Resturlaub und Verfall von Urlaubsansprüchen

Verfällt Urlaub automatisch zum Jahresende?

Grundregel:

• Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden
• Automatischer Verfall tritt nur ein, wenn:
  • Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Mitwirkungspflichten erfüllt haben und
  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage waren, den Urlaub zu nehmen

Was bedeuten diese Mitwirkungspflichten konkret?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen rechtzeitig, transparent und ausdrücklich:

• Über den konkreten Urlaubsstand informieren
• Zur Inanspruchnahme des Urlaubs im laufenden Kalenderjahr auffordern
• Auf den drohenden Verfall hinweisen
• Sicherstellen, dass Beschäftigte tatsächlich in der Lage sind, den Urlaub zu nehmen

Folgen bei Nichterfüllung der Mitwirkungspflicht

• Urlaub verfällt nicht und bleibt über den 31. Dezember hinaus bestehen
• Dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen
• Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses: finanzielle Abgeltung einer großen Anzahl von Urlaubstagen
• Mitwirkungspflichten müssen nachgeholt werden, erst dann beginnen die Fristen für den Verfall und die Verjährung erneut zu laufen

Tipp: Individuelles Informationsschreiben im Laufe des Jahres an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer versenden, und zwar so rechtzeitig, dass sie ihren verbleibenden Urlaub noch nehmen können.

Übertragung von Urlaubsansprüchen auf das folgende Kalenderjahr

Im Fall der Übertragung muss Urlaub grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Übertragung auf das folgende Kalenderjahr erfolgt von Gesetzes wegen für den gesetzlichen Mindesturlaub, wenn:

• Dringende betriebliche Gründe vorliegen (z. B. Auftragslage, Personalengpässe), oder
• persönliche Gründe vorliegen (z. B. krankheitsbedingte Fehlzeiten)

und diese Gründe die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer daran gehindert haben, den Urlaub zu nehmen.

Auswirkungen von Krankheit auf den Verfall von Urlaubsansprüchen

Bei andauernder Arbeitsunfähigkeit wird der Urlaub über den 31. März des Folgejahres hinaus übertragen.

Drei entscheidende Fälle bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit:

1. Durchgehende Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit

• Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer war im gesamten Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und konnte allein deshalb Urlaub nicht nehmen
• Urlaubsanspruch verfällt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres
• Erfüllung der Mitwirkungspflicht ist irrelevant (Urlaub konnte ohnehin nicht genommen werden)

2. Im Jahresverlauf eintretende Arbeitsunfähigkeit

• Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer hat zunächst gearbeitet, wird dann im Laufe des Jahres arbeitsunfähig
• Bei andauernder Arbeitsunfähigkeit: Verfall 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres,
• das gilt aber nur, wenn Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber rechtzeitig vor der Erkrankung ihre Mitwirkungspflichten erfüllt haben

3. Frühzeitige Arbeitsunfähigkeit und fehlende Mitwirkungsmöglichkeit

• Im Kalenderjahr wurde zunächst gearbeitet
• Arbeitsunfähigkeit tritt so früh ein, dass es tatsächlich nicht möglich war, zur Inanspruchnahme des Urlaubs zu veranlassen
• Verfall mit Ablauf der 15-Monats-Frist unabhängig vom Erfüllen der Mitwirkungspflicht

Tipp: Mitwirkungspflicht bereits zum Jahresbeginn erfüllen. Sonst besteht das Risiko, dass der Urlaub wegen einer im Verlauf des Urlaubsjahres eintretenden krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nicht mit Ablauf der 15-Monats-Frist erlischt.

Gibt es Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsvertrag?

Grundsatz:

• Gesetzlicher Mindesturlaub kann vertraglich nicht zuungunsten der Beschäftigten eingeschränkt werden
• Klare Vertragsgestaltung kann dennoch Flexibilität bringen

Wichtig: Saubere Unterscheidung zwischen:

• Gesetzlichem Mindesturlaub (4 Wochen = 20 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche)
• Vertraglichem Mehrurlaub (alles darüber hinaus)

Gestaltungsspielraum beim vertraglichen Mehrurlaub:

• Bei transparenter Trennung vom Mindesturlaub: eigene Regelungen zu Verfall und Übertragung möglich
• Fehlt eine solche Unterscheidung: Für den gesamten Urlaubsanspruch gelten die strengen gesetzlichen Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes (Verfall, Mitwirkungspflichten)

Vertragliche Ausschlussfristen:

• Verhindern nicht das Ansammeln von Urlaubsansprüchen während des Arbeitsverhältnisses
• Minimieren nach Beendigung das Risiko verspätet geltend gemachter Ansprüche auf Urlaubsabgeltung

GT.Employment.Law.Bites – Auf den Punkt

• Urlaub verfällt nicht automatisch
• Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen aktiv und transparent informieren:
  • Konkrete Information über den Urlaubsanspruch
  • Aufforderung zur Inanspruchnahme im laufenden Urlaubsjahr
  • Hinweis auf drohenden Verfall
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen ihre Urlaubsstände kennen und tatsächlich nutzen können

Fazit: Das Bundesurlaubsgesetz ist zwar kompakt, doch die – vor allem europarechtlich geprägte – Rechtsprechung macht das Urlaubsrecht zunehmend komplex.

Handlungsempfehlungen:

• Mitwirkungspflichten ernst nehmen
• Vorhandene Prozesse und Informationsschreiben prüfen
• Besondere Vorsicht bei Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit
• Bei Vertragsgestaltung genauer Blick auf das Thema Urlaub

In den nächsten Teilen von GT.Employment.Law.Bites greifen wir typische Praxisfragen rund um die anstehenden Betriebsratswahlen, Equal-Pay, gängige Mythen im Arbeitsrecht & Co. auf. Das ganze kurz, verständlich und auf den Punkt gebracht.