduzieren und sich trotzdem weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, indem Sie sich das Management der Compliance-Verpflichtungen und die mögliche Rolle von Outsourcing nochmal vor Augen führen.
Globale Compliance hat schon immer eine komplexe Herausforderung für die Finanz- und Steuerabteilungen von Organisationen, die in vielen Ländern tätig sind, dargestellt. Lokale Gesetze, regulatorische Anforderungen und andere nationale Besonderheiten machen Compliance zu einem Thema, das oft starke Kopfschmerzen auslöst. Nichtsdestotrotz hat die globale Corona-Pandemie – aufgrund des ansteigenden Risikos von Non-Compliance – die Herausforderung, Geschäfte in mehreren Ländern zu tätigen, für viele Finanz- und Compliance-Teams erhöht. Durch die Krise hat sich die Priorität von Chief Financial Officers (CFO) auf die unmittelbaren Herausforderungen verlagert – die Aufrechterhaltung des Betriebs durch die Ermöglichung und Anpassung an ein mobiles Arbeitsumfeld sowie eine sorgfältige Verwaltung des Cashflows.
Lars Korte, Partner bei Warth & Klein Grant Thornton mit den Schwerpunkten Business Process Solutions und Outsourcing, betont, dass es immer schwieriger wird, diese Anforderungen zu erfüllen: „Geschäftskontinuität hat Priorität. Die Schnelligkeit, mit der die globale Pandemie eintraf, zwang Unternehmen, kurzfristig auf mobiles Arbeiten umzusteigen. Das Hauptaugenmerk der multinationalen Konzerne liegt darauf, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten".
Das Compliance Risiko besteht jedoch weiterhin. “Das hat sich nicht verringert, es wurde nur in vielen Fällen zeitlich verschoben”, sagt Korte. „In einer Zeit, in der Prioritäten miteinander konkurrieren, sind globale Compliance Fragen vielleicht auf der Prioritätenliste nach unten gerutscht, aber das Risiko der Non-Compliance in jedem Land bleibt bestehen. Und ein Mangel an Aufmerksamkeit und Einhaltung der lokalen Anforderungen wirft Steuerfragen, die Gefahr von Bußgeldern und sogar die Möglichkeit der strafrechtlichen Verfolgung von Geschäftsführern auf. Möglicherweise riskieren Unternehmen auch ihre Marke und ihren Ruf in diesen lokalen Märkten".
Aktivitäten, die im Zuge der Pandemie sofort ihre Relevanz verloren haben, sind breit gefächert und haben in den verschiedenen Ländern unterschiedliches Gewicht und unterschiedliche Bedeutung. Dazu gehören die Erstellung von Jahresabschlüssen nach dem lokalen Rechnungslegungsstandard, Einreichung von Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Compliance (VAT, GST, usw.), die Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Einreichung lokaler länderspezifischer Meldungen und unzählige statistische Erklärungen je nach Gebiet.
Korte erläutert: „Lohn- und Gehaltsabrechnung ist im Moment ein besonders akutes Thema. Die Geschwindigkeit, mit der die Regierung komplexe Mechanismen zur Unterstützung der Arbeitgeber und der Reduktion von Arbeitslosigkeit implementiert hat, stellt eine große Herausforderung für Compliance dar. Diese Programme sind in verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich.“ In diesen schwierigen Zeiten, mit einer ansteigenden Zahl von Problemen für Compliance-Teams, fragen CFOs , ob die Strukturen, über die sie derzeit verfügen, so effizient oder so robust sind, wie sie sein sollten.
In der Regel ist die Konzern-Berichterstattung (nach IFRS oder US GAAP) der Hauptschwerpunkt der Finanzabteilung von großen Unternehmen, während weltweite Compliance als zweitrangiges Anliegen betrachtet wird, obwohl diese eine wesentliche gesetzliche Anforderung ist.
Selbst in den besten Zeiten ist das Management von Compliance kompliziert und kann Manager vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken. Zusätzlich zu den regulatorischen Vorgaben in einzelnen Ländern sind Organisationen mit einer großen Komplexität konfrontiert, begründet durch verschiedene Sprachen, Zeitzonen und unterschiedliche Dienstleister im Bereich Reporting / primäre Berichterstattung und Tax Compliance in verschiedenen Ländern. "Die Bewältigung der zahlreichen Probleme mit mehreren Dienstleistern bereitet Schwierigkeiten", sagt Korte, "besonders, wenn man es mit 50 oder 60 Ländern und vielleicht 30 oder 40 verschiedenen lokalen Dienstleistern zu tun hat".
Aus technologischer Perspektive verfügen multinationale Unternehmen in ihren Kernländern häufig über konsistente Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme wie SAP oder Oracle. Manchmal ist es jedoch finanziell nicht sinnvoll, dasselbe ERP-System in Ländern einzuführen, in denen das Unternehmen weniger etabliert ist und ein lokaler Dienstleister ein anderes Buchhaltungssystem verwendet. Je größer allerdings die Diskrepanz zwischen den Systemen und der zugrunde liegenden Infrastruktur ist, desto größer ist das Risiko bei dem Versuch, die Lücke zwischen der primären und der sekundären Berichterstattungsinfrastruktur zu überbrücken.
Dieses Risiko hat sich durch mobiles Arbeiten weiter erhöht. Eine uneinheitlich agierende Belegschaft, die auf verschiedene Systeme zugreift, schafft sowohl ein Cyber-Sicherheitsrisiko als auch Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften.
Indem sie überdenken, wie sie ihre globalen Compliance-Verpflichtungen effizienter steuern, können Unternehmen das Risiko mindern und sich wieder auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren, die zu dieser Zeit kritisch sind.
