Payroll Health Check – so stellen Sie Ihre Entgeltabrechnung zukunftsfähig auf

Was ist ein Payroll Health Check?

Ein Payroll Health Check ist eine systematische Bestandsaufnahme und Bewertung der Entgeltabrechnung Ihres Unternehmens. Ziel ist es, Risiken zu erkennen, Fehlerquellen zu beheben und die Payroll zukunftsfähig aufzustellen.

Dabei verfolgen wir einen ganzheitlichen Prüfungsansatz nach dem Motto “Prävention statt Reaktion”. Wir fokussieren uns maßgeblich auf die konkrete Umsetzung Ihrer internen Richtlinien und Vergütungsmodelle in der operativen Payroll.

Am Ende steht eine Risikobewertung mit Handlungsempfehlungen sowie bei Bedarf die Unterstützung Ihrer Lohnabteilung bei Korrekturmeldungen und Aufrollung historischer Lohnzahlungszeiträume.

Wie läuft ein Payroll Health Check ab?

Ein Payroll Health Check folgt einem strukturierten Ablauf und kann sich idealerweise an einen Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Health Check anschließen oder damit modular kombiniert werden:

1. Kick-Off mit Scope und Zielsetzung
   Im ersten Schritt erfolgt eine gemeinsame Zielsetzung und Abstimmung der Erwartungen an einen Payroll Health Check. Eventuell gibt es konkrete Handlungsempfehlungen aus vorherigen Health Checks, deren praktische Umsetzung überprüft werden soll.
   
   
2. Daten- und Dokumentensammlung
   Abhängig von der Zielsetzung definieren wir im Vorfeld eine Stichprobe und nehmen Einsicht in folgende Unterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise, Lohnjournale, Lohnkonten, Personalkostenübersichten, Personalstammdaten, Personalunterlagen, Lohnartenwerte, Buchungsbelege, Zahlungsübersichten, Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz, Lohnsteuerbescheinigungen, DEÜV-Meldungen, Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft, Schwerbehindertenabgabe, sonstige Meldungen an Behörden.
   
   Neben der Überprüfung des Payroll Reporting empfehlen wir ebenso eine Abstimmung des Payroll Inputs gegen den Payroll Output – insbesondere, ob alle gelieferten Daten, auch aus anderen internen Abteilungen, Berücksichtigung finden.
   
   
3. Prozessanalyse
   Im Rahmen unserer definierten Stichprobe fokussieren wir uns insbesondere auf die Analyse der technischen Korrektheit (insbesondere Lohnarten) folgender abrechnungsrelevanten Sachverhalte, in Abstimmung mit unseren beratenden Service Lines Wage Tax Advisory und Global Mobility Services:

• Umsetzung von Sachbezügen (u.a. Firmenfahrzeuge, Job-Räder, Aktienmodelle)
• Lohnarten für Benefits und Pauschalversteuerung (u.a. Betriebsveranstaltungen, Mahlzeiten, Geschenke und Gutscheine)
• Steuerfreiheit von Verpflegungsmehraufwendungen und Andruck auf der Lohnsteuerbescheinigung
• Korrekte Abrechnung von Einmalzahlungen (u.a. Abfindungen, Tantiemen, Boni)
• Laufender Lohn (u.a. Gehälter, Stundenlöhne, Zuschläge und Provisionen)
• Zuschussregelungen zu Vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge
• Pfändungen, Darlehen und Kammerbeiträge
• Besondere Beschäftigungsverhältnisse (z.B. Minijob, Werkstudenten, Praktikanten, Gesellschafter-Geschäftsführer, beschäftigte Rentner, Versorgungsbezugsempfänger)
• ELSTAM-Meldeverfahren (auch Kinderdaten und Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie Nebenarbeitgeber)
• Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses (bei Krankengeldbezug, Mutterschutz und Elternzeit oder Sabbatical)
• Besondere Lohn-Modelle wie Kurzarbeitergeld, Wertguthaben-Vereinbarungen und Altersteilzeit
• Grenzüberschreitende Mitarbeitenden-Sachverhalte wie Expats und DBA-Lohn

Grant Thornton in Deutschland übernimmt eine Prüfung der genannten Dokumente und Schwerpunkte auf Auffälligkeiten hinsichtlich der Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen sowie des Brutto-/Nettolohns. Hierbei greifen wir auf die Programme der DATEV zurück und haben die Möglichkeit, innerhalb einer Testumgebung spezifische Abrechnungsfälle zu simulieren. Lohnarten werden auf die korrekte Schlüsselung überprüft und ausgewertet, ob die abgerechneten Werte in den jeweils relevanten Feldern der Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung sowie dem Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft Berücksichtigung finden. Verdienstabrechnungen werden stichprobenartig mit Personalunterlagen und Verträgen verglichen.

4. Bewertung von Risiken und Potenzialen
Ergebnisse unserer Analyse werden vorgestellt und Abweichungen einzelner Stichproben können auf alle gleichlautenden Sachverhalte erweitert werden. Sofern Fehler festgestellt werden, unterstützen wir bei der Ursachenanalyse und überprüfen die Payroll-Software und Schnittstellen auf entsprechende Mängel. Gerade zunehmende digitale Meldeverfahren und Sonderregelungen erfordern eine belastbare Prozess- und Systemlandschaft in der Payroll.

