E-Rechnung: Was der deutsche Mittelstand jetzt wissen muss

Nicht jede Rechnung in einem elektronischen Format ist gleichzeitig auch eine E-Rechnung. Die Definition der elektronischen Rechnung hat sich mit der neuen Fassung des § 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG geändert und wird nunmehr deutlich enger gefasst. Die grundlegende Unterscheidung ist nunmehr die zwischen einer elektronischen Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG n. F. und den sonstigen Rechnungen i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 4 UStG n. F. 

Eine elektronische Rechnung ist nach der gesetzlichen Definition des § 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG n. F. eine Rechnung, die 

• dem CEN-Format EN 16931 der EU entspricht (= Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU), bspw.:
  • XRechnung
  • ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1
  • Europäische formate sind auch zulässig, z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing
• oder in einem individuell zwischen Leistendem und Leistungsempfänger vereinbarten Format ausgestellt wird, sofern dieses Format in das CEN-Format richtig und vollständig überführt werden kann (sog. Interoperabilität); bspw.:
  • EDI-Verfahren, z. B. EDIFACT (gg. Anzupassen, um Interoperabilität sicherzustellen)

Welches Format verwendet wird, ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu vereinbaren. 

Durch die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 und das entsprechende Gesetz werden Unternehmen zunächst eventuell vor Herausforderungen gestellt. Mittel- und langfristig werden allerdings die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung überwiegen. Gerade in Bezug auf Geschäftsprozesse wird die Einführung der E-Rechnung Effizienz und Compliance sorgen. Zu den Vorteilen, die sich ergeben, gehören vor allem die folgenden:

• Effizienz: Durch das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen kann die Buchhaltung systematisch automatisiert werden. So werden die unternehmensinternen Prozesse beschleunigt und Personal eingespart. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels können Unternehmen davon profitieren.
• Kosteneinsparungen: Es fallen weniger Kosten für Papier, Druck und Versand an. Darüber hinaus werden durch die Automatisierung der Buchhaltung auch Personalkosten eingespart und Mitarbeitende finden mehr Zeit für andere Tätigkeiten.
• Fehlerminimierung: Durch das maschinelle Auslesen von Rechnungen entstehen weniger Übertragungsfehler.
• Compliance: Durch die maschinelle Bearbeitung wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einfacher.
• Echtzeitüberblick: Beim Blick auf die Finanzdaten haben Verantwortliche immer den aktuellen Stand vor Augen, da man nicht mehr auf die manuelle Übertragung ins System warten muss.

Diese Frage kann für Unternehmen, die ihre Umsätze (auch) mit inländischen B2B-Geschäften machen, grundsätzlich mit Ja beantwortet werden. Aber was bedeutet E-Rechnung ab 2025 genau? Es gibt in Zusammenhang mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung verschiedene Fristen, die zu berücksichtigen sind. 

• Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen annehmen. Ab diesem Zeitpunkt sind sie grundsätzlich auch dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, zusätzlich ist der Versand von Papierrechnungen noch übergangsweise zulässig. Elektronische Formate wie PDF dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden.
• Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz > 800.000 Euro ausnahmslos zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
• Ab dem 01. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen für alle B2B-Geschäfte.

Von der Regelung um die E-Rechnung werden alle Unternehmen betroffen sein, die sich im B2B-Bereich bewegen. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel: Ausgenommen von der E-Rechnungs-Pflicht sind 

• Kleinunternehmerinnen und -unternehmer, 
• Rechnungen für Beträge, die unter 250 Euro liegen, 
• das B2C-Geschäft, 
• bestimmte Leistungen in Zusammenhang mit Grundstücken, wenn sie sich an Endverbraucher richten, und 

Zu den gängigen Standards gehören ZUGFeRD und XRechnung (Deutschland) sowie PEPPOL (international). Diese Formate gewährleisten die Kompatibilität und Rechtssicherheit.

Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar, was die automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Rechnung erfordert manuelle Eingaben oder OCR-Verarbeitung.

In Unternehmen müssen die Voraussetzungen für das Empfangen, Verarbeiten und Ausstellen von E-Rechnungen jetzt geschaffen werden. Dazu braucht es eine passende ERP- oder Buchhaltungssoftware, in der E-Rechnungen bearbeitet oder erstellt werden können. Software-Anbieter sind auf die Umstellung auf E-Rechnung und E-Invoicing vorbereitet und bieten oft Plug-and-Play-Lösungen an, die in Ihren Workflow integriert werden können. 

Auch die notwendigen Voraussetzungen für die Übermittlung der E-Rechnung sollten gegeben sein. Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen verschiedene Wege zur Verfügung. Der einfachste ist nach wie vor der Versand per Mail. Aber auch das Peppol-Netzwerk stellt einen sicheren Weg dar, um E-Rechnungen zu versenden. Für kleinere Unternehmen eignen sich Webportale, da sie eine einfache Lösung bieten.

Genau wie analoge Rechnungen müssen auch E-Rechnungen nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Dabei gilt, dass die Archivierung elektronisch, manipulationssicher und so zu gestalten sein muss, dass die Daten jederzeit les- und einsehbar sind. Das sollte Unternehmen nicht unbedingt vor Herausforderungen stellen, da moderne Archivlösungen und ERP-Systeme diese Funktionalitäten häufig anbieten.

Ja, moderne E-Invoicing-Lösungen lassen sich problemlos in gängige ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder andere integrieren.

Daten werden verschlüsselt übertragen und verarbeitet. Zudem erfüllen moderne Lösungen hohe Standards wie die DSGVO und ISO-Zertifizierungen.

Die Einführung umfasst eine Analyse bestehender Prozesse, die Auswahl der passenden Lösung, die Integration in bestehende Systeme und die Schulung der Mitarbeitenden.

Wenn Unternehmen die E-Rechnungsverordnung ignorieren, keine E-Rechnungen stellen oder empfangen können, schaden sie damit in erster Linie sich selbst. Denn sowohl Behörden als auch Geschäftspartner können eingehende analoge oder PDF-Rechnungen ablehnen, was zu Verzögerungen bei Zahlungen führen wird. Darüber hinaus drohen Bußgelder und Strafen, die sich in der EU von Land zu Land unterscheiden. Die Nichteinhaltung des Gesetzes und der damit einhergehenden Vorgaben ist also keine Option.

Kosten variieren je nach vorhandenem System, Integrationsaufwand und Unternehmensgröße. Eine Verallgemeinerung der zu erwartenden Kosten ist nur bedingt möglich. Auf lange Sicht ist mit einer Amortisierung der Kosten durch Einsparungen im Rechnungsprozess zu rechnen.