Die Corona-Krise stellt Unternehmen aller Branche und Größen vor immense Herausforderungen. Neben den bereits bekannten Maßnahmen, die öffentlich verfügbar sind,[1] möchten wir im Hinblick auf die Sicherung und die Aufrechterhaltung betrieblicher Abläufe insbesondere auf folgende Maßnahmen für die kontinuierliche Fortführung des Unternehmens im Krisenfall hinweisen:
Wichtige Punkte für Ihre Notfallplanung
- Definieren Sie einen Krisenstab (Rollen, alle Kontaktdaten des Krisenstabs, Meldewege, Treffpunkte, Befugnisse im In- und Ausland, Vertretungs- und Bankvollmachten, Personalverantwortung im Krisenfall) und treffen Sie Regelungen zur Stabsarbeit (im wesentlichen Beschaffung zuverlässiger Informationen, tägliche Abstimmung, Ad-hoc-Besprechungen).
- Benennen Sie Schlüsselpersonen für alle wesentlichen internen Prozesse, Prüfen Sie Vertretungsregelungen und definieren Sie diese bei Ausfall neu.
- Planen Sie den Notbetrieb der IT, der Verwaltung, des Vertriebs und des Kundenservices, Services im Remote-Betrieb von anderen Standorten. Organisieren Sie Home Office als Ausweichlösung, verlagern Sie Services auf Outsourcing-Partner, falls möglich.
- Zugänge zu IT-Anwendungen, Telefon, Internet, Video-Konferenzsystemen und Räumlichkeiten sind für Notbetrieb sicherzustellen (Login-Daten, VPN-Zugang, mobile Endgeräte, Schlüssel) und rechtzeitig zu testen. Hinweis: Da dies Unternehmen vor logistische und technische Herausforderungen stellt, verweisen wir auf die gesonderten Hinweise unserer Fachexperten.
- Die Abhängigkeit von einzelnen Know-how-Trägern im Unternehmen ist zu analysieren, es gilt, Know-how-Träger zu schützen, die Einarbeitung einer Vertretung sicherzustellen, Know-how zu dokumentieren.
- Analysieren Sie Lieferketten (Risikogebiete) und die Abhängigkeit von Lieferanten (Single Source, Alternativen). Lieferantenauskünfte sind einzuholen, enge Absprachen mit Lieferanten zu treffen, die Entwicklung der Beschaffungsmärkte zu beobachten, Kooperationen mit Partnern abzuschließen. Fassen Sie - falls möglich - die Erkenntnisse für Notbetriebsplanung zusammen.
- Engpassanalyse für Lagervorratsbestände (Lieferant, Hersteller, Lieferzeiten) sind durchzuführen, Lagervorräte gemäß Notbetriebsplanung anzupassen, falls noch möglich.
- ABC-Analysen der Kunden sind durchführen, enge Absprachen mit Großkunden zu treffen, Entwicklung der Absatzmärkte zu beobachten, temporäre Kundenbetreuung ohne direkten persönlichen Kundenkontakt festzulegen.
- Die Produktion sollte auf Notbetrieb zurückgefahren werden. Legen Sie die Dauer gemäß der erstellten Analysen fest, planen Sie temporäre freiwillige Betriebsruhe sowie Vorsorge für verordnete Betriebsschließung und informieren Sie den Werksschutz.
- Definieren Sie Frühwarnindikatoren sowie Kennzahlen für die laufende Überwachung des operativen Geschäftsbetriebs und der wirtschaftlichen Lage und legen Sie Berichtswege fest.
- Kontrollieren Sie die Liquiditätsplanung, der Cash flow Plan sollte für mindestens 3 Monate idealerweise pro Woche aufgestellt werden, Prämissen bezüglich Volumenentwicklung und Fälligkeiten sind zu aktualisieren, Verlängerung von Zahlungsfristen zu verhandeln, Steuerstundungen und Reduzierung von Vorauszahlungen zu beantragen.
- Stellen Sie einen Finanzplan auf, prüfen Sie Kapitalreserven, Kreditvereinbarungen und Covenants, erörtern Sie erkannte Finanzierungslücken mit Gesellschaftern, erfragen Sie bei Kreditgebern Möglichkeiten der Flexibilisierung und von Sondervereinbarungen, beantragen Sie über die Hausbank öffentliche Finanzhilfen.
- Legen Sie die Kommunikation an Gesellschafter, Kreditgeber, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter / Betriebsrat und Öffentlichkeit während der Krise fest und kommunizieren Sie adressatengerecht.
Kontakt
Christian Knake
Rechtsanwalt, Partner
Governance, Risk, Compliance & Technology
T +49 211 9527 8572
E christian.knake@wkgt.com
Quellenangaben
[1] Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Handbuch Betriebliche Pandemieplanung, 2. erweiterte und aktualisierte Auflage, Version 3.0 – Dezember 2010 [17.03.2020].
Robert Koch-Institut, Coronavirus SARS-CoV-2
