Steuerliche Risiken im Fokus: Warum der VAT Health Check der erste Schritt ist

Was ist ein VAT Health Check?

Ein VAT Health Check ist eine strukturierte Überprüfung ausgewählter umsatzsteuerlicher Prozesse, Buchungen und Dokumentationen. Ziel ist es, die Übereinstimmung Ihrer internen Abläufe mit den steuerlichen Vorgaben sicherzustellen und mögliche Risiken aufzudecken – bevor es zu Prüfungen oder Beanstandungen durch die Finanzverwaltung kommt.

Warum sollten Sie einen VAT Health Check durchführen?

1. Frühzeitige Identifikation von Risiken

Umsatzsteuerliche Fehler entstehen häufig unbewusst – sei es durch unklare Sachverhalte, fehlerhafte Systemabbildungen oder komplexe grenzüberschreitende Transaktionen. Ein Health Check legt solche Schwachstellen offen, bevor sie zu finanziellen Belastungen führen. 

2. Vermeidung von Nachzahlungen und Strafzinsen

Fehlerhafte Umsatzsteuerbehandlungen können bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Nachzahlungen führen. Ein proaktiver Check minimiert dieses Risiko und schafft Sicherheit.

3. Optimierung interner Prozesse

Durch den Review Ihrer Prozesslandschaft – von der Rechnungsstellung bis zur Systemlogik im ERP – werden Ineffizienzen aufgedeckt und praxisorientierte Verbesserungen ermöglicht.

4. Nutzung steuerlicher Potenziale

Viele Unternehmen schöpfen mögliche Vorsteuerabzüge oder Vereinfachungsregelungen nicht voll aus. Ein Health Check zeigt Ihnen, wo steuerliche Vorteile realisiert werden können.

5. Sicherheit für internationale Transaktionen

Besonders im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr ist die richtige steuerliche Behandlung entscheidend. Ein VAT Health Check schafft Klarheit und erhöht die Compliance im internationalen Umfeld.

Wie läuft ein VAT Health Check ab?

Ein VAT Health Check folgt einem strukturierten und transparenten Vorgehen, das darauf abzielt, umsatzsteuerliche Risiken zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und Compliance sicherzustellen. Der Ablauf lässt sich typischerweise in fünf Phasen gliedern:

1. Kick-off & Scope Definition

Zu Beginn werden gemeinsam mit Ihnen die Ziele des Unternehmens, der Umfang und die Besonderheiten des Health Checks festgelegt. Wichtig ist dabei, dass im gemeinsamen Kick-off Meeting der Umfang des Health Checks und die Priorisierung der einzelnen zu prüfenden Themen klar definiert werden. Es muss nicht immer eine Vollprüfung sein, sondern die Prüfung kann sich auf klassisch risikobehaftete Prozesse beschränken, wenn keine Vollprüfung gewünscht oder aus Budget- und Kapazitätsgründen nicht möglich ist. Unsere Beratungspraxis hat gezeigt, dass die Ressourcen in Unternehmern aufgrund von personellen Engpässen teils kein großes Projekt zulassen. In diesen Fällen bietet ein gezielter Health Check die perfekte Maßnahme, um risikoorientiert die wichtigsten Prozesse zu betrachten. Denn auch hier gilt: lieber wenige Prozesse richtig aufsetzen als gar keine! 

Typische Fragen dabei sind:

• Welche Geschäftsbereiche und Länder sollen geprüft werden?
• Welche Systeme, Prozesse und Transaktionen stehen im Fokus?
• Gibt es aktuelle Problemstellungen oder interne Fragestellungen?

Das Ergebnis ist ein klarer Projektplan, der den Ablauf und die benötigten Informationen definiert.

2. Daten- und Dokumentensammlung

In dieser Phase werden relevante Unterlagen gesammelt, z. B.:

• Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen)
• Buchungsdaten / ERP Exporte
• Prozessbeschreibungen und interne Richtlinien
• Verträge und Dokumentation von Geschäftsmodellen
• Stammdaten wie Kunden-, Lieferanten- oder Materialstammsätze

Diese Informationen bilden die Grundlage für die spätere Analyse.

3. Analyse der Prozesse und Transaktionen

Anschließend erfolgt die fachliche Prüfung. Dazu gehören je nach vereinbartem Scope:

Prozessanalyse

• Wie wird die Umsatzsteuer im ERP abgebildet?
• Wo bestehen manuelle Eingriffe oder Sonderbehandlungen?
• Stimmen Prozessfluss und steuerliche Behandlung überein?

