Health Check Vertragsmanagement: Haftungsrisiken reduzieren und Chancen gezielt nutzen

Ein Health Check des Vertragsmanagements schafft schnelle Klarheit über zentrale Compliance‑ und Litigation‑Risiken

Worum geht es?

Compliance‑Verstöße und Rechtsstreitigkeiten entstehen in der Praxis häufig durch wiederkehrende, typische Fehler. Unternehmen und ihre Mitarbeitenden geraten dadurch unnötig in den Fokus behördlicher Ermittlungen oder sehen sich vermeidbaren Gerichtsverfahren mit Geschäftspartnern ausgesetzt.

Oft führen diese Fehler zudem dazu, dass gerichtliche oder behördliche Verfahren unnötig komplex, zeitaufwendig und kostenintensiv werden. Im schlimmsten Fall können Rechte und Ansprüche aufgrund fehlender Beweismittel oder unverhältnismäßiger Kosten gar nicht mehr durchgesetzt werden.

Viele dieser Risiken lassen sich jedoch mit überschaubarem Aufwand vermeiden. Ein professionelles Vertragsmanagement mit klar definierten und durchdachten Abläufen für Vertragsabschluss, Vertragsdurchführung und Archivierung relevanter Unterlagen schafft hier Abhilfe.

So wird sichergestellt, dass Grundregeln einer rechtssicheren Geschäftsabwicklung eingehalten werden, alle relevanten Teams und Abteilungen eingebunden sind und rechtlich relevante Informationen an der richtigen Stelle im Unternehmen verfügbar sind.

Im Idealfall erhalten Mitarbeitende hierfür leicht verständliche und praxisnahe Handlungsanweisungen, etwa in Form von Contract Playbooks oder Checklisten. Besonders fehleranfällige oder risikoreiche Prozesse können zusätzlich durch Kontrollmechanismen – beispielsweise ein Vier‑Augen‑Prinzip – abgesichert werden.

Für die Implementierung und Überwachung eines professionellen Vertragsmanagements stehen mittlerweile zahlreiche Software‑Lösungen zur Verfügung.

Im Rahmen eines Health Checks werden die häufigsten und kritischsten Fehlerquellen im Vertragsmanagement gezielt analysiert und konkrete Handlungsempfehlungen entwickelt. Erfahrungsgemäß lassen sich die größten Risiken bereits mit geringem Aufwand deutlich reduzieren.

Der Health Check ist modular aufgebaut und kann individuell an Bedürfnisse und Budgets angepasst werden. Die konkreten Themen und Zielsetzungen werden gemeinsam definiert. Neben dem individuellen Risikoprofil des Unternehmens fließen unsere Erfahrungswerte aus Rechtsstreitigkeiten und Compliance‑Untersuchungen ein, um die relevanten Schwerpunkte präzise zu setzen.

Welchen Mehrwert bietet ein Health Check des Vertragsmanagements?

Ein Health Check des Vertragsmanagements bietet vielfältige Vorteile:

• Legal und Tax Compliance
  Klare, überwachte Prozesse stellen sicher, dass beispielsweise Geldwäscheprüfungen konsequent durchgeführt und steuerliche Risiken frühzeitig erkannt werden.
• Litigation Readiness
  Professionelle Vertragsgestaltung und strukturierte Beweissicherung verbessern die Erfolgsaussichten in Rechtsstreitigkeiten und reduzieren häufig Prozesskosten sowie internen Aufwand.
• Wirtschaftlicher Erfolg
  Effiziente Abläufe senken Kosten, beschleunigen Vertragsabschlüsse und ermöglichen die konsequente Nutzung vertraglicher Rechte.
• Risikomanagement
  Ein strukturiertes Vertragsmanagement schafft Transparenz über Risiken entlang der Lieferkette, etwa in Bezug auf Preisanpassungsklauseln oder Herkunftsländer.
• Digitalisierung und KI
  Ein vollständiger, strukturierter Datenbestand ist eine wesentliche Voraussetzung für Digitalisierungs‑ und KI‑Projekte.
• M&A‑Readiness
  Strukturelle Compliance‑ oder Litigation‑Risiken aus einem mangelhaften Vertragsmanagement können den Unternehmenswert und damit den Verkaufspreis erheblich beeinflussen.

Wie läuft ein Health Check des Vertragsmanagements ab?

1. Ziel und Scope definieren
   Gemeinsame Festlegung der relevanten Themenfelder und Zielsetzungen.
2. Informationen sammeln
   Sichtung typischer Verträge und Datensysteme sowie Ermittlung des individuellen Risikoprofils (z. B. Branche, Regionen, Lieferketten, Geschäftspartner).
3. Abläufe analysieren
   Überprüfung interner Prozesse auf typische Fehlerquellen und Verbesserungspotenziale.
4. Risiken und Potenziale bewerten
   Strukturierte Bewertung identifizierter Risiken und Chancen, z. B. nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Impact.
5. Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren
   Entwicklung konkreter, praxisnaher Maßnahmen, die zu den bestehenden Abläufen passen.

Vertragsmanagement im Rahmen eines kombinierten Health Checks

Das Vertragsmanagement lässt sich sinnvoll in einen kombinierten Health Check integrieren, etwa gemeinsam mit den Themen Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Zölle oder Arbeits‑ und Sozialversicherungsrecht.

Verträge sind nicht nur ein Kernthema der Legal‑Abteilung. In der Praxis bestehen insbesondere zu Tax‑Bereichen enge und kritische Schnittstellen – etwa bei AGBs sowie Verträgen in Einkauf, Sales oder Marketing. Aus Compliance‑Sicht sollten Vertragsabschlüsse in vielen Fällen nicht ohne Einbindung der Steuerabteilung erfolgen.
Je nach Vertragsgestaltung kann sich insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer die steuerliche Einordnung der Leistung erheblich verändern. Ein gut organisiertes Vertragsmanagement hilft hier nicht nur, Risiken zu minimieren, sondern auch steuerliche Potenziale zu identifizieren.

Insgesamt bildet professionelles Vertragsmanagement eine zentrale Grundlage für ein wirksames Legal‑ und Tax‑Compliance‑Management‑System. Ein kombinierter Health Check nutzt diese Überschneidungen und schafft mit den ohnehin erhobenen Daten zusätzlichen Mehrwert.

Ausblick auf die nächsten Health Checks

Lesen Sie in den kommenden Beiträgen unserer Health‑Check‑Reihe mehr zu folgenden Themen:

• Digitalisierung
• Datenschutz
• Transfer Pricing
• Internationales Steuerrecht
• Versicherungssteuer
• Health Checks im öffentlichen Sektor 

Lesen Sie auch:
Unsere bisherigen Health Checks sowie den Health‑Check‑Hub.