In der dynamischen Welt der Technologie, Medien und Telekommunikation sind grenzüberschreitende Lizenzgeschäfte unverzichtbar. Für inländische Lizenznehmer begründen solche Geschäfte jedoch häufig steuerliche Pflichten im Bereich der Quellensteuern, die aufgrund der komplexen Rechtslage leicht übersehen werden können. Diese Thematik ist daher regelmäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen. Umso schwerer wiegt es, dass die aus den Quellensteuern resultierenden Haftungsrisiken und wirtschaftlichen Belastungen in den zugrundeliegenden Lizenzverträgen oftmals nur unzureichend geregelt sind. Der Gesetzgeber hat die Problematik kürzlich zumindest teilweise für „geringfügige“ Lizenzzahlungen entschärft.
Im Folgenden werden die Quellensteuerpflichten sowie die Neuregelung der Geringfügigkeitsgrenze erläutert und auf aktuelle Praxisprobleme im Zusammenhang mit Lizenzverträgen hingewiesen.
Die Quellensteuer auf grenzüberschreitende Lizenzzahlungen
Grundsätze
Überlässt ein ausländischer Lizenzgeber („Lizenzgeber“) einem inländischen Unternehmen („Lizenznehmer“) Rechte zur Verwertung im Inland (zum Beispiel Patent- Marken- oder Urheberrechte), unterliegt diese Lizenzbeziehung dem sogenannten Steuerabzug (§ 50a EStG). Der Lizenznehmer ist in der Folge verpflichtet, bei Zahlung der geschuldeten Vergütung („Lizenzgebühr“) einen Steuerabzug in Höhe von grundsätzlich 15,825 Prozent („Quellensteuer“) vorzunehmen und die Quellensteuer fristgerecht an das Bundeszentralamt für Steuern („BZSt“) abzuführen sowie elektronisch anzumelden. Erfasst wird allerdings nur die befristete Überlassung von (Nutzungs-)Rechten; der (wirtschaftliche) Rechtskauf ist vom Steuerabzug hingegen ausgeschlossen. Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichten können zu erheblichen Nachforderungen und darüber hinaus auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Freistellung von der Quellensteuer
Die Lizenzgeber haben aufgrund internationaler Abkommen (DBA) häufig einen Anspruch auf (zumindest teilweise) Freistellung von der Quellensteuer. Der Lizenznehmer darf jedoch nur dann vom Einbehalt der Quellensteuer absehen, wenn das BZSt auf Antrag des Lizenzgebers eine entsprechende „Freistellungsbescheinigung“ erteilt hat. Das Verfahren zur Erteilung der Freistellungsbescheinigung ist aufwendig und dauert derzeit häufig länger als zwölf Monate. Die benötigte Freistellungsbescheinigung wird daher häufig zum Zahlungszeitpunkt noch nicht vorliegen. Der Lizenznehmer wird folglich die Quellensteuer zunächst einbehalten müssen; dem Lizenzgeber bleibt dann grundsätzlich nur die Möglichkeit, die Erstattung der Quellensteuer in einem langwierigen Verfahren zu beantragen.
Die Neuregelung für „Bagatellfälle“
Bislang konnte der Lizenznehmer auch ohne eine Freistellungsbescheinigung vom Quellensteuerabzug in „Bagatellfällen“ absehen. Dies betraf Fälle, in denen der Lizenzgeber einen Anspruch auf Freistellung von der Quellensteuer nach einem DBA hatte und – zusätzlich – die ihm vom Lizenznehmer in einem Kalenderjahr zugeflossenen Lizenzgebühren den Schwellenwert von 5.000 Euro nicht überschritten. In der Praxis wurde dieser Schwellenwert in vielen Fällen überschritten, sodass Quellensteuer anfiel.
Mit Gesetz vom 27. März 2024 wurde die Geringfügigkeitsgrenze für Lizenzgebühren, die ab dem 1. Januar 2024 zufließen, nunmehr auf 10.000 Euro erhöht. Dies dürfte eine Erleichterung insbesondere für kleinere Unternehmer (wie zum Beispiel selbstständige Grafikdesigner oder Programmierer) bedeuten. Der Lizenznehmer muss allerdings auch weiterhin sicherstellen, dass der Lizenzgeber sämtliche Anforderungen für die Freistellung von der Quellensteuer nach einem DBA erfüllt. Diese Frage wird der Lizenznehmer häufig ohne weitere Angaben des Lizenzgebers nicht beantworten könnten. Der Lizenznehmer sollte daher nicht leichtfertig vom Quellensteuerabzug absehen und das Vorliegen der Anspruchsvoraussetzungen durch entsprechende Vertragsregelungen sicherstellen.
