Prozessautomatisierung im öffentlichen Sektor: Von Pilotprojekten zur skalierbaren Verwaltungsmodernisierung

Automatisierung beginnt mit Prozessklarheit

In vielen Verwaltungen ist die Ausgangslage für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung anspruchsvoll. Zwar existieren häufig Prozessdokumentationen, Verfahrensanweisungen oder Organisationshandbücher, die den Ablauf zentraler Verwaltungsleistungen beschreiben. In der Praxis werden diese jedoch oft durch gewachsene Zuständigkeiten, unterschiedliche Fachverfahren, lokale Besonderheiten und manuelle Zwischenschritte ergänzt.

Es entsteht eine Diskrepanz zwischen dokumentiertem Soll-Prozess und tatsächlich gelebtem Arbeitsablauf. Erste Automatisierungsvorhaben können wertvolle Erkenntnisse liefern und Potenziale sichtbar machen, reichen allein jedoch nicht aus, um Prozessautomatisierung systematisch und dauerhaft zu etablieren.

Ein strukturierter Einstieg beginnt daher mit einer fundierten Analyse der bestehenden Abläufe. Vorhandene Prozessmodelle sollten hinsichtlich Aktualität, Vollständigkeit und Aussagekraft überprüft werden. Ebenso wichtig ist der Abgleich mit den Erfahrungen der Process Owner und der Mitarbeitenden, die die Prozesse täglich ausführen.

Erst in diesem Austausch werden Medienbrüche, Sonderfälle oder manuelle Tätigkeiten sichtbar, die in offiziellen Dokumentationen häufig fehlen. Ergänzend können Interviews, Workshops, Prozessbeobachtungen sowie die Auswertung vorhandener Systemdaten genutzt werden, um ein realistisches Bild der Abläufe zu erhalten.

Ziel ist nicht die vollständige Modellierung aller Prozesse. Entscheidend ist vielmehr Transparenz über

• Prozessvolumen
• Bearbeitungszeiten
• Fehlerquellen
• Prozessvarianten
• Schnittstellen zwischen Fachverfahren 

Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche Prozesse für eine Automatisierung geeignet sind und wo ein realistischer Nutzen erwartet werden kann. Besonders geeignet sind wiederkehrende Vorgänge mit klaren Entscheidungsregeln, hohen Fallzahlen und stabilen Datenquellen. Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob die Automatisierung zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden, einer besseren Servicequalität oder verkürzten Bearbeitungszeiten beiträgt.

Prozessklarheit ist damit die Voraussetzung für fundierte Automatisierungsentscheidungen.

Potenziale bewerten und wirtschaftlich priorisieren

Prozessautomatisierung entfaltet ihren größten Nutzen dort, wo Auswahl- und Investitionsentscheidungen nachvollziehbar und wirtschaftlich fundiert getroffen werden. Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen – eine strukturierte Bewertung potenzieller Anwendungsfälle ist daher unerlässlich.

Wichtige Bewertungskriterien sind unter anderem:

• Prozessvolumen und Standardisierungsgrad
• Regelbasiertheit
• Datenqualität und Verfügbarkeit
• Schnittstellenfähigkeit
• Fehler- und Nacharbeitsquoten
• rechtliche Anforderungen (z. B. Datenschutz, Informationssicherheit) 

Auch Faktoren wie die Stabilität der Fachverfahren, die Verfügbarkeit strukturierter Daten und die Akzeptanz in den Fachbereichen spielen eine zentrale Rolle. Robotic Process Automation (RPA) wird dabei häufig auf die automatisierte Bedienung bestehender Benutzeroberflächen reduziert. Moderne Prozessautomatisierung in der Verwaltung geht jedoch deutlich weiter und umfasst beispielsweise:

• Workflow-Steuerung
• automatisierte Dokumentenverarbeitung
• Datenübertragung und -validierung zwischen Fachverfahren
• Unterstützung standardisierter Entscheidungsprozesse 

Je nach Rahmenbedingungen kommen RPA-Lösungen, Low-Code-Plattformen oder KI-gestützte Komponenten zum Einsatz.

Entscheidend ist dabei stets, dass fachlich klar definierte Arbeitsschritte nachvollziehbar, sicher und wirtschaftlich automatisiert werden. Die anschließende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung übersetzt diese Bewertung in belastbare Entscheidungsgrößen – etwa:

• Zeit- und Ressourcenersparnisse
• Investitions- und Betriebskosten
• Umsetzungsrisiken
• qualitative Effekte wie Transparenz oder Servicequalität 

So entsteht eine fundierte Priorisierung, die den Fokus auf die wirkungsvollsten Maßnahmen lenkt.

Vom Einzelvorhaben zur Steuerungsfähigkeit

Der nachhaltige Erfolg von Prozessautomatisierung entscheidet sich nicht allein in der technischen Umsetzung, sondern vor allem in ihrer organisatorischen Verankerung. Einzelne Lösungen schaffen kurzfristig Entlastung, bleiben ohne klare Steuerung jedoch häufig isoliert.

Soll Prozessautomatisierung langfristig zur Verwaltungsmodernisierung beitragen, muss sie als dauerhafte organisatorische Fähigkeit etabliert werden. Dafür benötigt die Organisation ein Betriebs- und Governance-Modell mit klar definierten Zuständigkeiten, Qualitätsstandards und Entscheidungswegen. Bewährt hat sich ein Zusammenspiel aus einem zentralen Center of Excellence und dezentralen Process Ownern in den Fachbereichen.

Während das Center of Excellence unter anderem folgende Aufgaben übernimmt:

• Methodik und Architektur
• Qualitätssicherung
• Plattformsteuerung
• Sicherheitsanforderungen
• Reporting 

bringen die Fachbereiche ihr Prozesswissen ein, priorisieren Anforderungen und begleiten die fachliche Umsetzung.

Darüber hinaus müssen zentrale Aspekte verbindlich geregelt werden, darunter:

• Monitoring und Reporting
• Änderungsmanagement
• Fehlerbehandlung
• Berechtigungskonzepte
• Dokumentation
• Datenschutz und Informationssicherheit

Erst diese organisatorische Verankerung macht Prozessautomatisierung zu einer nachhaltig steuerbaren Fähigkeit. Neue Potenziale können dadurch systematisch identifiziert, umgesetzt und betrieben werden.

Grant Thornton in Deutschland begleitet Kommunen und öffentliche Einrichtungen bei der Einführung und Skalierung von Prozessautomatisierung – von der Analyse geeigneter Prozesse über die Entwicklung von Zielbildern und Governance-Strukturen bis zur technischen Umsetzung und dem Betrieb.

Dabei verbinden wir fachliches Prozessverständnis mit regulatorischen Anforderungen des öffentlichen Sektors sowie Expertise in RPA, Workflow-Automatisierung, intelligenter Dokumentenverarbeitung und Künstlicher Intelligenz.

Sie möchten die Potenziale der Prozessautomatisierung in Ihrer Verwaltung bewerten oder bestehende Initiativen gezielt weiterentwickeln? Sprechen Sie uns gerne an.

_{Dieser Beitrag wurde in Zusammenarbeit mit Vinzenz Gessnitzer verfasst.}