E-Rechnung

Digitalisierung der Rechnungsstellung: BMF veröffentlicht zweiten Entwurf zur E-Rechnung

Christoph Beutler
Von:
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Seit einem halben Jahr besteht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen in Deutschland. Am 15. Oktober 2024 veröffentlichte das BMF ein erstes Schreiben zur schrittweisen Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung. Am 25. Juni 2025 folgte ein Entwurf für ein zweites BMF-Schreiben, das das bisherige BMF-Schreiben umfassend ändern und ergänzen soll. Darüber hinaus ist vorgesehen, die Regelungen beider Schreiben in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu integrieren. Die Veröffentlichung des zweiten BMF-Schreibens ist für das vierte Quartal 2025 geplant.
INHALTE

Änderungen des neuen BMF-Schreibens

Umgang mit formalen und inhaltlichen Fehlern bei elektronischen Rechnungen 
Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern nicht den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entspricht, als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format gilt. Dabei spielt es keine Rolle, welche Art von Formatfehler vorliegt.

Dies bedeutet, dass Rechnungen, die den Formatvorgaben nicht vollständig entsprechen, den Rechnungsempfänger dennoch zum Vorsteuerabzug berechtigen können, sofern sämtliche inhaltlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß dem Umsatzsteuergesetz erfüllt sind.

Hinweis: Diese Regelung gilt ausschließlich während der Übergangsfrist bis 2026 bzw. 2027. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich nur noch mit einer formal korrekten elektronischen Rechnung möglich.

Weist ein E-Rechnungsdatensatz hingegen inhaltliche Fehler auf, liegt zwar weiterhin eine elektronische Rechnung vor, diese gilt jedoch nicht als ordnungsgemäße Rechnung. In solchen Fällen ist der Vorsteuerabzug zunächst ausgeschlossen. Ein inhaltlicher Fehler im Sinne des BMF-Entwurfs liegt dann vor, wenn bestimmte Pflichtfelder bei der Rechnungserstellung nicht ausgefüllt werden und somit die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht im strukturierten Datensatz einer E-Rechnung enthalten sind.  

Darüber hinaus stellt das BMF klar, dass ein bloßer Verweis im strukturierten Teil des Daten-satzes auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, grundsätzlich nicht den Anforderungen des § 14 UStG genügt.

Validierung eingehender elektronischer Rechnungen 

Die Finanzverwaltung hebt in ihrem Entwurf hervor, dass eingehende elektronische Rech-nungen mithilfe geeigneter Validierungsanwendungen daraufhin geprüft werden sollten, ob sie den Anforderungen der Normenreihe EN 16931 entsprechen.

Hinweis: Zwar bieten die meisten Softwarelösungen Funktionen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, jedoch sollte in Abstimmung mit den jeweiligen Anbietern geprüft werden, ob auch eine Validierungsmöglichkeit integriert ist. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass dies nicht standardmäßig gewährleistet ist.

Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG sind Unternehmer verpflichtet, eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Rechnung für einen Zeitraum von acht Jahren aufzubewahren. Dabei ist sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Für elektronische Rechnungen gilt, dass zumindest der strukturierte Teil der Rechnung in seiner ursprünglichen und unveränderten Form aufbewahrt werden muss.

Darüber hinaus stellt das BMF klar, dass allein die Speicherung und Archivierung elektronischer Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems für um-satzsteuerliche Zwecke regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG darstellt.

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Der Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Klemens Fandrey und Simon Gode verfasst.