Besondere (vertragliche) Aspekte
Liegen die Voraussetzungen für die Anwendung der Bagatellregelung nicht vor, sollte der Lizenznehmer im Zusammenhang mit Quellensteuer insbesondere bei der Vertragsgestaltung folgende Aspekte beachten, die in der Praxis häufig problematisch sind:
Nettovereinbarungen
Aufgrund des langwierigen und komplexen Verfahrens, eine Freistellung von der Quellensteuer nach einem DBA zu erreichen, versuchen die Lizenzgeber immer häufiger, die Quellensteuerbelastungen durch sogenannte Nettovereinbarungen (Gross-Up-Klauseln) wirtschaftlich auf den Lizenznehmer abzuwälzen. Hieraus können sich finanzielle Mehrbelastungen für den Lizenznehmer ergeben, die zudem häufig im Hinblick auf mögliche Freistellungsansprüche des Lizenzgebers nicht gerechtfertigt sind. Der Lizenznehmer ist daher regelmäßig gut beraten, die Nettovereinbarung nicht ohne weiteres zu akzeptieren oder zumindest Vertragsklauseln aufzunehmen, die möglichen Freistellungsansprüchen des Lizenzgebers Rechnung tragen.
Quellensteuer bei Urheberrechten
Besondere Vorsicht ist bei Verträgen über die Überlassung von Urheberrechten geboten; betroffen sind hier regelmäßig Verträge über die Erstellung von Designs, Drehbüchern oder Musikwerken. Zumeist erwirbt der Lizenznehmer vom ausländischen Unternehmer sämtliche „Urheberrechte“ an dem betreffenden Werk (sogenannter Total Buy-Out), sodass die Parteien von einem quellensteuerfreien Rechtskauf ausgehen. Der Bundesfinanzhof hat jedoch mit Urteil vom 24. Oktober 2018 (Aktenzeichen I R 69/16), entschieden, dass ein Rechtskauf aufgrund der Besonderheiten des deutschen Urheberrechts nicht möglich ist. Damit fällt grundsätzlich auch bei Total Buy-Out Verträgen regelmäßig Quellensteuer an. Dies sollte bei der Ausgestaltung der Verträge und bei der Zahlung des „Kaufpreises“ entsprechend berücksichtigt werden.
Softwareauftragsentwicklung
Abweichend von dem vorstehenden Grundsatz ist bei der Auftragsentwicklung von Software seit der Urheberrechtsreform 2021 ein quellensteuerfreier Rechtskauf möglich. Voraussetzung ist jedoch, dass der entsprechende Vertrag „die Einräumung umfassender, ausschließlicher, unbefristeter und unwiderruflicher Nutzungs- und Verwertungsrechte an der Software“ vorsieht. In der Vertragspraxis wird dies nicht immer ausreichend dokumentiert. Unternehmen sollten daher ihre Verträge mit ausländischen Softwareentwicklern sorgfältig gestalten und auch bereits bestehende Vertragsverhältnisse überprüfen, um eine Quellensteuerpflicht zu vermeiden.
Handlungsempfehlung
Die korrekte Behandlung von Quellensteuern bei grenzüberschreitenden Lizenzgeschäften ist komplex und fehleranfällig. Durch die Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze für Vergütungen von bis zu 10.000 Euro im Kalenderjahr wird die Problematik zumindest teilweise entschärft. Lizenznehmer sollten die Anwendbarkeit dieser Ausnahmeregelung jedoch genau prüfen und mögliche Quellensteuerrisiken vertraglich absichern. Bei Lizenzen, die nicht unter die Geringfügigkeitsgrenze fallen, sollten Quellensteuerpflichten stets geprüft und ordnungsgemäß umgesetzt werden. Vorsicht ist insbesondere bei der Überlassung von Urheberrechten und Softwareauftragsentwicklung geboten, damit etwaige Quellensteuerpflichten in diesem Zusammenhang nicht verkannt werden.
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