GoBD-Compliance und E Rechnung: Anforderungen, Pflichten und Umsetzung im B2B-Bereich

GoBD-Compliance als Voraussetzung für die sichere Nutzung der E‑Rechnung

Im Fokus der GoBD‑Compliance steht aktuell insbesondere die Einführung der E‑Rechnung, die für die Mehrzahl der Unternehmen in Deutschland von hoher Relevanz ist. Mit Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) um konkrete Hinweise zur Handhabung elektronischer Rechnungen ergänzt.

Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung der E‑Rechnung sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die sowohl die Einhaltung regulatorischer Anforderungen als auch betriebliche Erfordernisse sicherstellen.

Neben dem zeitlichen Ablauf der Einführung in mehreren Stufen und der Beschreibung zulässiger Rechnungsformate sind insbesondere folgende Aspekte relevant:

Aufbewahrung und Archivierung

• Eingehende Dokumente
  • Aufbewahrung im empfangenen Originalformat vor jeglicher Konvertierung
  • Formatkonvertierungen sind ausschließlich für interne Verarbeitungszwecke zulässig
• Ausgehende Dokumente
  • Die Aufbewahrung des strukturierten Datensatzes ist grundsätzlich ausreichend
  • Bei hybriden Formaten sind zusätzliche Bestandteile nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthalten

Ordnungsgemäße Verarbeitung

• Validierung eingehender Rechnungen hinsichtlich
  • Syntax
  • Vollständigkeit der Pflichtangaben
  • Bezug zu zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen
• Vollständige Verfahrensdokumentation aller Verarbeitungsschritte (z. B. Mappings, ERP‑Überführung, manuelle Bearbeitung)
• Unveränderbare Archivierung der eingehenden Dokumente

Zugriff der Finanzverwaltung

• Sicherstellung des Datenzugriffs auf elektronische Rechnungsinformationen im Rahmen der GoBD

Zentrale Aspekte der GoBD-Compliance

Um die Anforderungen an die Verarbeitung von E‑Rechnungen im Unternehmen sachgerecht abzubilden, müssen sämtliche relevanten und unternehmensspezifischen Aspekte berücksichtigt werden.

Verfahrensdokumentation und generelle IT‑Kontrollen

Ein ordnungsgemäßer Betrieb der beteiligten IT‑Systeme bildet die Grundlage für alle digital abgebildeten Prozesse. Dies gilt insbesondere für die E‑Rechnung, die in der Regel vollständig digital verarbeitet wird.

Der IT‑Betrieb umfasst insbesondere:

• Change‑Management
• Berechtigungsverwaltung (inkl. hochprivilegierter Benutzer)
• Ordnungsgemäße Datenverarbeitung

E‑Rechnung – Belegeingang

Die Validierung eingehender E‑Rechnungen hat zwingend im Originalformat zu erfolgen. 

Dabei ist sicherzustellen, dass:

• ein EN‑16931‑konformes Format verwendet wird,
• das XML syntaktisch korrekt ist,
• alle Pflichtfelder vorhanden und befüllt sind,
• die Daten vollständig maschinell verarbeitet werden können.

Elektronische Aufbewahrung

Erforderlich ist die unveränderbare Speicherung:

• des strukturierten Datensatzes (XML),
• ggf. weiterer relevanter Bestandteile (z. B. Bearbeitungsspuren in PDF‑Komponenten hybrider Formate),
• sowie der Nachweise über durchgeführte Prüf‑ und Validierungsschritte.

E‑Rechnung – Belegausgang

Spätestens mit Ablauf der jeweiligen Übergangsfristen ist der Versand EN‑16931‑konformer Datensätze zwingende Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der Rechnung.

Hierzu gehören:

• Nutzung zulässiger Formate (XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2),
• vollständige Übermittlung aller Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG,
• vorgelagerte technische Validierung zur Vermeidung von Format‑ und Geschäftsregelfehlern.

Datenzugriff der Finanzverwaltung

Die bestehenden Maßnahmen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung (Z1–Z3) müssen auch die Bereitstellung und den Export von E‑Rechnungen umfassen. Archive, die lediglich eine Sichtprüfung erlauben, erfüllen diese Anforderungen nicht.

Der Weg zur GoBD-Compliance

Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen beim Einsatz der E‑Rechnung setzt voraus, dass technische Voraussetzungen, klare Prozesse und wirksame interne Kontrollen gemeinsam implementiert werden.

In der Praxis bestehen enge Interdependenzen zwischen technischen und organisatorischen Fragestellungen:

• Organisatorische Rahmenbedingungen beeinflussen die Auswahl geeigneter technischer Plattformen.
• Technische Systemgegebenheiten wirken sich unmittelbar auf Prozessgestaltung und Kontrollmechanismen aus.

Vor diesem Hintergrund sollte die Einführung der E‑Rechnung ganzheitlich in einem Projekt betrachtet werden, um eine regulatorisch einwandfreie und zugleich effiziente Lösung zu realisieren.

Sprechen Sie uns gerne an, um gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

GoBD und E-Rechnung

EN 16931 - Anforderungen an die technische Ausgestaltung

Zusammenfassung

Die verpflichtende Einführung der E‑Rechnung in Deutschland erfordert neben der technischen Umsetzung vor allem eine GoBD‑konforme Ausgestaltung von Prozessen, IT‑Systemen und internen Kontrollen. Eine ganzheitliche Implementierung ist entscheidend für Rechtssicherheit, Effizienz und nachhaltigen Projekterfolg.