Obwohl ERP-Systeme das Herzstück vieler Unternehmen bilden, fanden in der Vergangenheit darin die steuerlichen Bedürfnisse kaum oder nur bei einzelnen Themen Beachtung. Die Steuerfunktion wurde nicht in die wesentlichen Design- und Konfigurationsentscheidungen des Systems eingebunden und war somit vom operativen Geschäftsprozess entkoppelt. Die steuerlichen Compliance- und Reporting-Tätigkeiten wie die Vorbereitung von Anmeldungen und Steuererklärungen müssen so erst mit großem zeitlichem Abstand aufwändig vorbereitet werden.
Angesichts steigender gesetzlicher Anforderungen sowie Ressourcenknappheit stellt sich die Frage, wie die Steuerabteilung hier Abhilfe schaffen kann und sich zukunftsfähig aufstellen will. Für viele Unternehmen mit dem ERP-System SAP steht die Umstellung auf das S/4HANA-System entweder noch bevor oder befindet sich in anfänglichen Projektphasen. Anstatt Prozesse getrennt voneinander zu betrachten und nach (meist nicht aufeinander abgestimmten) Einzellösungen zu suchen, bietet die Migration auf S/4HANA eine einmalige Gelegenheit, die steuerlichen Anforderungen ganzheitlich neu aufzusetzen und diese direkt in den operativen Geschäftsprozessen der Fachabteilungen systemintegriert zu verankern.
Dies ist nach unserem Erachten der beste Weg, eine der Kernherausforderungen der Steuerabteilung – die unzureichende Qualität, Granularität und bedarfsgerechte Verfügbarkeit von Daten aus den Fachabteilungen – zu lösen. Schließlich liefern selbst die besten Digitalisierungslösungen nur so gute Ergebnisse, wie die Qualität der im System verfügbaren Daten hergibt. Die Einbeziehung der Steuerabteilung in das S/4HANA-Projekt schafft die Grundlage für einen Wandel der Steuerfunktion vom passiven Konsumenten der Daten hin zum aktiven Mitgestalter. Gemeinsam mit anderen Fachabteilungen können also Vorgaben an Transaktions- und Stammdaten im System erarbeitet und umgesetzt werden.
Die zu den bestehenden Geschäftsdaten hinzukommenden steuerlichen Daten oder Berechnungen werden künftig dort hinterlegt, wo sie im Geschäftsprozess entstehen. Dieser Ansatz führt zur Nutzung vorhandener Möglichkeiten des ERP-Systems und damit zugleich zu einer datengetriebenen Steuerabteilung, woraus sich neue, bisher nicht genutzte Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und – automatisierung eröffnen.
Die konkrete Umsetzung der steuerlichen Anforderungen im S/4HANA-Projekt kann auf unterschiedlichen Wegen realisiert werden:
Dies gilt steuerartenübergreifend - beispielsweise können im Bereich der direkten Steuern zu den SAP FI-Transaktionen im Hauptbuch mittels Tax Tagging zusätzliche Kennzeichen („Tags“) beziehungsweise Buchungsparameter erfasst werden. Dies steigert die Datenqualität, da steuerrelevante Informationen bei der Buchung hinterlegt werden, und erlaubt eine steuerliche Beurteilung, die hierdurch auch teilweise automatisiert werden kann. Durch weitere Validierungen, die in den täglichen Workflow der SAP-Nutzer nahtlos eingebunden sind, können systemintegrierte Kontrollen oder weitere Tools zur Unterstützung steuerfachfremder Nutzer bei der Beurteilung steuerlicher Sachverhalte umgesetzt werden. Steuerbilanzielle Abweichungen können bei geeigneten Sachverhalten durch hinterlegte Regeln automatisiert in einem eigenen Hauptbuch für die Steuerbilanz (Tax Ledger) in S/4HANA aufgezeichnet werden, was eine weitere manuelle Anpassung überflüssig macht und die Steuerabteilung entlastet.
Im Bereich der indirekten Steuern ergeben sich sinnvolle Synergien bei der Implementierung von S/4HANA und der Einführung einer Tax Engine, mit der viele Herausforderungen der in SAP nativ konfigurierbaren Steuerfindung besser gelöst werden können. Während der Einführung werden steuerrelevante Schlüsselfelder basierend auf den Geschäftsvorgängen identifiziert und an die Tax Engine übertragen, wo dann die Steuerfindung stattfindet. Da das Regelwerk der Tax Engine vom Anbieter stets auf dem neuesten Stand gehalten wird, führt dies zu einer erheblichen Entlastung bei der Systempflege.
Die Implementierung von S/4HANA bedingt eine Revision aller Unternehmensprozesse und Systemeinstellungen. Das Implementierungsteam der Tax Engine kann nicht nur von Informationen aus der S/4HANA-Implementierung profitieren und umgekehrt, sondern es können auch beispielsweise Systemtests kostensparend für beide Implementierungen in einem Zug durchgeführt werden.
Für Steuerabteilungen empfiehlt es sich daher, sich möglichst frühzeitig an der S/4HANA-Migration zu beteiligen, um sicherzustellen, dass in Zukunft eine stärkere, funktionsübergreifende Verzahnung von Tax mit den End-to-End Geschäftsprozessen als ein zentraler Baustein für die weitere Digitalisierung umgesetzt wird.