Eine neue Fehlerklasse
Bereits im Entwurf des zweiten BMF-Schreibens waren Präzisierungen zu Format- und Inhaltsfehlern vorgesehen. Mit dem finalen Schreiben führt die Finanzverwaltung nun eine weitere Fehlerklasse ein und unterscheidet künftig zwischen drei Fehlerklassen:
- Formatfehler (Rn. 6a):
Treten auf, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen der Norm EN 16931 entspricht oder – bei frei vereinbarten Formaten – keine Extraktion möglich ist. Die Art des Fehlers ist dabei unerheblich: In allen Fällen liegt keine E-Rechnung, sondern eine sonstige elektronische Rechnung vor.
- Geschäftsregelfehler (Rn. 6b):
Entstehen, wenn eine E-Rechnung gegen die für das Format gültigen Geschäftsregeln verstößt. In den Geschäftsregeln sind die logischen Abhängigkeiten der enthaltenen Informationen definiert. Beispiele: fehlende Pflichtfelder (z. B. „BT-10 Buyer reference“) oder widersprüchliche Angaben (z. B. Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz). Solche Fehler können als „critical error“ bei der Validierung erkannt werden. Eine umsatzsteuerrechtliche Relevanz besteht allerdings nur, wenn diese Geschäftsregelfehler umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen.
- Inhaltsfehler (Rn. 35a):
Werden festgestellt, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 und 14a UStG verstoßen wird. In diesem Fall liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Mit der Einführung klar definierter Fehlerklassen gewinnt die Prüfung und Validierung von E-Rechnungen künftig erheblich an Bedeutung – insbesondere für Rechnungsempfänger.
Rechnungssteller können Beanstandungen vermeiden, indem sie ihre Rechnungen bereits vor der Übermittlung validieren. Eine sorgfältige Prüfung und Validierung wird damit zum zentralen Erfolgsfaktor für einen reibungslosen und rechtssicheren E-Rechnungsverkehr.
Validierung von E-Rechnungen
Die Finanzverwaltung präzisiert im zweiten BMF-Schreiben die Prüf- und Validierungspflichten beim Empfang von E-Rechnungen. Der Vorsteuerabzug hängt maßgeblich von der Ordnungsmäßigkeit der E-Rechnung ab, die durch geeignete Validierungsverfahren sicherzustellen ist.
Die Validierung ersetzt dabei nicht die Pflicht des Rechnungsempfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen – sie dient lediglich als technische Unterstützung. Die Finanzverwaltung betont jedoch, dass sich Unternehmer grundsätzlich auf das technische Ergebnis der Validierung hinsichtlich Format und Geschäftsregeln verlassen können, sofern das verwendete Validierungstool sorgfältig ausgewählt und sachgerecht eingesetzt wurde.
Weitere Klarstellungen im Überblick
Übermittlung von Rechnungen bei Ausnahmetatbeständen
Nach dem neuen BMF-Schreiben können Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro), Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Fahrausweise im Personenbeförderungsbereich weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Diese unterliegen keiner E-Rechnungspflicht und bedürfen keiner Zustimmung des Empfängers.
Dagegen erfordert die Verwendung sonstiger elektronischer Rechnungen außerhalb dieser Fälle die Zustimmung des Empfängers – diese kann auch konkludent erfolgen. Der freiwillige Versand von E-Rechnungen ist dagegen stets zustimmungsfrei.
Der strukturierte Teil der E-Rechnung
Die Finanzverwaltung stellt klar, dass ein bloßer Verweis innerhalb der strukturierten Daten auf eine unstrukturierte Anlage (z. B. PDF) nicht ausreicht, um eine ordnungsgemäße E-Rechnung zu gewährleisten. Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD ist daher ausschließlich der strukturierte Teil (XML) maßgeblich.
Archivierung der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist acht Jahre lang zu archivieren. Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit jederzeit gewährleistet sein. Der strukturierte Teil ist unverändert und in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Änderung der Bemessungsgrundlage
Mindert sich nach Rechnungsstellung die Bemessungsgrundlage, ist grundsätzlich keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Dies gilt insbesondere bei Skonti, Nachlässen aufgrund von Mängelrügen oder Rückgängigmachung einer Leistung. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt hingegen stellen keine bloße Minderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern eine Berichtigung der Leistungsbeschreibung.
Kleinunternehmer
Im Vergleich zum ersten BMF-Schreiben wurden die Ausnahmeregelungen für Kleinunternehmer ergänzt. Durch das Jahressteuergesetz 2024 wurde die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) angepasst – Kleinunternehmer sind demnach von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit.
Fazit
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 werden die Regelungen zur E-Rechnung weiter konkretisiert. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen zur Prüf- und Validierungspflicht vertraut machen, um rechtssicher und effizient die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse voranzutreiben.
Dieser Beitrag wurde von unseren Experten Yasin Sadullah Ergür, Simon Gode und Christoph Beutler verfasst.
