Modernes Anforderungsmanagement im Öffentlichen Sektor: Vom Lastenheft zur Produktvision

Das Lastenheft und seine Grenzen

Das klassische Lastenheft beschreibt möglichst vollständig, welche Leistungen eine Lösung erbringen soll. Seine Stärke liegt insbesondere in werkvertraglichen Konstellationen: Der Auftraggeber definiert das gewünschte Ergebnis im Vorfeld, der Auftragnehmer schuldet ein abnahmefähiges Werk. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sich der Leistungsgegenstand zu Projektbeginn hinreichend konkret und weitgehend abschließend beschreiben lässt.

Bei Softwareentwicklungs- und Softwareeinführungsprojekten ist diese Voraussetzung in der Praxis jedoch häufig nicht gegeben. Anforderungen entwickeln sich entlang fachlicher Prozesse, verändern sich durch neue Erkenntnisse und lassen sich zu Beginn selten vollständig festlegen. Wer in solchen Projekten iterativ und agil vorgeht, arbeitet daher oftmals auf Basis eines Dienstleistungsvertrags. Dieser regelt die Zusammenarbeit und die Art der Leistungserbringung, ohne bereits ein starres Werk vorwegzunehmen.

An die Stelle eines vollständig ausformulierten Lastenhefts tritt eine funktionale Leistungsbeschreibung. Sie umfasst unter anderem die Produktvision, fachliche Anforderungen, Epics, User Stories, Qualitätsanforderungen sowie definierte Ausbaustufen. Damit wird der fachliche Bedarf skizziert, ohne die spätere technische Umsetzung unnötig einzuengen.

Von der Anforderung zur Produktvision

Ausgangspunkt eines modernen Anforderungsmanagements ist die Produktvision. Sie formuliert ein gemeinsames Zielbild aus Nutzergruppen, Kernbedürfnissen, Nutzenversprechen und der Abgrenzung des Lösungsraums. Bevor über einzelne Funktionen entschieden wird, schafft sie einen strategischen Referenzrahmen für alle weiteren Schritte und beantwortet die zentrale Frage, welchen Nutzen die Organisation mit der Lösung erreichen möchte.

Aus dieser Vision werden die fachlichen Anforderungen konsequent aus Anwenderperspektive abgeleitet. Personas wie „Finanzbuchhalterin Sabine“ oder „Controller Daniel“ machen konkrete Bedürfnisse greifbar und unterstützen dabei, Anforderungen stärker aus Sicht der künftigen Nutzerinnen und Nutzer zu betrachten.

User Stories formulieren diese Anforderungen nach dem bekannten Muster „Als [Rolle] möchte ich [Funktion], damit [Nutzen]“. Ergänzt werden sie durch Akzeptanzkriterien, die den gewünschten fachlichen Mehrwert und die Anforderungen an die Umsetzung konkretisieren.

Über ein User Story Mapping werden die einzelnen User Stories entlang der relevanten Prozessschritte strukturiert. Auf dieser Basis lässt sich ein Minimum Viable Product (MVP) definieren und eine fachlich begründete Roadmap entwickeln. Die schrittweise Priorisierung schafft Transparenz darüber, welche Funktionen zuerst umgesetzt werden und welchen Beitrag sie zur Zielerreichung leisten.

Entscheidend ist dabei, dass User Stories technologie- und herstellerneutral formuliert werden. Sie bleiben für Fachbereiche nachvollziehbar, vergleichbar und verständlich. Gleichzeitig sind sie bewusst als „lebende“ Dokumente angelegt, die im Projektverlauf fortgeschrieben und weiterentwickelt werden können. Die konkrete technische Ausgestaltung erfolgt erst im Zusammenspiel mit dem Umsetzungspartner.

Agilität und Vergaberecht in Einklang bringen

Ein iteratives Vorgehen ändert nichts daran, dass im öffentlichen Sektor die vergaberechtlichen Grundsätze uneingeschränkt gelten. Auch bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung müssen Transparenz und Gleichbehandlung gewährleistet werden. Bieter müssen erkennen können, welche Leistung ausgeschrieben wird, nach welchen Kriterien Angebote bewertet werden und welche Mitwirkung sowie Leistungserbringung im späteren Projekt erwartet werden. Ebenso sollte das gewählte Vertragsmodell von Beginn an offengelegt werden.

Genau hier entfalten Produktvision, priorisierte User Stories und User Story Mapping ihren Mehrwert. Sie machen fachliche Anforderungen nachvollziehbar und vergleichbar und dienen zugleich als Anforderungskatalog, Bewertungsmaßstab für unterschiedliche Lösungsansätze sowie als gemeinsame Sprache zwischen Fachbereichen und technischen Teams.

Tragfähig wird dieser Ansatz jedoch erst durch klare und verbindliche Rahmenbedingungen. Dazu gehören ein definiertes Vorgehensmodell, eindeutig verteilte Rollen, beispielsweise Product Owner, fachliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Projektsteuerung und Umsetzungsteam, eine nachvollziehbare Priorisierung, klare Abnahmeregeln, ein verbindlicher Budgetrahmen sowie transparente Prozesse für den Umgang mit neuen Anforderungen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, lässt sich die Flexibilität agiler Entwicklung mit den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit verbinden, auf die öffentliche Auftraggeber angewiesen sind.

Das Lastenheft bleibt dort sinnvoll, wo Leistungen von Beginn an vollständig beschreibbar sind. Für viele moderne IT-Vorhaben im öffentlichen Sektor bieten jedoch Produktvision, User Stories und eine schrittweise Priorisierung die geeignetere Grundlage. Mit klaren Rahmenbedingungen lassen sich agile Arbeitsweisen und vergaberechtliche Anforderungen erfolgreich miteinander verbinden.

Grant Thornton in Deutschland begleitet Organisationen des öffentlichen Sektors bei der nutzerzentrierten Anforderungsanalyse. Unser Leistungsspektrum reicht von der Entwicklung einer Produktvision über User Stories und User Story Mapping bis hin zur funktionalen Leistungsbeschreibung und deren vergaberechtskonformer Ausgestaltung.

Sie möchten Ihr Anforderungsmanagement modernisieren oder agile Methoden mit den Anforderungen des Vergaberechts verbinden? Sprechen Sie uns gerne an!

Dieser Artikel wurde von unserer Expertin Tina Boy und unserem Experten Janek Stave verfasst.