Verwaltung konkretisiert Anforderungen an Leistungsbeschreibungen auf Rechnungen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 1. Dezember 2021 die Regelungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) zu ordnungsgemäßen Leistungsbeschreibungen auf Rechnungen ergänzt und präzisiert. Das BMF regiert damit auf das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10. Juli 2019 (Aktenzeichen XI R 28/18), in dem sich das Gericht mit den Anforderungen an eine „handelsübliche Bezeichnung“ insbesondere im Niedrigpreissegment beschäftigt hatte.

Im Einzelnen werden die Regelungen im UStAE wir folgt erweitert:

• Für Warenlieferungen definiert das BMF die „handelsübliche Bezeichnung“ nunmehr als jede im Geschäftsverkehr allgemein verwendete Bezeichnung, die den Erfordernissen von Kaufleuten im Sinne des HGB genügt und nicht nur gelegentlich verwendet wird. Die handelsübliche Bezeichnung ist dabei anhand der folgenden Kriterien zu beurteilen: die Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen sowie der Warenwert.
• Für Waren aus dem Niedrigpreissektor können geringere Anforderungen gelten als für höherpreisige Waren. So ist zum Beispiel eine reine Gattungsbezeichnung für hochpreisige Waren nicht als handelsübliche Bezeichnung einzustufen, für Niedrigpreiswaren hingegen schon.
• In Zweifelsfällen soll der Unternehmer nachweispflichtig sein, dass eine in der Rechnung aufgeführte Bezeichnung (zum Beispiel nur „T-Shirts“ oder „Bluse“) auf der betreffenden Handelsstufe üblich ist.
• Demgegenüber müssen bei sonstigen Leistungen laut BMF die Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglichen. Der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen sind zu präzisieren – dabei ist aber nicht erforderlich, dass sie erschöpfend beschreiben werden müssten. Nicht ausreichen sollen jedoch allgemeine Angaben wie „Erbringung juristischer Dienstleistungen“, „Bauarbeiten“, „Beratungsleistung“, „Werbungskosten lt. Absprache“, „Akquisitions-Aufwand“ oder „Reinigungskosten".

Praxistipp

Die Änderungen im UStAE können zum Beispiel dann die Argumentationsposition von Unternehmern stärken, wenn das zuständige Finanzamt droht, den Vorsteuerabzug aus Rechnungen über Warenlieferungen aufgrund einer (vermeintlich) nicht ausreichenden Leistungsbeschreibung zu versagen. Unabhängig davon empfiehlt sich jedoch, von vornherein auf aussagekräftige Leistungsbeschreibungen zu achten, um diesbezügliche Diskussionen mit dem Finanzamt möglichst gar nicht erst aufkommen zu lassen.