Erweiterung der Digitalen Lohn-Schnittstelle: Unternehmen sollten den technischen Handlungsbedarf nicht unterschätzen

Mit Artikel 3 der Siebten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen wurde die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) erweitert. Künftig sollen Arbeitgeber nicht nur klassische Lohnkontodaten, sondern auch die hierfür mittels Vor- und Nebensystemen ermittelten und verwendeten Daten elektronisch bereitstellen. Das Ziel der Finanzverwaltung ist nachvollziehbar. In der Praxis dürfte die Änderung jedoch erhebliche technische, organisatorische und datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen. Die neue Fassung des § 4 Abs. 2a der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) gilt für die ab dem 1. Januar 2027 im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten.

Was ist geplant?

Nach geltender Rechtslage verpflichtet § 4 LStDV den Arbeitgeber zur Führung des Lohnkontos und zur Aufzeichnung der klassischen lohnsteuerlichen Angaben; die DLS dient bislang im Kern der elektronischen Bereitstellung dieser Lohnkontodaten. Durch die Siebte Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen wurde § 4 Abs. 2a LStDV neu gefasst. Mit der Neufassung haben Arbeitgeber künftig nicht nur die nach § 4 LStDV und § 41 EStG aufzuzeichnenden Daten, sondern auch die hierfür mittels Vor- und Nebensystemen ermittelten und verwendeten Daten über eine digitale Schnittstelle bereitzustellen. Zusätzlich hat die Übermittlung für dieselbe Betriebsstätte zusammengefasst in einem Datenbestand je Haupt-, Vor- und Nebensystem zu erfolgen. Die Neuregelung gilt für die ab dem 1. Januar 2027 im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten. Sie umfasst z.B. Zeitwirtschafts-, Reisekosten-, Benefits- oder Fahrtenbuchsysteme.

Die Finanzverwaltung will damit insbesondere die Effizienz von Lohnsteuer-Außenprüfungen steigern. 

Warum gibt es Kritik?

Mehrere Spitzenverbände wie die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIKH), der Bundesverband der deutschen Industrie e.V. (BDI) und der Zentralverband des deutschen Handwerks e.V. (ZDH) bewerten die geplante Erweiterung kritisch. Sie bezweifeln insbesondere, dass der mit der Änderung verbundene Umsetzungsaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum praktischen Nutzen steht. 

Zudem weisen die Verbände auf zwei praktische Herausforderungen hin: 

• Zum einen ist die tatsächliche Entgeltabrechnung in vielen Unternehmen in der Realität deutlich komplexer als die Neuregelung vermuten lässt. Unterschiedliche Arbeitnehmergruppen, mehrere Abrechnungskreise, externe Payroll-Dienstleister und heterogene Nebenprozesse führen häufig zu gewachsenen Systemlandschaften. Hinzu kommt, dass einzelne lohnsteuerlich relevante Sachverhalte außerhalb der eigentlichen Lohnabrechnung dokumentiert werden, teilweise sogar in nicht standardisierten oder digitalisierten Lösungen.
• Zudem bemängeln die Verbände, dass bislang vor allem klare Vorgaben dazu fehlen, welche konkreten Werte und Datensätze künftig einzubeziehen sind und nach welchen technischen Standards dies erfolgen soll. 

Welche technischen Anforderungen rücken in den Fokus?

Gerade hier liegt die eigentliche Tragweite des Vorhabens. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beschreibt die DLS bereits heute als Schnittstelle für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem und den verwendeten Vor- und Nebensystemen. Zugleich veröffentlicht das BZSt fortlaufend neue Versionsstände der DLS; für die Version 2026.1 wird ausdrücklich auch auf Empfehlungen zur Überlassung von Daten aus elektronischen Fahrtenbüchern hingewiesen. 

Für Unternehmen ergibt sich folgender „Fahrplan“: 

1. Identifikation der lohnsteuerlich relevanten Daten – wo entstehen diese und wie werden diese weiterverarbeitet?
2. Beschreibung von Schnittstellen, Datenlogiken und Verantwortlichkeiten zwischen Haupt-, Vor- und Nebensystemen.
3. Bereitstellung der Daten in maschinell lesbarer und auswertbarer Form – reine Reports oder manuelle Einzelauswertungen reichen dafür regelmäßig nicht aus.
4. Erstellung der Verfahrensdokumentation
5. Abgrenzung datenschutzrechtlich sensibler Informationen, sodass im Prüfungsfall nur die tatsächlich prüfungsrelevanten Daten zugänglich sind. 

Die beschlossene Neuregelung trifft viele Unternehmen in einer Phase, in der die praktische Ausgestaltung noch offen ist. Denn solange noch nicht eindeutig feststeht, welche Felder, Datengruppen und Konsolidierungslogiken künftig verlangt werden, bleibt der konkrete technische Anpassungsbedarf schwer abschätzbar. Diese Unsicherheit greift auch die Stellungnahme der Verbände ausdrücklich auf. 

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Nach Verkündung der Neuregelung sollten Unternehmen das Thema jetzt auf die Agenda setzen. Sinnvoll ist zunächst eine Bestandsaufnahme aller lohnsteuerlich relevanten Haupt-, Vor- und Nebensysteme. Im Anschluss sollte geprüft werden, welche Daten dort entstehen, wie diese mit der Lohnabrechnung zusammenhängen und ob sie strukturiert exportiert werden können. Ebenso wichtig ist die Frage, ob bereits eine belastbare Verfahrensdokumentation und klare Verantwortlichkeiten für die Datenbereitstellung bestehen. Diese Vorarbeiten dürften unabhängig von der finalen Ausgestaltung der DLS-Erweiterung sinnvoll sein. Sie sind zudem im Rahmen der Implementierung eines Tax Compliance Management Systems zwingend notwendig. 

Fazit

Die beschlossene Erweiterung der DLS ist mehr als eine punktuelle Verordnungsänderung. Sie kann dazu führen, dass die gesamte lohnsteuerlich relevante Systemlandschaft eines Unternehmens stärker in den Fokus der Außenprüfung rückt. Die Neuregelung fügt sich damit in weitere aktuelle Entwicklungen im Bereich der Lohnsteuer-Außenprüfung ein, wie etwa die neue Außenprüfungsordnung mit der erstmaligen Einführung einer konzern- bzw. unternehmensweit koordinierten Lohnsteuer-Außenprüfung; hierzu verweisen wir auch auf unser Insight vom 9. April 2026. 

Insgesamt will die Finanzverwaltung mit der DLS-Erweiterung die Chancen der Digitalisierung nutzen. Das Ziel größerer Transparenz ist aus ihrer Sicht verständlich. Für Unternehmen wird entscheidend sein, ob rechtzeitig klare technische Standards, realistische Umsetzungsfristen und praktikable Abgrenzungen vorgegeben werden. Die DLS-Erweiterung ist zwar nicht mit einem eigenen neuen Bußgeldtatbestand verknüpft. Werden die Anforderungen jedoch im Prüfungsfall nicht erfüllt, könnte die Finanzverwaltung verfahrensrechtliche Folgen wie ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag für maximal 150 Tage als auch einen Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld von bis zu 25.000 Euro pro Tag für maximal 150 Tage prüfen. Bis dahin gilt: Wer seine Systemlandschaft, Datenflüsse und Dokumentation frühzeitig überprüft, ist deutlich besser vorbereitet.

Sie haben Fragen zur DLS-Erweiterung? Sprechen Sie uns gerne an!