Ein besserer Software-ROI mit WalkMe am Beispiel im Maschinen und Anlagenbau

Die Lücke zwischen Software-Investitionen und Wertschöpfung

Viele Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau investieren massiv in Software, doch der versprochene Nutzen bleibt oft hinter den Erwartungen zurück. Die Ursache dafür liegt weniger in den Tools, sondern in der „Lücke“ zwischen Prozessen, Menschen und wechselnden Systemen – der sogenannten Digital Adoption Gap.

Doch was bedeutet „Digital Adoption Gap“?

Es beschreibt die Diskrepanz zwischen eingeführter Technologie und ihrer wertstiftenden Nutzung im Tagesgeschäft. Drei Akteure sind hierbei besonders entscheidend:

1. Technologie & Systeme – z. B. ERP, CRM, MES, CPQ, Service-Portale
2. Geschäftsprozesse – etwas Angebots- und Auftragsabwicklung, Produktentwicklung, Inbetriebnahme, Wartung und Ersatzteilemanagement.
3. Menschen – Mitarbeitende, die diese System bedienen und Entscheidungen treffen.

Passt eines der Elemente nicht zum anderen, entstehen Reibungsverluste: langsames Onboarding, Prozessbrüche, manuelle Workarounds, Medienbrüche, schlechte Datenqualität – und damit ein verpasster Business-Value.

WalkMe als Lösung des Problems

Genau hier setzt WalkMe als Digital Adoption Platform (DAP) an. Eine DAP liegt als Overlay über der bestehenden IT-Landschaft – egal ob CAD, PLM, ERP, FSM oder Mobile Apps – und führt Mitarbeitende direkt im Moment der Arbeit durch ganze Prozesse, automatisiert Routineaufgaben und stellt Wissen kontextbezogen, direkt in der laufenden Anwendung, bereit. Das Ergebnis sind schnellere Einarbeitungen, weniger Fehler, konsistente Stammdaten und spürbar effizientere Serviceprozesse.

Um das zu erreichen, setzt WalkMe auf drei strategische Säulen: Data, Action und Experience. Unternehmen erhalten zunächst Transparenz über Nutzung, User Journeys und Reibungspunkte im Tech-Stack bzw. Prozess. Darauf aufbauend entstehen geführte Workflows und Automatisierungen, die Anwender in der Applikation selbst anleiten. Durch kontextbezogene Hilfen, Checklisten, Tooltipps und Benachrichtigungen wird ein stimmiges Erlebnis geschaffen – unabhängig vom System. Wichtig ist, dass diese Hilfsschicht ohne Änderungen an der zugrunde liegenden Software auskommt – WalkMe ist eine No-Code-Lösung, die bestehende Systeme ergänzt - ohne deren Programmcode aufwändig anzupassen.

Für Unternehmen in der industriellen Fertigung ist das besonders interessant, da betriebliche Arbeitsflüsse oftmals systemübergreifend sind. Konstruktionsänderungen starten im CAD und PLM, durchlaufen ERP-Systeme, in denen Materialstämme und Arbeitspläne angelegt werden, um schließlich als Ticket im Service- oder Einsatzplanungssystem zu enden. WalkMe verbindet diese Ketten, erzwingt Pflichtfelder, validiert Übergaben und zeigt Wissensartikel und Checklisten an den Stellen an, an denen sie benötigt werden. Form Analytics zeigen zusätzlich, wo Nutzerinnen und Nutzer abbrechen oder Eingaben falsch machen und liefert damit konkrete Ansatzpunkte, um Prozesse First Time Right zu gestalten.

Die betriebswirtschaftliche Perspektive untermauert die Relevanz von WalkMe bzw. DAPs. Große Unternehmen verlieren jährlich hohe Summen durch mangelnde Sichtbarkeit, gescheiterte IT-Projekte und Produktivitätsverluste. Zugleich wird die tatsächliche Anzahl genutzter Anwendungen oft drastisch unterschätzt. Eine DAP schließt genau diese Lücke, indem sie Nutzungsdaten, geführte Prozesse und Automatisierung verbindet – für einen messbaren Return on Invest (ROI) statt reiner Lizenzzuwächse.

Use Case: End-to-End Prozessreise mit WalkMe

Wie könnte der Einsatz von WalkMe konkret in einer Wertschöpfungskette im Maschinen- und Anlagenbau aussehen? Nachfolgend ein beispielhafter durchgängiger Use Case - von der Konstruktion bis zum Service.

1. Konstruktion (Engineering)

Ziel: Produktdaten korrekt im PLM pflegen: „First Time Right“ Design.

