Organhaftung vermeiden: Entscheidungen richtig dokumentieren

Die richtigen Fragen beantworten

Beschlussvorlagen konzentrieren sich in der Regel auf die Vorteile und Chancen, die für eine geplante Maßnahme sprechen. Stellt sich später heraus, dass die Entscheidung ungünstig war, hilft das oft nicht weiter. Stattdessen muss der Vorstand oder Geschäftsführer dann nachweisen, dass er auch die Risiken und Nachteile bedacht hat. Er wird in diesem Fall mit Fragen konfrontiert wie etwa:

• Warum hat man sich nicht gründlicher informiert?
• Warum hat man sich nicht besser gegen Risiken abgesichert?
• Warum hat man nicht noch abgewartet?
• Welche Alternativen gab es und warum hat man sich dagegen entschieden?

Gute Dokumentation sollte deshalb nicht nur die Gründe darstellen, die für eine Maßnahme sprechen. Sie sollte auch belegen, dass die Entscheidung sorgfältig vorbereitet wurde, dass man also die verfügbaren Informationsquellen ausgeschöpft, Alternativen geprüft und Chancen und Risiken gegeneinander abgewogen hat.

Jedenfalls bei weitreichenden Entscheidungen sollten die Vor- und Nachteile nicht nur erwähnt, sondern möglichst konkret beziffert und mit Nachweisen belegt werden. Sonst entsteht im Schadensfall schnell der Eindruck, dass nachlässig recherchiert wurde.

Rückschaufehler verhindern

Besonders gefährlich ist im Haftungsfall der sogenannte Hindsight Bias beziehungsweise Rückschaufehler: Viele Menschen beurteilen unternehmerische Fehlentscheidungen im Nachhinein zu kritisch. Denn wer bereits weiß, wie sich eine Entscheidung ausgewirkt hat, bildet sich oft ein, dass genau dieses Ergebnis von Anfang an vorhersehbar war. Warnsignale werden dann unbewusst überbewertet und die Gründe, die damals für die Maßnahme sprachen, wirken rückblickend viel weniger überzeugend.

Gute Dokumentation muss diesen Hindsight Bias entkräften. Für den Leser sollte deutlich erkennbar sein, welchen Kenntnisstand der Entscheider damals hatte und bei welchen Punkten er mit Unsicherheiten konfrontiert war oder mit Annahmen und Prognosen arbeiten musste.

Solche Ungewissheiten sollten klar benannt werden, um den Leser daran zu erinnern, dass er sich in die damalige Situation hineinversetzen muss. Andernfalls neigen selbst erfahrene Führungskräfte zum Hindsight Bias. Für einen Richter, der kaum eigene Erfahrung mit unternehmerischen Entscheidungen hat, gilt das erst recht.

Häufig übersehene Punkte

In der Praxis werden folgende Themen besonders oft nachlässig dokumentiert:

• Der Geschäftsverteilungsplan. Dort sollte eindeutig festgelegt sein, welches Vorstandsmitglied beziehungsweise welcher Geschäftsführer für welche Aufgabenbereiche zuständig ist. Denn ohne wirksame Geschäftsverteilung sind alle Vorstandsmitglieder beziehungsweise Geschäftsführer gemeinsam für sämtliche Aufgaben verantwortlich. Kritisch sind beispielsweise rein mündliche Regelungen oder eine Geschäftsverteilung, in der unbeliebte Themen wie „Compliance“ nicht eindeutig zugeordnet werden.
  
  
• Selbst bei wirksamer Geschäftsverteilung muss jeder Vorstand beziehungsweise Geschäftsführer seine Kolleginnen und Kollegen aus den anderen Ressorts weiterhin überwachen. Damit dies im Ernstfall nachweisbar ist, haben sich regelmäßige, protokollierte Berichte aller Ressorts in den Vorstands- oder Geschäftsführungssitzungen bewährt. Zusätzlich sollte dort protokolliert sein, welche kritischen Nachfragen man gegebenenfalls zu diesen Berichten gestellt hat.
  