Transaktionsanalyse

• Prüfung von Stichprobenbuchungen
• Bewertung grenzüberschreitender Lieferungen und Dienstleistungen
• Überprüfung von Steuerschlüsseln, Tax Codes und Kontierungen
• Analyse typischer Risikobereiche (z. B. Reihengeschäfte, Werklieferungen, Place of Supply-Regeln)
• Systemprüfung
• Abgleich von Systemlogiken und Steuerfindung
• Erkennung von Fehlkonfigurationen oder widersprüchlichen Einstellungen

4. Bewertung & Identifikation von Risiken und Potenzialen

Die Ergebnisse der Analyse werden strukturiert ausgewertet. Dabei werden identifiziert:

• Risiken (falsche Steueranwendung, fehlende Dokumentation, Systemfehler)
• Ineffiziente Prozesse (manuelle Workarounds, Medienbrüche)
• Optimierungspotenziale (Vereinfachungsregelungen, Vorsteueroptimierung)
• Quick Wins (einfach umsetzbare Sofortmaßnahmen)

Jedes Ergebnis wird nach Relevanz und finanzieller Auswirkung priorisiert.

5. Ergebnispräsentation & Handlungsempfehlung

Zum Abschluss erhalten Sie je nach Scope und Wunsch eine klare, praxisorientierte Übersicht, z.B.:

• Executive Summary
• Risikobericht mit konkreten Beispielen und Auswirkungen
• Empfehlungen für kurz- und langfristige Maßnahmen
• Priorisierte Roadmap zur Umsetzung
• Workshops mit Fachabteilungen und IT

Damit verfügt Ihr Unternehmen über eine vollständige Entscheidungsgrundlage – inklusive sicherer, umsetzbarer To dos für die nächsten Schritte.

Ergebnis: Transparenz, Sicherheit und steuerliche Optimierung.

Ein VAT Health Check kann nicht nur Sicherheit gegenüber Finanzbehörden fördern, sondern schafft auch klare Strukturen, optimierte Prozesse und häufig sogar finanzielle Vorteile. Er ist ein wirksames Instrument, um Compliance zu stärken und unternehmensweite Risiken zu reduzieren.

Ausblick: Am Ende ist der VAT Health Check der erste Schritt hin zu einem Umsatzsteuer – Tax Compliance Management System.

Kombinierte Health Checks – Weshalb Schnittstellenthemen zu weiteren Steuerarten Bestandteil sein sollten 

In einer dynamischen regulatorischen Landschaft wird steuerliche Compliance immer komplexer. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, nicht nur die Umsatzsteuer sicher zu beherrschen, sondern gleichzeitig eine Vielzahl weiterer steuerlicher und abgabenrechtlicher Verpflichtungen zu erfüllen. Genau hier setzt unser interdisziplinärer Tax Health Check an: Er vereint den klassischen VAT Health Check mit Prüfungen in Lohnsteuer, Zoll und Sozialversicherung – für einen ganzheitlichen Blick auf Ihre steuerlichen Prozesse und Risiken.

Warum ein kombinierter Health Check? 

Steuerarten wirken selten isoliert. Lieferketten (Einfuhren, Ausfuhren) beeinflussen die Umsatzsteuer und den Zoll, Incentivierungen (z.B. Betriebsveranstaltungen, Geschenke, PKW- Nutzung) wirken sich gleichermaßen auf die Umsatzsteuer und Lohnsteuer aus, Mitarbeitendenreinsätze betreffen Lohnsteuer und Sozialversicherung, internationale Dienstleistungen haben Auswirkungen auf mehrere Steuerarten gleichzeitig. Ein integrierter Health Check ermöglicht es Ihnen, diese Zusammenhänge transparent zu machen und Risiken umfassend zu reduzieren.

Unsere Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass Themen, die Dauerbrenner in der Betriebsprüfung sind, nie isoliert betrachtet werden sollten. Aus diesem Grunde haben sich unsere Expertinnen und Experten bereits in erfolgreichen umfangreichen Projekten mit den Schnittstellenthemen gemeinsam befasst und basierend auf der Praxiserfahrung für die einzelnen Schnittstellen einen kombinierten Health Check für diese Schnittstellen entwickelt. 