Typische Hürde: Komplexe PLM-Systeme, unklare Freigabeprozesse; Fehler in Stücklisten möglich.

WalkMe-Lösung: In-App-Guide führt Konstrukteure durch Freigabe-Workflow im PLM. Pflichtfelder (z. B. Materialnummern, Zeichnungsstände) werden hervorgehoben und erzwungen.

Outcome: Weniger Fehler in Stücklisten, erste Freigabe oft ohne Nachbesserungen (höhere Datenqualität im PLM).

2. Arbeitsvorbereitung (Planung)

Ziel: Fertigungsprozesse effizient planen, Durchlaufzeiten verkürzen.

Typische Hürde: Unterschiedliche Tools (ERP, MES); komplizierte Eingaben für Stückzeiten, Arbeitspläne.

WalkMe-Lösung: WalkMe schaltet kontextuelle Hilfen im ERP/MES dazu – z. B. Tooltipps bei Eingabefeldern und Schritt-für-Schritt-Assistent für Anlage neuer Arbeitspläne.

Outcome: Schnellere Planung: First Time Right bei Anlage von Arbeitsplänen, weniger Rückfragen an erfahrene Kollegen.

3. Materialstammdaten (ERP Datenpflege)

Ziel: Hohe Datenqualität bei Artikel- und Materialstämmen.

Typische Hürde: Viele Pflichtfelder, Gefahr von Inkonsistenzen (falsche Maßeinheiten, fehlende Klassifizierungen).

WalkMe-Lösung: WalkMe validiert Eingaben direkt (z. B. Format von Artikelnummern) und fordert fehlende Infos ein.

Outcome: Bessere ERP-Datenqualität, weniger Materialfehler in der Fertigung; Stammdaten werden auf Anhieb richtig angelegt.

4. Disposition (Materialplanung)

Ziel: Material rechtzeitig und kostenoptimal disponieren.

Typische Hürde: Komplexe MRP-Parameter, selten genutzte Transaktionen, Benutzer übersehen Warnmeldungen.

WalkMe-Lösung: WalkMe gibt visuelle „Nudges“ im Dispo-Cockpit des ERP: z. B. Hinweisbanner bei kritischen Lagerbeständen.

Outcome: Prozesssicherheit steigt – Disponenten halten die richtigen Schritte ein. Fehlteile und Überbestände werden reduziert (Kostenersparnis).

5. Service (After-Sales/Fieldservice)

Ziel: Hohe First-Time-Fix-Rate beim Kunden, Servicekosten senken.

Typische Hürden: Neue Servicetechniker kennen Systeme/Prozesse nicht gut; Fehlerrisiko bei Diagnose oder Ersatzteilbestellung.

WalkMe-Lösung: WalkMe integriert sich in die Field-Service-Management Anwendung: es leitet den Techniker durch die Service-Checkliste, zeigt an, welche Daten vor Abschluss erfasst sein müssen, und blendet bei Bedarf Wissensartikel ein.

Outcome: First Time Right im Service; Probleme werden meist beim ersten Einsatz gelöst. Serviceeffizienz steigt, weniger zweite Einsätze nötig (senkt die Total Cost of Ownership (TCO) im Service).

In dieser Prozessreise wird deutlich, dass WalkMe in jeder Abteilung – von Engineering über Fertigung bis zum Kundenservice – als digitaler Coach fungiert. Die Mitarbeitenden werden durch komplexe digitale Abläufe gelotst, Fehler werden präventiv vermieden und Silos durchbrochen. Gerade im Zusammenspiel der Stationen (z. B. korrekte Konstruktionsdaten führen zu weniger Problemen im Service) zeigt sich der End-to-End-Effekt: Durchgängige Datenqualität und Prozessführung sorgen für mehr Effizienz und Qualität entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Fazit

Der Maschinen- und Anlagenbau benötigt heute keine weiteren Einzellösungen, sondern eine verbindende Schicht, die Menschen, Prozesse und Systeme im Arbeitsfluss zusammenbringt – genau hier setzt WalkMe als No-Code-Overlay an. Eine DAP schafft Transparenz, führt durch ganze Prozesse – über die Anwendungsgrenzen hinweg – automatisiert Routinen und stabilisiert Stammdaten. Das Ergebnis sind kürzere Einarbeitungszeiten, eine höhere First Time Right, weniger Supportaufwand und spürbar niedrigere TCO. Mit WalkMe wird aus Softwarevielfalt messbarer ROI – und aus digitaler Komplexität ein Wettbewerbsvorteil.

Gerne beraten wir Sie zu einem Einsatz von WalkMe in Ihrem Unternehmen, sprechen Sie uns an!

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