Vorsteuerbeträge aus Eingangsleistungen, die weder direkt steuerpflichtigen oder steuerfreien Ausgangsumsätzen unmittelbar zuordenbar sind, können nur teilweise zum Abzug gebracht werden. Nach den Vorgaben des Unionsrechts ist für die Aufteilung von Vorsteuerbeträge auf Eingangsleistungen in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Teil zu unterscheiden. Basis für die Anwendung ist die Gesamtheit der bewirkten Umsätze. Der Gesamtumsatzschlüssel wird auf Jahresbasis in Prozent festgesetzt. Er wird auf einen vollen Prozentsatz aufgerundet. Von diesem Grundsatz können die Mitgliedstaaten jedoch abweichen.
Der deutsche Gesetzgeber hat von dieser Möglichkeit in § 15 Abs. 3 UStG in Form des Vorranges der „anderen wirtschaftlichen Zurechnung“ vor der Aufteilung mit Hilfe eines Gesamtumsatzschlüssels Gebrauch gemacht. Die Vorsteueraufteilung muss danach nach einem sachgerechten Aufteilungsschlüssel erfolgen. Für den Fall, dass neben dem Gesamtumsatzschlüssel auch andere Aufteilungsschlüssel in Betracht kommen, können auch diese verwendet werden, solange sie ein präziseres Ergebnis liefern. Welche von verschiedenen präziseren Methoden gewählt wird, obliegt dem Unternehmer. Das Finanzamt behält sich allerdings eine Überprüfung vor, ob der gewählte Schlüssel tatsächlich sachgerecht ist.
Mit Schreiben vom 13. Februar 2024 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Verwaltungsanweisungen zur Vorsteueraufteilung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass geändert und ergänzt. Das BMF stellt insbesondere erstmals klar, dass bestimmte Umsätze nicht in die Berechnung des Aufteilungsschlüssels einzubeziehen sind, wenn diese nicht zur normalen wirtschaftlichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen gehören. Unter anderem wurde klargestellt, dass es bei der Anwendung eines Umsatzschlüssels erforderlich ist, in den Folgejahren die Voraussetzungen des § 15a UStG zu prüfen. Ein Teilumsatzschlüssel stellt „eine andere Methode der wirtschaftlichen Zuordnung“ dar. Er kann gegenüber einem Gesamtumsatzschlüssel aufgrund der erhöhten Genauigkeit vorzuziehen sein. Bezüglich der Wahl eines präzisen Aufteilungsschlüssels stellt das BMF klar, dass eine Unternehmernehmerin oder ein Unternehmer sich ggf. korrigieren kann. Das gilt dann, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass der angewandte Aufteilungsschlüssel sich als nicht sachgerecht herausstellt. Unternehmen haben dann die Möglichkeit, einen anderen präziseren Aufteilungsschlüssel zu wählen. Nimmt das Unternehmen diese Möglichkeit nicht wahr, obliegt es der Finanzverwaltung, ob sie einen von ihr ermittelten sachgerechteren und präziseren Aufteilungsschlüssel anwendet. Eine Konkretisierung, unter welchen Umständen und vor allem wann eine Aufteilung sachgerecht ist, ist dem BMF-Schreiben nicht zu entnehmen. Ebenfalls geht aus dem BMF-Schreiben nicht hervor, in welchem Zeitraum die Ermittlung bzw. Überprüfung des Aufteilungsschlüssels zu erfolgen hat. Die Berechnung des Gesamtschlüssels ist im BMF-Schreiben dargestellt.
Unternehmen sollten überprüfen, inwiefern sich die Änderungen der Verwaltungsanweisungen bezüglich der Vorsteueraufteilung auf ihre Vorsteuerabzugsberechtigung der Höhe nach auswirken. Die Grundsätze des Schreibens sind in allen offenen Fällen anzuwenden.
Weiter empfiehlt sich, die abziehbare Vorsteuer nach verschiedenen Aufteilungsschlüsseln zu ermitteln. So kann dann der sachgerechteste Schlüssel ermittelt und im Falle einer Beanstandung durch die Finanzbehörde die Möglichkeit der Änderung des Aufteilungsschlüssels vorbereitet werden. Für den Fall, dass die Finanzverwaltung sich in ähnlichen Fällen schon geäußert hat, oder einen eigenen Aufteilungsschlüssel angewendet hat, empfiehlt es sich, diesen gegenüber anderen vorzuziehen. So kann man einer nachträglichen Korrektur durch die Finanzbehörde vorbeugen.
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