Rechtliche Grundlage und Umsetzung in der Praxis
Die Einführung des digitalen Verfahrens zur Kinderdatenübernahme (DaBPV) basiert auf dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG), das am 1. Juli 2023 in Kraft getreten ist. Die rechtliche Grundlage findet sich insbesondere in § 55 Sozialgesetzbuch (SGB) XI. Eltern mit mehreren Kindern sollen durch Abschläge auf den Beitragssatz in der Pflegeversicherung entlastet werden. Die Höhe dieser Abschläge richtet sich nach der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder unter 25 Jahren. Die Abschläge werden lediglich auf den Beitragssatz der Arbeitnehmenden angewendet; der Arbeitgeberanteil bleibt unverändert.
Mit dem Stichtag 1. Juli 2025 endete der Übergangszeitraum, in dem Arbeitgebende Kinderdaten noch vereinfacht per Abfrage von den Arbeitnehmenden erfassen und berücksichtigen konnten. Ab diesem Zeitpunkt gilt nun die verpflichtende Teilnahme am DaBPV für alle beitragspflichtigen Arbeitgebenden. Die Rückmeldungen der vom BZSt übermittelten Daten zur Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge enthalten insbesondere:
- Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder (unter 25 Jahre)
- Elterneigenschaft
- Gültigkeitszeiträume
Damit entfällt künftig die manuelle Erfassung von Kinderdaten, was die Lohnabrechnung vereinfacht und die Fehlerquote reduziert.
Was bedeutet das konkret für Arbeitgebende?
Arbeitgebende sind verpflichtet, die korrekten Pflegeversicherungsbeiträge an die zuständigen Stellen auszuzahlen. Eine Pflicht zur nachträglichen Korrektur besteht, wenn eine automatische Datenübermittlung eine höhere Kinderzahl feststellt (§ 55 Abs. 3b Satz 3 SGB XI).
Wurden in der Vergangenheit zu hohe Pflegeversicherungsbeiträge gezahlt, erfolgt eine rückwirkende Erstattung. Die Erstattung wird durch die sogenannte beitragsabführende Stelle – im Angestelltenverhältnis üblicherweise der Arbeitgebende – vorgenommen.
Sofern Arbeitgebende mit der Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen bis zur Einführung des digitalen Nachweisverfahrens zum 1. Juli 2025 gewartet und bislang keine Abschläge vorgenommen haben, sind Erstattungsbeträge in der Regel zu verzinsen. Bei eigenständiger, manueller Meldung durch Arbeitnehmende gilt weiterhin, dass Korrekturen frühestens ab dem Monat nach Nachweiserbringung möglich sind.
Hinweis: Arbeitgebende sollten sicherstellen, dass Lohnabrechnungssoftware und Personalverantwortliche auf dem aktuellen Stand sind, denn die Anmeldung zum DaBPV-Verfahren erfolgt automatisiert über die Gehaltsabrechnung mithilfe der Steuer-Identifikationsnummer der Arbeitnehmenden.
Wo besteht noch Handlungsbedarf?
Rückmeldungen durch das BZSt werden lediglich für Arbeitnehmende bereitgestellt, die in der gesetzlichen Pflegeversicherung pflichtversichert sind – nicht für privat Pflegeversicherte oder besondere Personenkreise wie geringfügig Beschäftigte, Werkstudenten und Werkstudentinnen und sozialversicherungsfreie Praktikanten und Praktikantinnen oder Entsandte mit A1-Bescheinigung.
Das BZSt kennt nur steuerlich relevante Kinder. Folgende Kinder können daher fehlen:
- Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder
- Kinder mit abweichendem Familiennamen
- Kinder im Ausland
- Kinder, die 2011 bereits volljährig waren
Für nicht automatisch erfasste Kinder müssen weiterhin manuelle Nachweise (z. B. Geburtsurkunden) eingeholt werden. Arbeitgebende sollten ihre internen Prozesse zur Erfassung, Prüfung und Archivierung von Kinderdaten daher regelmäßig überprüfen und anpassen.
Sofern das BZSt Daten zurückmeldet, die von den ursprünglich erfassten Kinderdaten abweichen, und keine neuen Nachweise durch den Arbeitnehmenden erbracht werden, müssen sich Arbeitgebende mit ihrer Pflicht zur nachträglichen Korrektur der Pflegeversicherungsbeiträge auseinandersetzen.
Hinweis: Unter Umständen unterstützt die Lohnabrechnungssoftware nur Korrekturen ins Vorjahr. Außerdem beeinflussen Erstattungen oder Nachzahlungen über die Vorsorgepauschale auch die Lohnsteuerberechnung. Der Arbeitgebende ist verpflichtet, die erstatteten bzw. nachgezahlten Beiträge – auch soweit sie aus Vorjahren resultieren – mit den im laufenden Jahr gezahlten Beiträgen auf der Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Kalenderjahres zu erfassen. Eine enge Abstimmung zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Arbeitnehmenden und Behörden ist daher empfehlenswert.
Fazit
Mit der verpflichtenden Einführung des DaBPV mit Wirkung ab 1. Juli 2025 wird die Feststellung der Elterneigenschaft und der berücksichtigungsfähigen Kinder in der Pflegeversicherung deutlich effizienter und automatisierter. Arbeitgebende profitieren von einer vereinfachten, rechtssicheren Datenübermittlung, müssen jedoch sicherstellen, dass Lohnabrechnungssysteme, Schnittstellen und Nachweisprozesse auf dem aktuellen Stand sind.
Rückwirkende Korrekturen und Erstattungen sind möglich, erfordern jedoch eine sorgfältige Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Gerne unterstützt Grant Thornton in Deutschland Sie bei sozialversicherungs- und lohnsteuerlichen Korrekturen sowie der praktischen Umsetzung des DaBPV-Verfahrens.