Ihr Vorteil: Da die Themen Überschneidungen bei den Verantwortlichen bzw. Zuständigen im Unternehmen haben, werden die Ansprechpartner für mehrere Steuerarten nur einmal effizient involviert. Dadurch werden unternehmensinterne Ressourcen minimal gebunden mit dem maximalen Ergebnis, dass mehrere Hochrisiko-Steuerarten betrachtet werden. Durch die Schnittstellenbetrachtung können erfahrungsgemäß interne Prozesse optimiert und aufgrund von Empfehlungen Risiken verringert werden.

So läuft Ihr kombinierter Health Check ab

Gemeinsam definieren wir analog zum oben dargestellten VAT Health Check Umfang, Schwerpunkte und die einzubindenden Steuerarten. Je nach Bedarf werden neben der Umsatzsteuer auch Lohnsteuerprozesse, Zollthemen oder Sozialversicherungsaspekte einbezogen. So entsteht ein maßgeschneiderter Prüfungsansatz für Ihr Unternehmen.

Basierend hierauf erfolgt die gezielte Sammlung aller relevanten Daten und Dokumente, z.B. 

• Umsatzsteuer (ERP-Daten, Prozessbeschreibungen, Transaktionsübersichten)
• Lohnsteuer (Reisekosten, Vergütungsmodelle, Verträge, Entsendungen)
• Zoll (Zolltarifnummern, Präferenznachweise, Import-/Exportdokumente)
• Sozialversicherung (Verträge, Statusfeststellungen, Entsendeunterlagen)

Die Kombination dieser Informationen ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung von Risiken und Schnittstellen.

Wir prüfen dann z.B.:

• steuerliche Abbildung im ERP
• typische Risikobereiche wie grenzüberschreitende Transaktionen
• Systemkonfigurationen und Steuerfindung
• lohnsteuerliche Behandlung von Vergütungsbestandteilen
• Zollprozesse wie Ausfuhrnachweise in Kombination mit umsatzsteuerfreien Ausfuhrlieferungen sowie Einfuhrprozesse (Schuldner der Einfuhrumsatzsteuer und Vorsteuerabzug)
• sozialversicherungsrechtliche Einstufungen und Meldepflichten

Dabei werden nicht nur isolierte Risiken sichtbar, sondern auch Bereiche, in denen mehrere Steuerarten betroffen sind – etwa Mitarbeitendenentsendungen, Lieferantenketten oder hybride Vergütungsmodelle.

Bewertung & Priorisierung

Wir identifizieren:

• Risikopositionen je Steuerart
• finanzielle Auswirkungen und Compliance-Relevanz
• übergreifende Problemfelder an Schnittstellen
• Quick Wins, die eine sofortige Verbesserungen ermöglichen

So erhalten Sie volle Transparenz über Ihren steuerlichen Status quo.

Ergebnisbericht & Maßnahmenplan

Sie erhalten auf Wunsch eine klare, leicht verständliche Auswertung:

• Executive Summary für das Management
• detaillierte Risikoberichte je Steuerart
• priorisierte Handlungsempfehlungen
• Roadmap zur nachhaltigen Optimierung Ihrer Steuer- und Compliance-Prozesse
• Workshops mit Tax, Finance, HR oder Logistics

Ihr Mehrwert auf einen Blick

• Sie gewinnen  zusätzliche Sicherheit über relevante Steuerarten hinweg
• Erkennung von Schnittstellenrisiken, die in Einzelfallprüfungen oft übersehen werden
• Optimierungspotenziale in Umsatzsteuer, Zoll, Lohnsteuer und Sozialversicherung
• Kostenersparnisse durch bessere System- und Prozessgestaltung
• hohe Robustheit gegenüber Betriebsprüfungen

Ausblick auf die nächsten Health Checks

In Teil 2 berichten wir über die Details eines Lohnsteuer Health Checks, insbesondere Schnittstellenthemen bei einem kombinierten Lohnsteuer/Umsatzsteuer Health Check. 

In Teil 3 stellen wir unseren Zoll Health Check vor. Dieser umfasst insbesondere die Möglichkeit einer Auswertung über die Zollämter mittels Power BI und zeigt nochmals Details zu einem kombinierten Zoll/Umsatzsteuer Health Check auf. 

In Teil 4 zeigen wir Ihnen auf, wie ein Health Check für Sozialversicherungsthemen abläuft und nehmen explizit Bezug auf einen kombinierten Health Check zu Sozialversicherung/Lohnsteuer/Umsatzsteuer.