Urlaub und Krankheit – was Arbeitgeber wissen müssen

Krankheit während des Urlaubs: Urlaubstage bleiben erhalten

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines bereits bewilligten Urlaubs, werden die Tage der nachgewiesenen Arbeitsunfähigkeit gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

Der Grund: Urlaub soll der Erholung dienen. Kann dieser Zweck aufgrund einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nicht erreicht werden, sollen die entsprechenden Urlaubstage nicht verloren gehen.

Voraussetzung ist allerdings, dass die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich besteht und ordnungsgemäß nachgewiesen wird. Die betroffenen Urlaubstage gelten dann als nicht verbraucht und müssen zu einem späteren Zeitpunkt erneut gewährt werden.

Auch wenn der Nachweis erst nach der Rückkehr aus dem Urlaub erfolgt, können die betreffenden Urlaubstage bei entsprechendem ärztlichem Nachweis nachträglich berücksichtigt werden. Ohne Nachweis verfallen die entsprechenden Urlaubstage.

Wichtig: Eine automatische Verlängerung des Urlaubs gibt es nicht. Arbeitnehmer dürfen ihren Urlaub nicht eigenmächtig um die Krankheitstage verlängern. Nach dem ursprünglich genehmigten Urlaubszeitraum ist die Arbeit wieder aufzunehmen, sofern keine weitere Arbeitsunfähigkeit besteht.

Anzeige- und Nachweispflichten gelten auch im Urlaub

Auch während des Urlaubs gelten die arbeitsvertraglichen Anzeige- und Nachweispflichten.

Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren und die erforderlichen Nachweise erbringen. Bei einer Erkrankung im Inland gelten insoweit die allgemeinen Regelungen des § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sind unverzüglich mitzuteilen; dauert sie länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen.

Für die Nichtanrechnung der Urlaubstage ist entscheidend, dass die Arbeitsunfähigkeit für die betreffenden Urlaubstage ärztlich nachgewiesen wird.

Arbeitgebern ist daher anzuraten, die entsprechenden Vorgaben klar zu kommunizieren und insbesondere die Abläufe für Krankmeldungen während des Urlaubs eindeutig festzulegen.

Erkrankung vor Urlaubsbeginn

Erkrankt ein Arbeitnehmer bereits vor dem geplanten Urlaubsbeginn und besteht die Arbeitsunfähigkeit über den gesamten vorgesehenen Urlaubszeitraum fort, kann der Urlaub seinen Erholungszweck ebenfalls nicht erfüllen.

In diesem Fall wird der Urlaub grundsätzlich nicht verbraucht. Die entsprechenden Urlaubstage bleiben bestehen und können nach Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden.

Auch hier gilt: Maßgeblich sind eine tatsächlich bestehende Arbeitsunfähigkeit sowie deren ordnungsgemäßer Nachweis.

Urlaub trotz Krankheit – darf der Arbeitnehmer verreisen?

Eine bestehende Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht automatisch, dass ein Arbeitnehmer nicht verreisen darf. Aus Arbeitgebersicht ist entscheidend, ob die Reise mit der bestehenden Erkrankung und dem Genesungsprozess vereinbar ist. Eine Reise, die den Heilungsverlauf nicht beeinträchtigt, kann daher grundsätzlich zulässig sein.

Anders kann es sich verhalten, wenn konkrete Umstände darauf hindeuten, dass die Reise der Genesung entgegensteht oder Zweifel an der tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit begründet.

Arbeitgeber sollten daher, wenn der Mitarbeitende während der Arbeitsunfähigkeit verreist, nicht allein aus der Reise selbst auf eine vorgetäuschte Erkrankung schließen. Bei konkreten Auffälligkeiten kann jedoch eine nähere Prüfung des Einzelfalls angezeigt sein.

Erkrankungen im Ausland

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Urlaubs im Ausland, gelten bestimmte Mitteilungs- und Nachweispflichten.

Nach § 5 Abs. 2 EFZG müssen insbesondere

• die Arbeitsunfähigkeit,
• der Aufenthaltsort sowie
• die voraussichtliche Dauer der Erkrankung

dem Arbeitgeber schnellstmöglich mitgeteilt werden.

Auch eine im Ausland ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann grundsätzlich einen hohen Beweiswert haben. Das bedeutet allerdings nicht, dass dieser Beweiswert unter allen Umständen unangreifbar ist.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 15. Januar 2025 (Aktenzeichen 5 AZR 284/24) klargestellt, dass der Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttert werden kann, wenn konkrete Umstände erhebliche Zweifel am tatsächlichen Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit begründen.

Entscheidend ist stets eine Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls. Arbeitgeber sollten daher insbesondere wiederholte Erkrankungen in engem zeitlichen Zusammenhang mit Urlaubszeiten oder andere Auffälligkeiten sorgfältig dokumentieren und im Einzelfall prüfen.

Langzeiterkrankung: Wann verfällt der Urlaub?

Auch während einer länger andauernden Arbeitsunfähigkeit entstehen grundsätzlich Urlaubsansprüche. Der gesetzliche Mindesturlaub geht daher nicht allein aufgrund einer längerfristigen Erkrankung verloren.

Allerdings können Urlaubsansprüche nicht unbegrenzt angesammelt werden. Nach der gefestigten Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes  und des BAG verfällt der gesetzliche Mindesturlaub bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.

Beispiel: Urlaub aus dem Jahr 2025 verfällt bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich mit Ablauf des 31. März 2027.

Für tarifvertraglichen oder arbeitsvertraglichen Mehrurlaub können abweichende Regelungen gelten. Diese sollten jeweils gesondert geprüft werden.

GT.Employment.Law.Bites – Auf den Punkt:

• Krankheit während des Urlaubs: Nachgewiesene Krankheitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 Bundesurlaubsgesetz).
• Keine eigenmächtige Verlängerung: Arbeitnehmer dürfen ihren Urlaub nicht selbstständig um Krankheitstage verlängern.
• Krankheit vor Urlaubsbeginn: Besteht die Arbeitsunfähigkeit bereits vor Urlaubsbeginn und während des gesamten Urlaubszeitraums fort, wird der Urlaub grundsätzlich nicht verbraucht.
• Erkrankung im Inland: Es gelten die allgemeinen Anzeige- und Nachweispflichten nach § 5 Abs. 1 EFZG.
• Erkrankung im Ausland: Auch ausländische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können einen hohen Beweiswert haben.
• Auffälligkeiten beachten: Konkrete Umstände können den Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttern.
• Langzeiterkrankung: Urlaubsansprüche bleiben grundsätzlich bestehen, verfallen bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit aber in der Regel 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.

Handlungsempfehlungen:

✓ Anzeige- und Nachweispflichten klar regeln und gegenüber Beschäftigten kommunizieren
✓ Vorgaben für Krankmeldungen aus dem Ausland eindeutig festlegen
✓ Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Krankmeldungen sorgfältig dokumentieren
✓ Auffälligkeiten im Zusammenhang mit Urlaubszeiten sachlich und nachvollziehbar festhalten
✓ Ansprüche auf Nachgewährung von Urlaubstagen im Urlaubsmanagement berücksichtigen
✓ Verfallsfristen und arbeitgeberseitige Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig überprüfen