Während Unternehmen die wirtschaftlichen Auswirkungen von COVID-19 bewerten, wird es eine Zeit der Reflektion über zukünftige strategische Möglichkeiten und operative Prioritäten geben, sowie darüber, wie Widerstandsfähigkeit aufgebaut werden kann. Die Auseinandersetzung mit weltweiter Compliance-Verantwortung und der Prozess kann ein integraler Bestandteil des Aufbaus dieser Widerstandsfähigkeit durch Risikominderung sein.
Korte erklärt: “Überall wo mehrere lokale Gerichtsbarkeiten involviert sind, bedarf es eines konsequenten und strengen Projekt-Managements. Ein Partner, der das Thema Compliance übernimmt und steuert, kann außerordentlich wertvoll sein. Einen einzigen Ansprechpartner innerhalb eines internationalen Netzwerks zu haben, der stets ansprechbar und in Ihrer Nähe ist sowie Ihre Sprache spricht, gibt Ihnen Vertrauen in die Koordination und Qualität Ihrer Compliance-Berichterstattung in einer Zeit, in der es schwierig ist, die Kontrolle zu bewahren.
Die Einführung einer globalen Compliance-Lösung kann vielen internationalen Unternehmen zusätzliche Unterstützung bieten. Eine gute, ausgelagerte globale Compliance-Lösung kann CFOs dabei helfen, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wo und wann Fristen für lokale Steuererklärungen und Abschlüsse anstehen, die lokalen Abschlüsse zu erstellen, die Prüfung zu unterstützen sowie die Steuererklärungen vorzubereiten und einzureichen.
Ein vertrauenswürdiger, externer Partner, der sich auf sein Fachwissen und seine Erfahrung mit anderen Unternehmen stützt, kann auch dazu beitragen, Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie die Compliance-Prozesse sowie deren Kontrolle verbessert werden können.
Für rapide wachsende Unternehmen, die schnell über Grenzen hinweg agieren, oder solche, die eine internationale Expansion in Erwägung ziehen, sobald die Erholung wieder einsetzt, ist der Bedarf an ausgelagerter Unterstützung am signifikantesten. Viele Unternehmen werden mit nur einem kleinen Vertriebsteam in Märkte eintreten und wollen vielleicht nicht - oder haben nicht die Zeit - ein voll funktionsfähiges lokales Compliance-Team für die Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung aufzubauen. In diesen Situationen kann sich die Auslagerung als nützlicher Schritt erweisen, um schnell und agil voranzukommen.
In je mehr Ländern ein Unternehmen tätig ist, desto sinnvoller ist eine Auslagerung. Das vorherrschende Modell für multinationale Unternehmen besteht nun darin zu versuchen, Funktionen der Buchhaltung zu zentralisieren. Hierdurch soll der Bedarf an Buchhaltungs- und Verwaltungsstellen in den einzelnen Ländern so weit wie möglich minimiert werden.
In der gegenwärtigen Krise sind Agilität und Skalierbarkeit entscheidende Attribute für Widerstandsfähigkeit und Erholung. "Im Moment wollen Sie vielleicht rapide runterskalieren", sagt Korte, "aber Sie werden wahrscheinlich wieder hochskalieren müssen, relativ oder genauso schnell. Dies mit Ihren Mitarbeitern in einem Markt zu tun, der Ihnen nicht vertraut ist, kann eine Herausforderung sein und eventuell sind Sie nicht in der Lage, dies so schnell zu realisieren, wie Sie es sich vorstellen. Outsourcing unterstützt Sie, indem es dem Unternehmen eine schnelle Reaktion ermöglicht und alle damit verbundenen rechtlichen und arbeitsrechtlichen Risiken und Fragestellungen aus der Gleichung herausnimmt".
Für Unternehmen, die ihre globale Compliance-Funktion auslagern wollen, sollte es die oberste Priorität sein, eine möglichst große Konsistenz in ihre Berichterstattungsprozesse zu bringen.
Korte erklärt: "Wenn Sie einen konsistenten Prozess haben, um die Brücke zwischen Ihrer Konzernberichterstattung und der Berichterstattung nach lokalen Rechnungslegungsstandards zu ermöglichen und einen ähnlich konsistenten Prozess zur Erstellung Ihrer Steuererklärung auf Basis dieser Daten, dann hilft das. Je mehr Konsistenz Sie zwischen Ihren Gesellschaften in den einzelnen Ländern haben, desto effizienter und risikoärmer ist Ihre Lösung aus Compliance Sicht. Je mehr Abweichungen Sie in diesen Prozessen haben, desto ineffizienter und risikoreicher wird es. Das Outsourcing Ihrer globalen Compliance an einen professionellen Dienstleister kann Ihnen dabei helfen, diese Konsistenz zu erreichen.“
Allzu oft ist globale Compliance ein untergeordneter Gedanke, dem keine Priorität eingeräumt wird, da Compliance nicht die primäre Funktion der Berichterstattung ist. Compliance ist oft für niemanden die Hauptaufgabe und wird deshalb leicht ignoriert. Wenn jedoch im Hintergrund ein Chaos herrscht, kann es extrem teuer und zeitaufwändig sein, dies zu korrigieren. Wenn Unternehmen anfangen, beträchtliche Bußgelder zu erhalten und wenn der Ruf des Unternehmens vor Ort auf dem Spiel steht, rückt die weltweite Compliance auf der Tagesordnung des Vorstands stark nach oben.
Unternehmen haben die Möglichkeit, das Problem rund um Compliance zu beseitigen, indem sie Prozesse zentralisieren und das Management an einen ausgewiesenen Spezialisten mit Zugang zu einem Netzwerk aus lokalen Experten übergeben, was in einer Zeit beispielloser Veränderungen mehr Flexibilität an ihren Unternehmensstandorten ermöglicht.
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