Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025

Fehlerarten bei E-Rechnungen: Klare Klassifizierung und steuerliche Konsequenzen

Mit dem neuen Schreiben führt das BMF drei klar abgegrenzte Fehlerklassen ein, die unterschiedliche Rechtsfolgen auslösen:

1. Formatfehler
Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den Syntax-Vorgaben der Norm EN 16931 entspricht – etwa durch falsche Dateiformate oder fehlende technische Pflichtfelder. Auch individuell vereinbarte Formate ohne maschinell auslesbare Struktur fallen darunter.
Folge: Die Rechnung gilt nicht als E-Rechnung; der Vorsteuerabzug ist nach Ablauf der Übergangsfristen ausgeschlossen.

2. Geschäftsregelfehler
Solche Fehler entstehen, wenn eine E-Rechnung gegen die in EN 16931 definierten Geschäftsregeln verstößt. Dazu zählen beispielsweise fehlende Pflichtfelder (z. B. BT-10 Buyer reference) oder widersprüchliche Angaben (z. B. Steuerbetrag passt nicht zum ausgewiesenen Steuersatz).
Technisch können diese Fehler als critical error erkannt werden.
Umsatzsteuerliche Relevanz besteht jedoch nur, wenn ein Geschäftsregelfehler zugleich eine Pflichtangabe nach UStG betrifft.

3. Inhaltsfehler
Inhaltsfehler liegen vor, wenn Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG unzutreffend oder unvollständig sind.
Folge: Es handelt sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung.

Fazit Prüfpflichten:
Mit der klaren Einteilung der Fehlerklassen gewinnt die technische und inhaltliche Prüfung von E-Rechnungen erheblich an Bedeutung – besonders für Rechnungsempfänger. Rechnungssteller können Beanstandungen vermeiden, indem sie Rechnungen vor Übermittlung validieren. Eine sorgfältige Vorab-Validierung wird damit zum zentralen Erfolgsfaktor für einen rechtssicheren E-Rechnungsverkehr.

Validierung und Prüfung von E-Rechnungen: Technische Unterstützung und gesetzliche Anforderungen

Das BMF konkretisiert im Schreiben die Verantwortlichkeiten bei der Validierung eingehender E-Rechnungen.
Der Vorsteuerabzug hängt maßgeblich von der Ordnungsmäßigkeit der Rechnung ab, weshalb Unternehmen geeignete Validierungsverfahren einsetzen müssen.

Wichtig ist dabei:

• Die Validierung ersetzt nicht die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Unternehmen dürfen sich grundsätzlich auf das technische Prüfergebnis hinsichtlich Format und Geschäftsregeln verlassen – vorausgesetzt, das verwendete Tool wurde sorgfältig ausgewählt und korrekt eingesetzt.

Damit werden Validierungslösungen zu einem zentralen Bestandteil des Compliance-Prozesses.

Weitere praxisrelevante Klarstellungen

Das Schreiben enthält zusätzliche Hinweise mit unmittelbarer Relevanz für die Praxis:

Pflichtangaben
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil der Rechnung enthalten sein. Verweise auf unstrukturierte Anhänge (z. B. PDF) sind unzulässig.

Hybridformate
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist allein der strukturierte Teil maßgeblich.

Archivierung

• E-Rechnungen sind mindestens acht Jahre revisionssicher aufzubewahren.
• Für steuerliche Zwecke reicht die unveränderte Speicherung des strukturierten Teils – auch außerhalb eines GoBD-konformen Systems.

Rechnungsberichtigung & Änderung der Bemessungsgrundlage

• Eine bloße Minderung der Bemessungsgrundlage (z. B. Skonto, Nachlass, Mängelrüge) erfordert keine Berichtigung.
• Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt stellen dagegen keine bloße Minderung dar und machen eine neue E-Rechnung erforderlich. 

Fazit

Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 werden die Anforderungen an die E-Rechnung weiter geschärft. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Validierungs- und Prüfprozesse den neuen Vorgaben entsprechen. Besonders die technische und inhaltliche Kontrolle eingehender E-Rechnungen gewinnt an Bedeutung.
Ein strukturiertes, rechtssicheres Vorgehen unterstützt Unternehmen dabei, die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse effizient und compliant umzusetzen.