  
• Auch die Zusammenarbeit mit Aufsichtsorganen oder der Gesellschafterversammlung sollte nachweisbar festgehalten werden. Erstens muss später klar sein, welche Informationen diese Gremien vor ihrer Beschlussfassung erhalten haben. Sonst sind erteilte Entlastungen, Weisungen oder Zustimmungen oft nichts wert. Zweitens sollten Vorstände beziehungsweise Geschäftsführer jedenfalls bei kritischen Entscheidungen auf einer förmlichen Weisung beziehungsweise Zustimmung bestehen. Rein informelle Äußerungen oder eine stillschweigende Zustimmung helfen im Haftungsfall entweder gar nicht oder sind nur schwer nachweisbar. Das gilt erst recht, wenn sie nur von einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern oder Gesellschaftern stammen.

Dokumentation richtig archivieren

Organhaftungsansprüche werden oft erst Jahre später geltend gemacht. Bis dahin ist die Erinnerung an wichtige Details verblasst. Häufig ist der Betroffene auch schon aus dem Unternehmen ausgeschieden. Er darf dann zwar Akteneinsicht nehmen, aber das hilft ihm nur, wenn er weiß, wonach er suchen muss, und wenn die Unterlagen noch vorhanden sind.

Die relevanten Fakten sollten deshalb nicht über viele Dokumente und E-Mails verstreut sein, sondern gebündelt werden. Beispielsweise können alle wichtigen Unterlagen als Anhang zur finalen Beschlussvorlage hinzugefügt werden.

Anhand dieses Anlagenpakets sollte sich der gesamte Entscheidungsweg rekonstruieren lassen, einschließlich solcher Alternativen, die man gleich zu Beginn geprüft und verworfen hatte. Denn im Haftungsfall kann es gerade auf solche frühen Weichenstellungen ankommen, wie im Abschnitt „Die richtigen Fragen beantworten“ dargestellt.

Die Dokumentation muss im Ernstfall auch noch auffindbar sein. Im Idealfall wird sie daher zentral und revisionssicher gespeichert, sodass sie vor Verlust und Veränderung geschützt ist.

Die Unterlagen sollten zudem ausreichend lange archiviert werden. Organhaftungsansprüche verjähren je nach Gesellschaft meistens in fünf beziehungsweise zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist sollte sogar noch etwas länger sein für den Fall, dass die Schadensersatzforderung erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist geltend gemacht wird. Bis der betroffene ehemalige Manager Akteneinsicht erhält, vergehen in der Regel nämlich mehrere Monate. Die übliche buchhalterische Aufbewahrungsfrist von maximal zehn Jahren ist für manche Gesellschaften also zu kurz.

Vorsicht bei beruflichen Veränderungen

Wer das Unternehmen verlässt, befördert wird oder eine neue Aufgabe übernimmt, sollte dies zum Anlass nehmen, nochmals an die Dokumentation seiner bisherigen Tätigkeit zu denken.

Dies ist oft die letzte Chance, eine saubere Aktenlage zu schaffen und für eine sichere Archivierung zu sorgen. Außerdem besteht in dieser Phase ein erhöhtes Risiko, dass Daten versehentlich verloren gehen, zum Beispiel beim Ausräumen des Büros oder nach der Rückgabe von Laptop und Smartphone. Wer sich beruflich verändert, sollte sich daher erkundigen, was mit seinen Daten und Akten geschehen wird.

Außerdem sollte dokumentiert werden, welche privaten Unterlagen man aus dem alten Büro mitnimmt oder entsorgt und welche privaten Daten vom Laptop und Smartphone mitgenommen oder gelöscht werden. Denn falls später Streit entsteht, kann sonst der Vorwurf aufkommen, dass bei dieser Gelegenheit auch Geschäftsgeheimnisse gestohlen oder Beweismittel vernichtet wurden.

Die Mitnahme oder Vernichtung von Unterlagen und Dateien erledigt man daher am besten nicht eigenmächtig, sondern in Abstimmung mit dem Unternehmen, zum Beispiel mit der IT-Abteilung.

Fazit: Gute Dokumentation kann vor Organhaftung schützen

Dokumentation ist mühsam, kann im Ernstfall aber die wirtschaftliche Existenz retten. Führungskräfte sollten das Thema deshalb ernst nehmen und nicht darauf vertrauen, dass sich Vorstandsassistenzen oder Sekretariate ausreichend darum kümmern. 

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