Seit Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Es soll Whistleblower besser vor Nachteilen schützen, wenn sie Informationen über Verstöße, Missstände oder illegale Aktivitäten weitergegeben haben. Branchenunternehmen haben hier besondere Herausforderungen.
Transport-Unternehmen und Logistiker sehen sich immer wieder Vorwürfen ausgesetzt. Dabei kann es etwa um Verstöße gegen Arbeits- und Sozialgesetze (illegale Beschäftigung, Verstöße gegen Ruhezeitvorschriften etc.), negative Umwelteinflüsse, Compliance-Verstöße (wie mangelndes Sanktionslisten-Screening) oder Datenschutz-Verstöße gehen. Missstände im eigenen Unternehmen sollten frühzeitig erkannt werden, um rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit Juli 2023 in Kraft und soll Hinweisgebende (sog. Whistleblower) besser vor Nachteilen schützen, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße, Missstände oder illegale Aktivitäten erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Das können – abhängig von Branche und Unternehmen – Meldungen unterschiedlicher Art sein, wie beispielsweise der Verdacht von Verstößen gegen Zollbestimmungen, gegen das Emissionskontrollgesetz oder gegen das Arbeitszeitgesetz. Vom HinSchG werden in der Regel Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden – darunter auch viele Transport- und Logistikunternehmen – erfasst. Sie müssen zu diesem Zweck ein sicheres Hinweisgeberschutzsystem (Meldestelle) einrichten und die Vertraulichkeit und Anonymität der Hinweisgeber sicherstellen. Ab Dezember 2023 können Bußgelder gegen Unternehmen, die keine Maßnahmen getroffen haben, verhängt werden.
Das Gesetz sieht unter anderem folgende Maßnahmen vor:
- die Schaffung von Meldekanälen, die eine Meldung, auch durch Dritte, ermöglichen;
- die Dokumentation der Meldung und Aufbewahrung der Daten;
- die Einleitung einer internen Untersuchung und geeigneter Folgemaßnahmen.
Mit diesen Maßnahmen erfüllen Sie die Compliance-Anforderungen
Unternehmen sollten nun prüfen, ob und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Wir unterstützen die Geschäftsführung sowie z. B. die Rechts- und Compliance-Abteilung dabei, rechtssichere und anwenderfreundliche Prozesse zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu etablieren. Hierbei gilt es, ein weites Spektrum zu ergreifender Maßnahmen – wie etwa die Analyse der Meldungen, Management der Folgemaßnahmen, Rückkanal zu Hinweisgebenden, Rollen- und Berechtigungskonzept im Hinblick auf den Zugriff auf Meldungen, Fristenkontrolle – zu bewerten und entsprechend umzusetzen. Dabei sollten die zusätzlichen datenschutzrechtlichen und IT-rechtlichen Verpflichtungen im Blick behalten werden, die gerade mit Blick auf die Anforderung der Vertraulichkeit und Dokumentation bestehen. Für große Unternehmen stellt sich zusätzlich die Frage, ob die Pflichten aus dem HinSchG und dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) mittels nur eines Kanals erfüllt werden können. Wir beantworten Ihnen gerne Fragen zu Anforderungen und Haftungsrisiken.
