Ab 2026 verpflichtend: Digitale Entsendebescheinigungen für Auslandseinsätze

Bisherige Abläufe & die neue digitale Lösung

Bislang war die Beantragung von Entsendebescheinigungen für Mitarbeitende in Abkommensstaaten je nach Zielland unterschiedlich geregelt. Oft erfolgte die Antragstellung noch per Papierformular oder über dezentrale Behördenstrukturen. Der Austausch mit den Trägern der Renten- oder Krankenversicherung verlief in vielen Fällen analog oder per Fax – ein hoher manueller Aufwand für Unternehmen, insbesondere bei häufigen Auslandseinsätzen.

Die Ausnahme:

Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie der Schweiz erfolgt die Antragstellung für A1-Bescheinigungen bereits seit einiger Zeit vollständig digital.

Neu ab 2026:

Für alle bilateralen Abkommensstaaten außerhalb der EU/EWR wird die elektronische Antragstellung zur Pflicht. Das gilt dann, wenn es sich um abhängig Beschäftigte handelt, die ins Ausland entsendet werden und deren Rentenversicherungsbeiträge über eine gesetzliche Krankenkasse abgeführt werden.

Die Anträge sind dann z. B. über das SV-Meldeportal zu stellen. Auch Rückmeldungen, Genehmigungen oder Rückfragen erfolgen künftig einheitlich und elektronisch.

Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen

Diese Umstellung bringt einige Vorteile mit sich:

• Effizienzgewinn durch zentralisierte digitale Prozesse
• Bürokratieabbau in HR und Global-Mobility-Funktionen
• Schnellere Bearbeitung und bessere Nachvollziehbarkeit der Kommunikation
• Geringeres Risiko von Medienbrüchen und Datenverlusten

Allerdings braucht perfekte Digitalisierung gute Vorbereitung:

• Technische Anbindung an das SV-Meldeportal und Schulung der HR-Mitarbeitenden
• Anpassung interner Prozesse, z. B. bei Reiseplanung, Vertragsgestaltung oder Lohnabrechnung
• Monitoring neuer Fristen und Anforderungen, insbesondere bei Sonderfällen oder kurzfristigen Entsendungen

Abgrenzung: Was gilt für A1-Bescheinigungen und EU-Einsätze?

Viele Unternehmen sind bereits mit dem Verfahren rund um die A1-Bescheinigung für EU-/EWR-Staaten vertraut. Diese Regelung bleibt unverändert – die Verpflichtung zur digitalen Antragstellung gilt hier bereits.

Neu ist: Dass sich der Digitalisierungsanspruch nun auf Entsendungen in Drittstaaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen erstreckt – z. B. die Schweiz, Türkei, USA, Kanada, Japan oder Australien. Unternehmen müssen also künftig zwei parallele Verfahren im Blick behalten und organisatorisch abdecken.

Praxis-Tipp: Frühzeitig vorbereiten – Haftungsrisiken vermeiden

Der Wechsel zum digitalen Verfahren bedeutet nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine Verlagerung der Verantwortung: Falsch gestellte oder verspätete Anträge können versicherungstechnische Lücken, Bußgelder oder Haftungsrisiken zur Folge haben – insbesondere bei längeren oder wiederkehrenden Einsätzen.

Empfohlen wird:

• Frühzeitige Sensibilisierung der HR-Teams
• Schulung in Bezug auf das SV-Meldeportal und neue Fristen
• Überprüfung bestehender Dienstreise- und Entsendeprozesse
• Abstimmung mit Steuer- und Sozialversicherungsexperten

Fazit: Ein wichtiger Schritt – mit klaren Anforderungen

Die Digitalisierung der Entsendeverfahren für bilaterale Abkommensstaaten ist ein notwendiger und richtiger Schritt, um die internationale Mobilität effizienter und rechtssicher zu gestalten. Gleichzeitig sind Unternehmen gefordert, sich strukturell und technisch darauf vorzubereiten.

Wer frühzeitig aktiv wird, profitiert doppelt: durch schlankere Prozesse und mehr Compliance-Sicherheit.

By the way:

Zu dieser Gelegenheit möchten abschließend darauf hinweisen, dass einige Sozialversicherungsabkommen nicht alle Versicherungszweige abdecken. Deshalb kann es zu Versicherungslücken bei Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern kommen, sowie zu etwaiger Versicherungspflicht im Gastland. Wir empfehlen, die Entsendungen vorab dahingehend zu prüfen. 

Wir unterstützen Sie!

Haben Sie Fragen zur Umsetzung der neuen Anforderungen oder benötigen Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Prozesse? Unsere Experten für Global Mobility & Sozialversicherung helfen Ihnen gerne weiter.