Digitalisierungsstrategien für Kommunen: Wege zu effizienter Verwaltung und bürgernahen Services

Digitale Leistungsfähigkeit sichern – warum Kommunen strategisch handeln müssen

Kommunen sind einem tiefgreifenden Transformationsdruck ausgesetzt. Einerseits steigen die Erwartungen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen an schnelle, transparente und digitale Dienstleistungen. Andererseits müssen Kommunen den Wandel so gestalten, dass er effizient, priorisiert und langfristig tragfähig ist. Genau hier wird eine klar formulierte Digitalisierungsstrategie zum entscheidenden Orientierungspunkt.

Das Nutzungsverhalten der Bevölkerung verändert sich rasant: Digitale Angebote – von Banking bis zu städtischen Bürgerservices – prägen die Erwartungen an moderne Verwaltungsleistungen. Wo kommunale Prozesse weiterhin papierbasiert, langsam oder an analoge Öffnungszeiten gebunden sind, drohen Effizienzverluste und sinkendes Vertrauen. Unternehmen erwarten zunehmend digitale Genehmigungsprozesse, verlässliche Bearbeitungszeiten und eine Verwaltung, die wirtschaftliche Entwicklung unterstützt.

Gleichzeitig verschärfen sich interne Rahmenbedingungen. Der demografische Wandel führt absehbar zu einem deutlichen Rückgang des verfügbaren Personals, während neue Aufgabenfelder entstehen – von Klimaanpassung über Mobilitätsentwicklung bis zu sozialpolitischen Herausforderungen. Digitalisierung wird damit zu einer strukturellen Voraussetzung, um Verwaltungsfähigkeit und Servicequalität sicherzustellen.

Fehlt eine strategische Ausrichtung, entstehen Insellösungen, unverbundene IT-Strukturen und Projekte mit geringer Wirkung. Viele Kommunen kennen dies aus früheren Digitalisierungsphasen: mehrere Portale, einzelne Pilotvorhaben, parallele Fachverfahren – jedoch ohne einheitliches Zielbild. Eine Digitalisierungsstrategie verhindert genau diese Fragmentierung. Sie definiert Ziele, Rollen, technische Leitplanken und Prioritäten und sorgt dafür, dass begrenzte Ressourcen wirksam eingesetzt werden.

Strategien machen Fortschritte sichtbar, ermöglichen eine nachvollziehbare Priorisierung und schaffen Transparenz für politische und organisatorische Entscheidungen. Sie bilden die Grundlage dafür, dass Digitalisierung zielgerichtet, wirtschaftlich und nutzerorientiert gelingt.

Grundpfeiler einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie

Wirksame Digitalisierungsstrategien folgen einem ganzheitlichen Ansatz, der technologische, organisatorische und kulturelle Perspektiven verbindet. Im Mittelpunkt steht ein klares strategisches Zielbild: Es beschreibt, wie die Verwaltung künftig arbeiten möchte und welchen Beitrag digitale Services für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen leisten sollen. Es dient als Referenzrahmen für alle Entscheidungen und verhindert unabgestimmte Einzelinitiativen.

Grundlage ist eine fundierte Analyse des Status quo, eine Bewertung der technologischen und personellen Ausgangslage sowie eine klare politische Ambition.

Ebenso wichtig ist ein konsequentes End-to-End-Prozessverständnis. Häufig werden Prozesse nur teilweise digitalisiert, während kritische Schnittstellen analog bleiben. Eine erfolgreiche Strategie betrachtet Abläufe ganzheitlich, löst Silos auf und definiert Verantwortlichkeiten eindeutig. Dadurch entstehen effiziente, medienbruchfreie Prozesse, die Abläufe beschleunigen und die Qualität der Leistungen steigern.

Ein dritter Grundpfeiler ist der professionelle Umgang mit Daten. Daten sind eine strategische Ressource – für operative Steuerung ebenso wie für strategische Planung. Eine Datenstrategie legt Standards, Verantwortlichkeiten und Architekturvorgaben fest. Sie ermöglicht eine fachbereichsübergreifende Nutzung und schafft Transparenz.

Darüber hinaus benötigt Digitalisierung eine klare Governance: definierte Rollen, abgestimmte Priorisierungsmechanismen, ein schlüssiges Projektportfolio sowie ein Monitoring, das Fortschritte sichtbar macht.

Schließlich ist ein strukturierter Change-Prozess entscheidend. Mitarbeitende müssen befähigt werden, neue Arbeitsweisen anzunehmen, zugleich sollten positive Beispiele sichtbar gemacht werden. Erfolgreiche Strategien verknüpfen Zielbild, Technologie, Organisation und Menschen zu einem integrierten Transformationsansatz.

Von der Strategie zur Umsetzung: Roadmaps, Leuchttürme und Priorisierung

Mit der Finalisierung einer Digitalisierungsstrategie beginnt die entscheidende Phase: ihre konsequente Umsetzung. Erst wenn strategische Ziele in priorisierte Maßnahmen, Zeitpläne und Ressourcen übersetzt werden, entsteht ein wirksamer Transformationsprozess. Eine strukturierte Roadmap bildet dafür den verbindlichen Rahmen.

Frühe Erfolge, insbesondere Leuchtturmprojekte, schaffen Akzeptanz und erhöhen die Dynamik. Entscheidend sind klare Prioritäten: Kommunale Ressourcen sind begrenzt, deshalb müssen Projekte nach Nutzen, Wirkung und Umsetzbarkeit bewertet werden. Ein wirkungsorientiertes Monitoring sorgt dafür, dass Fortschritte sichtbar bleiben und Anpassungen rechtzeitig erfolgen.

Grant Thornton in Deutschland unterstützt Kommunen dabei, Digitalisierungsstrategien nicht nur zu entwickeln, sondern auch erfolgreich umzusetzen – von der Priorisierung über die Roadmap bis zur Gestaltung konkreter Leuchtturmprojekte. Sprechen Sie uns an!