Gut vorbereitet in die S/4HANA-Umstellung – SAP Activate als strukturierter Leitfaden für den Öffentlichen Sektor

SAP Activate – ein strukturierter Projektansatz mit Best Practices

SAP Activate ist ein von SAP entwickeltes Implementierungsframework für SAP S/4HANA und weitere SAP-Lösungen. Es kombiniert praxiserprobte Best-Practice-Prozessmodelle, eine geführte Systemkonfiguration sowie ein klar strukturiertes, phasenorientiertes Vorgehensmodell. Ziel ist es, Implementierungen schneller, effizienter und mit hoher Ergebnisqualität durchzuführen.Das Phasenmodell von SAP Activate umfasst sechs aufeinanderfolgende Projektphasen, die eine systematische und transparente Einführung sicherstellen:

1. In der Discover-Phase wird geprüft, in welchem Umfang SAP S/4HANA für die Organisation geeignet ist und welche Implementierungsstrategie verfolgt werden soll. Schwerpunkte sind die Machbarkeitsanalyse, die Erstellung einer individuellen Transformations-Roadmap sowie die Bewertung möglicher Betriebsmodelle (Cloud, On-Premise, Hybrid). SAP stellt hierfür allgemeine und lösungsspezifische Roadmaps bereit. Zentrale Stakeholder werden frühzeitig eingebunden, um strategische Ziele eindeutig festzulegen.
   
   
2. In der Prepare-Phase werden Projektstruktur, -ziele und -pläne festgelegt sowie alle notwendigen Vorbereitungen für den Projektstart getroffen. Projektteams werden zusammengestellt, Rollen und Verantwortlichkeiten definiert. Dabei können Best Practices und vordefinierte Lieferbestandteile als Orientierung dienen.
   
   
3. In der Explore-Phase werden mithilfe von SAP Fit-to-Standard-Analysen die vordefinierten Best-Practice-Prozesse mit den bestehenden Abläufen verglichen. Ziel ist es, Abweichungen zum SAP-Standard zu identifizieren, den Anpassungsbedarf zu dokumentieren und zu prüfen, wie die definierten Anforderungen im S/4HANA-System umgesetzt werden können.
   
   
4. In der Realize-Phase wird das System gemäß den Ergebnissen der Explore-Phase aufgebaut und die Datenmigration durchgeführt. In iterativen Sprints (dies sind kurze Zyklen, in denen definierte Arbeitspakete abgearbeitet werden) werden System und Geschäftsprozesse umgesetzt, getestet und von den Projektteams freigegeben, sobald die definierten Abschlusskriterien erfüllt sind.
   
   
5. In der Deploy-Phase wird das Produktivsystem final eingerichtet, Endanwender werden geschult und der Go-Live vorbereitet. Ziel ist der reibungslose Übergang auf das neue S/4HANA-System (Abnahme, Cutover, Produktivstart) mit begleitender Unterstützung für die Anwender.
   
   
6. Die abschließende Run-Phase sichert den nachhaltigen Betrieb des Systems. Sie umfasst kontinuierliche Optimierungen, Monitoring, die Integration neuer Funktionen und das fortlaufende Change Management. Ziel dieser Phase ist es, das System weiter zu optimieren und Prozesse zu automatisieren.

SAP Activate im öffentlichen Sektor – Grundlage für eine erfolgreiche Umstellung

SAP Activate begleitet die Umstellung auf S/4HANA im öffentlichen Sektor mit einem klar strukturierten Vorgehen. Bereits in den frühen Phasen werden Ziele, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne definiert und kommuniziert – unterstützt durch individuelle Roadmaps. Dies bietet entscheidende Vorteile in einem Umfeld, das von strengen Budgetvorgaben, Regularien und langen Entscheidungswegen geprägt ist. Dadurch lassen sich Planungsfehler und Fehlkalkulationen frühzeitig erkennen und reduzieren.

In den Fit-to-Standard-Workshops werden die fachlichen Anforderungen der Organisation mit den SAP-Standards abgeglichen und branchenspezifische Best Practices herangezogen. Für den öffentlichen Sektor können etwa Best Practices für Haushaltsmanagement oder Budgetverwaltung genutzt werden, um Budgets, Fördermittel und Ressourcen transparent und gesetzeskonform zu verwalten. Das iterative Arbeiten in kurzen Zyklen ermöglicht es, die Implementierungsschritte fortlaufend zu verfeinern. Durch den Einsatz vorgefertigter Bausteine und Templates reduziert SAP Activate den Aufwand individueller Anpassungen und schafft eine starke Standardorientierung – mit individuell zugeschnittenen, wiederverwendbaren Prozessen, die den spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors gerecht werden.

Besonders im öffentlichen Bereich, in dem Änderungen oft langwierig abgestimmt werden müssen, reduziert SAP Activate frühzeitig Projektrisiken, erhöht die Planungssicherheit und erleichtert die Steuerung komplexer Prozesse und IT-Landschaften. Es verbindet Planbarkeit und Dokumentationssicherheit mit agilen Elementen, die eine flexible Reaktion auf neue gesetzliche, organisatorische oder technologische Anforderungen ermöglichen.

Herausforderungen und Grenzen von SAP Activate im öffentlichen Sektor

Trotz der zahlreichen Vorteile weist SAP Activate im öffentlichen Sektor Einschränkungen in der praktischen Anwendbarkeit auf. Die Methodik bietet zwar einen klar strukturierten und bewährten Rahmen, stößt jedoch in der Umsetzung von Projekten in öffentlichen Organisationen teilweise an Grenzen. Der öffentliche Bereich ist geprägt von komplexen Entscheidungsstrukturen, strengen Vergabe- und Dokumentationspflichten sowie begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen. Diese Rahmenbedingungen können die Umsetzung der agilen und iterativen Elemente von SAP Activate erschweren und zu Verzögerungen im Projektverlauf führen.

Darüber hinaus berücksichtigt SAP Activate den organisatorischen Wandel nur in begrenztem Umfang. Gerade im öffentlichen Sektor, wo Veränderungen häufig mit starkem Mitbestimmungs- und Kommunikationsbedarf verbunden sind, sollte dieser Aspekt gezielt durch ergänzende Change-Management-Maßnahmen gestärkt werden.

Zudem kann sowohl die Einführung als auch die Nutzung der vorgesehenen SAP-Tools – wie beispielsweise SAP Signavio zur Prozessmodellierung oder die umfangreichen Best-Practice-Vorlagen – für einzelne Organisationen zu aufwendig sein. Diese verfügen häufig nicht über die personellen oder finanziellen Kapazitäten, um alle Elemente der Methodik vollständig umzusetzen.

Sinnvoller ist daher ein gezielter, ressourcenschonender Einsatz, der nur die Bestandteile von SAP Activate berücksichtigt, die einen erkennbaren Mehrwert bieten. Auf diese Weise kann der methodische Rahmen an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden, ohne die Grundprinzipien von Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu vernachlässigen.

Insgesamt bietet SAP Activate eine bewährte Grundlage, um S/4HANA-Transformationen strukturiert, transparent und zielgerichtet umzusetzen. Gleichzeitig sollte die Methodik stets im jeweiligen Kontext betrachtet werden. Für öffentliche Organisationen empfiehlt sich eine individuelle, kundenspezifische Anwendung, bei der die Methodik an vorhandene Rahmenbedingungen, Ressourcen und Entscheidungsprozesse angepasst wird. So wird SAP Activate zu einem hilfreichen Leitfaden, der die digitale Transformation im öffentlichen Sektor zielorientiert und erfolgreich unterstützt.

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