Urlaubssperre im Betrieb – was ist zulässig?

Gesetzlicher Ausgangspunkt: § 7 BurlG

Das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) gibt den Rahmen klar vor: Grundsätzlich hat der Arbeitgeber bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche der Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, § 7 Abs. 1 BUrlG. Eine Ablehnung ist nur zulässig, wenn

• dringende betriebliche Gründe entgegenstehen oder
• vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden zu berücksichtigen sind.

Wichtig ist, dass Urlaub stets der ausdrücklichen Genehmigung durch den Arbeitgeber bedarf. Die bloße Antragstellung des Beschäftigten genügt nicht. Ein eigenmächtiger Urlaubsantritt stellt eine Pflichtverletzung dar und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen.

Treffen mehrere Urlaubswünsche für denselben Zeitraum aufeinander und können diese aus betrieblichen Gründen nicht gleichzeitig erfüllt werden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Auswahlentscheidung zu treffen. Maßgeblich ist dabei, welcher Urlaubswunsch unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdient, etwa unter Berücksichtigung familiärer Bindungen (z. B. Schulferien), bisheriger Urlaubsgewährung oder der Betriebszugehörigkeit.

Für Arbeitgeber gilt daher: Urlaubsansprüche können zwar nicht einseitig durch Arbeitnehmende durchgesetzt werden – gleichzeitig ist eine grundlose Ablehnung durch den Arbeitgeber nicht zulässig.

Urlaubssperre – nur im Ausnahmefall zulässig

Eine eigene gesetzliche Regelung zur „Urlaubssperre“ existiert nicht. Ihre grundsätzliche Zulässigkeit ergibt sich vielmehr aus § 7 Abs. 1 BurlG. Die Urlaubssperre ist allerdings kein Standardinstrument, sondern nur in engen Grenzen unter den folgenden Voraussetzungen zulässig:

(1) Dringende betriebliche Gründe

Zentrale Voraussetzung ist das Vorliegen dringender betrieblicher Gründe. Solche können, je nach Branche und Betrieb, unter anderem sein:

• Saisonale Hochphasen (z.B. Feiertagsgeschäft, Schlussverkauf)
• Unerwartet hohe Auftragslagen durch unvorhersehbare Großaufträge
• Erheblicher Personalausfall (z.B. Krankheitswelle)
• Zwingende Mindestbesetzungen

Ob dringende betriebliche Gründe vorliegen, ist stets eine Einzelfallentscheidung und der Arbeitgeber trägt hierfür die Darlegungs- und Beweislast. Wichtig ist: „Dringend“ bedeutet mehr als bloße organisatorische Unannehmlichkeiten. Bloße Störungen im Betriebsablauf genügen gerade nicht – denn solche treten regemäßig bei Abwesenheiten von Beschäftigten auf und sind grundsätzlich hinzunehmen und durch entsprechende Planung auszugleichen.

(2) Zeitliche Begrenzung

Urlaubssperren dürfen grundsätzlich nur so lange gelten, wie sie zwingend erforderlich sind. Zwar existieren keine gesetzlichen Höchstfristen, allerdings ist eine pauschale oder langfristige Sperre ohne konkrete betriebliche Notwendigkeit angreifbar. Arbeitgeber sollten auch vor dem Hintergrund, dass sich durch langfristige Urlaubssperren die Urlaubsansprüche der Arbeitnehmenden ansammeln und zu späteren Belastungsspitzen führen können, gründlich abwägen. Für Arbeitgeber bedeutet dies in der Praxis deshalb:

• klar definierte Zeiträume
• keine pauschalen Jahres- oder Dauersperren
• regelmäßige Überprüfung der betrieblichen Notwendigkeit

(3) Mitbestimmung des Betriebsrats

Urlaubssperren betreffen die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und sind daher mitbestimmungspflichtig. Besteht also ein Betriebsrat, ist dieser zwingend zu beteiligen. Ohne Beteiligung des Betriebsrats droht andernfalls die Unwirksamkeit der Urlaubssperre.

Besondere Praxisfragen

Widerruf von bereits genehmigtem Urlaub

Ein bereits genehmigter Urlaub kann grundsätzlich nicht einseitig vom Arbeitgeber widerrufen werden. Ausnahmen hiervon kommen nur in äußersten Notfällen in Betracht, etwa wenn dem Betrieb andernfalls existenzielle Schäden drohen. Wird nachträglich eine Urlaubssperre angeordnet, erfasst diese daher regelmäßig nicht bereits bewilligte Urlaube. Sie entfaltet ihre Wirkung vielmehr grundsätzlich nur für zukünftige Urlaubsanträge.

Ankündigung der Urlaubssperre

Es gibt keine gesetzliche Frist, in der eine Urlaubssperre angekündigt werden muss. Gleichwohl gilt aus Arbeitgebersicht:

• so früh wie möglich informieren,
• transparent kommunizieren und
• sachlich begründen.

Kurzfristige Sperren sind zwar nicht grundsätzlich unzulässig, bergen aber nicht unerhebliche Konflikt- und Prozessrisiken.

Urlaubssperre während der Probezeit

Eine pauschale Urlaubssperre während der Probezeit ist nicht zulässig, denn auch Arbeitnehmende in der Probezeit erwerben anteilige Urlaubsansprüche. Eine Ablehnung des Urlaubsantrags aus dringenden betrieblichen Gründen bleibt aber zulässig.

Urlaubssperre vs. Betriebsferien

Urlaubssperren sind nicht zu verwechseln mit Betriebsferien:

• Urlaubssperre: Urlaub darf (vorübergehend) nicht genommen werden
• Betriebsferien: Arbeitgeber ordnet an, dass Urlaub genommen werden muss

GT.Employment.Law.Bites – Auf den Punkt:

• Urlaubswünsche sind grundsätzlich zu berücksichtigen (§ 7 BUrlG)
• Ablehnung nur bei dringenden betrieblichen Gründen
• Urlaubssperren nur ausnahmsweise zulässig
• Urlaubssperren zeitlich begrenzen
• Betriebsrat zwingend beteiligen
• Genehmigter Urlaub ist regelmäßig verbindlich
• Eigenmächtiger Urlaubsantritt kann Kündigung rechtfertigen
• Abgrenzung Urlaubssperre - Betriebsferien beachten

Handlungsempfehlungen:

✓ Urlaubsplanung frühzeitig strukturieren
✓ Betriebliche Gründe sauber dokumentieren
✓ Betriebsrat rechtzeitig einbinden
✓ Kommunikation gegenüber Arbeitnehmenden klar und transparent gestalten
✓ Prozesse zur Urlaubsbeantragung und -genehmigung überprüfen
✓ Führungskräfte für rechtliche Grenzen sensibilisieren

In den nächsten Folgen von GT.Employment.Law.Bites greifen wir typische Praxisfragen rund um Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung sowie die bevorstehende Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie auf. Das ganze kurz, verständlich und auf den Punkt gebracht.