Betriebsveranstaltungen ab 2026: Steuert Ihr Unternehmen noch in die richtige Richtung?

Betriebsveranstaltungen ab 2026: Steuert Ihr Unternehmen noch in die richtige Richtung?

Nach dem BFH‑Urteil vom 27. März 2024 (VI R 5/22) konnten Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen bis Ende 2025 nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuert werden – auch dann, wenn die Veranstaltung nicht allen Beschäftigten offenstand. Die Voraussetzung der offenen Teilnahmemöglichkeit für alle Beschäftigten war lediglich für die Anwendung des Freibetrags von 110 Euro je Arbeitnehmendem bei bis zu zwei Veranstaltungen jährlich relevant.

Eine Betriebsveranstaltung ist dabei nach dem BMF‑Schreiben vom 14. Oktober 2015 eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Hierzu zählen insbesondere Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern. Es ist unerheblich, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat organisiert wird, sofern sie im betrieblichen Zusammenhang steht. Voraussetzung ist, dass der Teilnehmendenkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen sowie deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmenden oder Konzernmitarbeitenden besteht.

Durch das Steueränderungsgesetz 2025 hat der Gesetzgeber die Möglichkeit der Pauschalierung mit 25 Prozent ab dem Kalenderjahr 2026 jedoch wieder eingeschränkt. Seit dem 1. Januar 2026 ist eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG nur noch zulässig, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten eines Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Nur dann tritt auch Sozialversicherungsfreiheit ein.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die Versteuerung z. B. nach § 37b EStG oder anhand der individuellen ELStAM‑Merkmale der teilnehmenden Arbeitnehmenden (z. B. per Nettolohn‑Hochrechnung) erfolgen. Dies führt regelmäßig zu erheblichen Mehrkosten für den Arbeitgeber. Hier die wichtigsten Praxisfolgen im Überblick: 

Praxisfolgen für Betriebsveranstaltungen ab 2026

Wegfall der steuerlichen Begünstigung bei exklusiven Veranstaltungen
Mangels Offenstehens für alle Beschäftigten entfällt ab 2026 die Möglichkeit, exklusive Formate wie Management‑Offsites, Führungskräftetagungen oder bereichsspezifische Veranstaltungen steuerlich begünstigt als Betriebsveranstaltung mit 25 Prozent pauschal zu versteuern.

Erhöhter Abgrenzungs‑ und Dokumentationsaufwand
Unternehmen müssen künftig sorgfältig prüfen, ob ein Event die Kriterien einer Betriebsveranstaltung erfüllt. Dies führt zu einem deutlich höheren Prüf‑ und Dokumentationsaufwand. Fehlerhafte Klassifizierungen können zu erheblichen Mehrbelastungen bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen führen, sodass eine frühzeitige steuerliche Bewertung jeder Veranstaltung dringend zu empfehlen ist.

Erhöhter administrativer Aufwand bei Anwendung des § 37b EStG
Wird eine Veranstaltung steuerlich nicht als Betriebsveranstaltung anerkannt, kann sie in vielen Fällen gemäß § 37b EStG pauschal versteuert werden, sofern der Arbeitgeber diese Option wirksam ausgeübt hat. Die Anwendung des § 37b EStG ist jedoch mit einem deutlich höheren administrativen Aufwand verbunden.

Höhere Kosten durch Sozialversicherungspflicht
Für Veranstaltungen, die ab 2026 nicht mehr unter § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG fallen, entsteht neben der steuerlichen Belastung auch Sozialversicherungspflicht. Dies führt zu einer spürbaren Kostensteigerung, da sowohl Arbeitgeber‑ als auch Arbeitnehmendenanteile zu berücksichtigen sind. Insbesondere bei hochpreisigen Veranstaltungen kann dies zu erheblichen Mehraufwendungen führen.

Steuerliche Mehrbelastung in der Praxis – ein vereinfachtes Beispiel
Achtung: Wählt der Arbeitgeber die Anwendung der Besteuerung nach § 37b EstG, müssen sämtliche gewährten Vorteile den Teilnehmenden individuell zugeordnet und in der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Aufgrund der Sozialversicherungspflicht sind die finanziellen Auswirkungen erheblich.

Folgendes vereinfachte Veranschaulichungsbeispiel stellt die finanziellen Folgen für Arbeitgeber dar:  

Ertragsteuerliche Auswirkungen sind in dieser Beispielrechnung nicht berücksichtigt.

Durch den Wegfall der steuerlichen Begünstigung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG und die daraus resultierende Sozialversicherungspflicht wird sich die Gesamtbelastung für Arbeitgeber ab 2026 deutlich erhöhen – insbesondere bei Veranstaltungen mit hohen Zuwendungswerten.

Fahrplan für 2026 – jetzt die Weichen richtig stellen 

Die seit 2026 geltenden Neuregelungen führen dazu, dass viele bislang begünstigte Veranstaltungen künftig deutlich strengere steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen erfüllen müssen. Besonders exklusive Formate wie Führungskräftetagungen werden voraussichtlich erheblich teurer und erfordern eine intensivere Prüfung sowie eine sauber dokumentierte steuerliche Einordnung.

Fehlerhafte Klassifizierungen durch interne Einschätzungen sind nicht nur kostenintensiv, sondern aufgrund der neuen gesetzlichen Vorgaben auch wahrscheinlicher geworden. Bitte behalten Sie zudem stets die umsatzsteuerlichen Auswirkungen im Blick.

Eine frühzeitige Planung wird damit zur Pflicht: Unternehmen sollten ihre Eventformate, internen Abstimmungsprozesse und Steuerkonzepte für 2026 jetzt strategisch überprüfen, um unerwartete finanzielle Belastungen zu vermeiden und Gestaltungsspielräume optimal zu nutzen. Beachten Sie hierzu auch die aktuelle Rechtsprechung des BFH zu Verabschiedungsfeiern.

Praxishinweis: Überprüfen Sie Ihre geplanten Veranstaltungen für 2026 frühzeitig. Wir unterstützen Sie gern dabei, Risiken zu identifizieren, steuerlich effiziente Alternativen zu entwickeln und Ihre Prozesse rechtssicher zu gestalten. Sprechen Sie uns an – wir bringen Ihre Betriebsveranstaltungen sicher auf den richtigen Kurs.

Verfasst von Hannes Zug, Jasmin Ochsmann und Tim Schlifelner