Elternzeit und Urlaub

Urlaubsanspruch während der Elternzeit: Was gilt?

Aus Arbeitgebersicht ist zunächst wichtig: Urlaubsansprüche entstehen grundsätzlich auch während der Elternzeit, weil das Arbeitsverhältnis rechtlich fortbesteht. Das Ruhen der Hauptleistungspflichten führt daher nicht automatisch dazu, dass Urlaub entfällt. Arbeitgeber sollten dies bei der Personal- und Rückstellungsplanung berücksichtigen.

§ 17 Abs. 1 BEEG gibt Arbeitgebern jedoch ein wirksames Instrument an die Hand: Der Erholungsurlaub kann für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden. Diese Möglichkeit sollte in der Praxis aktiv genutzt werden, wenn keine Teilzeittätigkeit während der Elternzeit bei demselben Arbeitgeber besteht.

Kürzung nur für volle Kalendermonate

Die Kürzung ist nur für volle Kalendermonate der Elternzeit möglich. Beginnt oder endet die Elternzeit mitten im Monat, kann für diesen Monat grundsätzlich keine Kürzung erfolgen.

Beispiel: Bei 30 Urlaubstagen pro Jahr und sechs vollen Kalendermonaten Elternzeit kann der Jahresurlaub um 15 Tage gekürzt werden. Verbleiben im selben Jahr weitere Monate mit Arbeitspflicht, bleibt der anteilige Urlaubsanspruch hierfür bestehen.

Entscheidend ist: Die Kürzung ist eine Gestaltungsentscheidung des Arbeitgebers. Sie sollte nicht dem Zufall oder einer bloßen Systemberechnung überlassen werden, sondern als bewusster administrativer Schritt im Elternzeitprozess verankert sein.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten die Kürzung des Urlaubsanspruchs standardmäßig bereits in der schriftlichen Bestätigung der Elternzeit ausdrücklich erklären und den Zugang dieser Erklärung dokumentieren.

Kürzung erfolgt nicht automatisch

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Arbeitgeber sein Kürzungsrecht durch eine empfangsbedürftige rechtsgeschäftliche Erklärung ausüben. Aus anwaltlicher Sicht sollte diese Erklärung so formuliert sein, dass für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer eindeutig erkennbar ist, dass der Urlaub gerade wegen der Elternzeit gekürzt wird. Eine interne Verrechnung oder ein bloßer Hinweis in der Personalakte genügt nicht.

Formulierungsvorschlag: „Hiermit kürzen wir den Ihnen zustehenden Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat Ihrer Elternzeit gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG um ein Zwölftel.“

Wann muss die Kürzung erklärt werden?

Die Kürzung kann nach Zugang des Elternzeitverlangens vor Beginn, während oder nach der Elternzeit erklärt werden. Entscheidend ist, dass die Kürzungserklärung der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer noch während des bestehenden Arbeitsverhältnisses zugeht.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist eine nachträgliche Kürzung regelmäßig nicht mehr möglich. Ein noch offener Urlaubsanspruch wandelt sich dann grundsätzlich in einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung um. Für Arbeitgeber kann dies insbesondere bei langen  Elternzeiten oder bei mehreren Elternzeitabschnitten spürbare finanzielle Auswirkungen haben.

In der arbeitsrechtlichen Beratung zeigt sich deshalb regelmäßig: Kritisch sind vor allem Fälle, in denen während oder kurz nach der Elternzeit gekündigt wird und die Kürzungserklärung zuvor nicht sauber dokumentiert wurde.

Was passiert mit Resturlaub vor der Elternzeit?

Nicht genommener Urlaub aus der Zeit vor Beginn der Elternzeit bleibt erhalten: Soweit er nach einer wirksamen Kürzung verbleibt, ist er nach § 17 Abs. 2 BEEG nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren.

Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss nicht fortgesetzt, ist der noch nicht gewährte Urlaub grundsätzlich abzugelten.

Arbeitgeber sollten daher vor Beginn der Elternzeit dokumentieren, welche Urlaubsansprüche bereits bestehen, welche Ansprüche während der Elternzeit entstehen und in welchem Umfang eine Kürzung erklärt wurde.

Teilzeit während der Elternzeit

Arbeitet die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer während der Elternzeit in Teilzeit bei demselben Arbeitgeber, besteht für diesen Zeitraum keine Kürzungsmöglichkeit nach § 17 Abs. 1 BEEG. Der Urlaubsanspruch richtet sich dann nach der vereinbarten Teilzeitbeschäftigung.

Für Arbeitgeber ist hier insbesondere die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage relevant. Wird an weniger Tagen pro Woche gearbeitet, muss der Urlaubsanspruch entsprechend umgerechnet werden.

Was sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber konkret tun?

Aus Arbeitgebersicht empfiehlt sich ein standardisierter und rechtlich geprüfter Prozess bei jeder Elternzeitanmeldung. Dieser sollte insbesondere folgende Punkte abdecken:

• Prüfung der vollen Kalendermonate der Elternzeit,
• ausdrückliche Erklärung der Urlaubskürzung, sofern diese gewünscht ist,
• Dokumentation des Zugangs der Erklärung,
• Prüfung, ob während der Elternzeit Teilzeit beim selben Arbeitgeber geleistet wird,
• laufende Pflege der Urlaubsstände vor, während und nach der Elternzeit.

Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn das Arbeitsverhältnis während oder unmittelbar nach der Elternzeit endet. In diesen Fällen sollte spätestens vor Beendigung geprüft werden, ob die Kürzungserklärung bereits wirksam zugegangen ist und ob die Urlaubsabrechnung dazu passt.

Fehlt eine solche Prüfung, entstehen häufig vermeidbare Streitpunkte – etwa über die Höhe des Resturlaubs, die Wirksamkeit der Kürzung oder die Berechnung einer Urlaubsabgeltung.

GT.Employment.Law.Bites – Auf den Punkt:

Aus Arbeitgebersicht ist die Kürzung von Urlaubsansprüchen während der Elternzeit ein wichtiges Gestaltungsrecht, das allerdings eine aktive Ausübung erfordert. Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit kann der Urlaub um ein Zwölftel gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erfordert eine eindeutige Erklärung gegenüber der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer.

Arbeitgeber sollten die Kürzung daher frühzeitig, schriftlich und nachweisbar erklären. Wird dies versäumt und endet das Arbeitsverhältnis, können erhebliche Urlaubsabgeltungsansprüche entstehen. Besonders sorgfältig zu prüfen sind Resturlaub aus der Zeit vor der Elternzeit und Teilzeitarbeit während der Elternzeit.

In den nächsten Teilen von GT.Employment.Law.Bites greifen wir weitere typische Praxisfragen aus dem Arbeitsrecht auf – kurz, verständlich und auf den Punkt gebracht.