5. Ergebnis und Handlungsempfehlungen
Im Anschluss geben wir unsere Handlungsempfehlungen und zeigen expliziten Korrekturbedarf auf, sofern sich risikorelevante operative Fehler feststellen lassen. Gern unterstützen wir bei der Korrektur von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Nachmeldungen an die zuständigen Institutionen. Bei erheblichen und schwerwiegenden Problemen, die eine Weiterführung der Lohnabrechnung nicht wie bisher gewährleisten, kann Grant Thornton in Deutschland die Payroll als Outsourcing Partner übernehmen.

Ihr Mehrwert auf einen Blick

• Minimierung von Haftungsrisiken – Fehler werden im Idealfall vor der nächsten Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung identifiziert und behoben
• Belastbare Entscheidungsgrundlagen – Prozessanpassungen oder Outsourcing
• Schulung Ihrer HR- und Lohnabteilungen – Unsicherheiten werden aufgelöst und Prozesse stabilisiert
• Zufriedene Mitarbeitende – durch pünktliche und korrekte Gehaltszahlungen

Ein strukturierter Payroll Health Check schafft Klarheit darüber, wo Risiken liegen – und wo operative Optimierungspotenziale bestehen. Unternehmen gewinnen so Sicherheit in der praktischen Umsetzung und eine belastbare Grundlage für die Weiterentwicklung ihrer internen Payroll oder eine Entscheidungsgrundlage für Payroll Outsourcing.

Kombinierte Health Checks – weshalb Schnittstellenthemen zu weiteren Steuerarten Bestandteil sein sollten

Ausgehend von einem Payroll Health Check sind auch hier Schnittstellen zu weiteren Steuerarten zwingend zu beachten. Eine lohnsteuerliche Einordnung und Prozessoptimierung ist der erste Schritt, um im Unternehmen sicherzustellen, dass Steuern richtig und vollständig gezahlt werden.

Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen, z. B. zur Umsatzsteuer und zur Sozialversicherung, sollten idealerweise auch diese korrekt abgebildet werden.

Ihr Vorteil: Da die Themen Überschneidungen bei den Verantwortlichen bzw. Zuständigen im Unternehmen haben, werden die Ansprechpartner für mehrere Steuerarten nur einmal effizient involviert. Dadurch werden unternehmensinterne Ressourcen minimal gebunden, während gleichzeitig mehrere steuerliche Risikobereiche betrachtet werden. Durch die Schnittstellenbetrachtung können erfahrungsgemäß interne Prozesse optimiert und Risiken reduziert werden.

Beispiele für Schnittstellenthemen zwischen Payroll, Lohnsteuer und Umsatzsteuer

• Betriebsveranstaltungen
• Geschenke
• Bewirtungen
• Eventtickets für Mitarbeitende und Dritte
• private Nutzung PKW/E-Bike

Bei vielen Gemeinsamkeiten der beiden Steuerarten und der Sozialversicherung gibt es steuerrechtlich teilweise grundverschiedene Ansätze. Oftmals folgt die Umsatzsteuer lohnsteuerlichen Ansätzen und Vorgaben, wie z. B. dem Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte oder Wertgrenzen für Geschenke. In anderen Fällen geht die Umsatzsteuer jedoch ihren eigenen Weg, etwa bei der Bemessungsgrundlage der PKW-Nutzung.

Während in der Umsatzsteuer auf den vollen Bruttolistenpreis abgestellt wird, gibt es in der Lohnsteuer Minderungen bei Hybridfahrzeugen (50 Prozent des Bruttolistenpreises) und reinen Elektrofahrzeugen (25 Prozent des Bruttolistenpreises). Unterschiede bestehen auch bei Familienheimfahrten: Während in der Lohnsteuer eine Familienheimfahrt pro Woche steuerfrei ist, muss bereits die erste Familienheimfahrt umsatzsteuerlich berücksichtigt werden.

Herausforderungen in der Praxis: Kommunikation zwischen HR und Steuerabteilung bei sensiblen Daten

Da Mitarbeitendendaten sensibel zu behandeln sind (Datenschutz), ist die Kommunikation zwischen den Schnittstellen in der Praxis häufig schwierig. Trotz der Sensibilität der Daten muss die zutreffende Besteuerung für lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Zwecke gewährleistet sein. Im Ergebnis müssen alle Einflüsse anderer Steuerarten, die für Payroll maßgeblich sind, korrekt erfasst werden. Denn nur dann ist gewährleistet, dass am Ende die Entgeltabrechnung korrekt ist!

Ihr Mehrwert auf einen Blick

• zusätzliche Sicherheit über relevante Steuerarten hinweg
• Erkennung von Schnittstellenrisiken, die in Einzelfallprüfungen oft übersehen werden
• Optimierungspotenziale in Umsatzsteuer, Zoll, Lohnsteuer und Sozialversicherung
• Kostenersparnisse durch bessere System- und Prozessgestaltung
• hohe Robustheit gegenüber Betriebsprüfungen