Deklarationspflichten mit Tax Tech erfüllen – wie geht das, wie fangen wir an und wie sollte unsere Zukunftsvision aussehen? Das Motto könnte lauten: Think big, dream bigger! Kann eine holistische Lösung heute schon identifiziert werden, bei der zwar nicht alle Probleme auf einmal gelöst werden, wohl aber nach einer gut durchdachten und definierten Roadmap eine Vollautomatisierung mittel- oder langfristig erreicht werden könnte?
Tax Tech Projekte – wie fangen wir an?
Typischerweise beginnt ein (Tax Tech) Projekt mit der Aufnahme der fachlichen und technischen Anforderungen und Wünsche. Auf dieser Basis erfolgt zunächst eine Make-or-Buy Entscheidung sowie anschließend die Anbieterauswahl, in der die optimale Lösung für Ihr Unternehmen gesucht wird. Abschließend findet die Implementierung statt, idealerweise durch die Involvierung von zertifizierten Implementierungspartnern. Wenn Unternehmen noch keinen konkreten Bedarf identifiziert haben, aber gerne wissen möchten, wo sie zukünftig mithilfe von Tax Tech qualitativer und effizienter arbeiten könnten, bietet sich ein Tax Tech Health-Check an. Dabei werden Interviews geführt, um den Ist- und Sollzustand festzustellen. Ergebnis des Tax Tech Health-Checks ist eine empfohlene Roadmap, die als Grundlage für die unternehmensindividuelle Tax Tech Strategie und für folgende Tax Tech Projekte dient.
Umsatzsteuer
Die Überlegungen zur Zentralisierung der Steuer-Compliance gelten bei der Umsatzsteuer genauso wie bei den Ertragsteuern, dennoch zeichnet sich dieser Bereich mit einem fortgeschritteneren Zentralisierungs- und Automatisierungsgrad ab. Bei der Umsatzsteuer-Compliance mithilfe von Tax Tech geht es um die Automatisierung von Voranmeldungen und Jahreserklärungen sowie zusätzlichen Reporting-Pflichten wie die Zusammenfassende Meldung, Intrastat und sowie lokalen Reportings wie SAF-T, MTD und andere. Das Verplausibilisieren und Validieren der Daten sollten heutzutage ebenfalls automatisiert werden, um Qualität und Effizienz zu steigern. Hierbei haben diejenigen Unternehmen das höchste Optimierungs-Potenzial, welche Compliance-Pflichten beziehungsweise umsatzsteuerliche Registrierungen in vielen Ländern haben. Eine Automatisierung ist auch bei einer heterogenen Systemlandschaft mittlerweile mit keinem überdimensionalen Aufwand realisierbar. Die Migration zu SAP S4Hana ist der perfekte Zeitpunkt, um eine solche Zentralisierung und Automatisierung zu planen, egal ob innerhalb oder außerhalb der SAP Landschaft.
Für Unternehmen mit Umsatzsteuer-Pflichten in vielen Ländern (oder auch für Shared Service Centers) bieten sich diverse Cloudlösungen an, die den gesamten Prozess automatisieren und es Unternehmen ermöglichen, sich auf die steuerliche Analyse anstelle von aufwändigen Zahlen-Analysen und Daten-Extrahierung zu konzentrieren. Alternativ existiert auch ein Tax Tech gestütztes Outsourcing Modell.
Auch wenn Ihr Unternehmen keine end-to-end Lösung für die gesamte Umsatzsteuer-Compliance und gleich in mehreren Ländern anstrebt, gibt es bewährte „Insel-Lösungen“, die ein hohes Maß an Effizienz mit einem überschaubaren Implementierungsaufwand bieten. Einige nennenswerte Beispiele solcher Insel-Lösungen sind:
- Automatisierung der Organschafts-Konsolidierung, auch bei Geschäftsbereichen mit einem eingeschränkten Vorsteuerabzug
- Laufende automatische Datenvalidierung und -verplausibilisierung
- Erstellung von Transaktionsmatrizen auf Basis von historischen Daten
- Automatisierte Checks von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, usw.
Damit lassen sich viele Herausforderungen im Zusammenhang mit der Datenqualität lösen. Hierfür werden Data Analytics, Business Intelligence, Robotics und Low-Code Lösungen eingesetzt und diese werden, wenn notwendig, an die unternehmensindividuellen Bedürfnisse angepasst.
Für die Unternehmen, bei denen die Umsatzsteuerfindung im ERP System stattfinden sollte, bieten sich idealerweise die am Markt existierenden Tax Engines und SAP Add-on’s an, welche die Steuerdeterminierung auf Transaktionsbasis automatisieren und optimieren. Mit einem State-of-the-Art Implementierungsansatz, gestützt mit Data Analytics und RPA, können solche Lösungen bereits kurz- und mittelfristig den anfänglichen Implementierungsaufwand legitimieren.
Einen Beitrag zu den ertragsteuerlichen Aspekten bei einem Tax Tech Projekt lesen Sie hier.
